Herbstcamp organisieren: So planst du den Ablauf
Ein Herbstcamp steht und fällt mit einer festen Reihenfolge: Erst legst du Datum und Programm fest, dann sicherst du Unterkunft und Aktivitäten. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Ernährungswünsche und Notfallkontakte. Plane spätestens 14 Tage vorher mit einer endgültigen Gruppeneinteilung und versorge Eltern mit allen praktischen Informationen. In den letzten 48 Stunden entscheidest du, was wegen des Wetters angepasst werden muss, und prüfst Material, Einkäufe, Kühlung und Technik.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Zeltlager reservieren
- 3
Aktivitäten am Veranstaltungsort buchen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Notfallkontakte überprüfen
2 Personen
- 8
Teilnehmende endgültig einteilen
2 Personen
- 9
Eltern praktische Informationen senden
- 10
Wettervorhersage prüfen
- 11
Programm an das Wetter anpassen
2 Personen
- 12
Einkäufe bestellen
- 13
Materialien prüfen
2 Personen
- 14
Materialien beschriften
2 Personen
- 15
Einkäufe abholen
2 Personen
- 16
Kühlprodukte kalt stellen
2 Personen
- 17
Route und Gruppeneinteilung drucken
- 18
Erste-Hilfe-Tasche und Telefone laden
- 19
Location öffnen
2 Personen
- 20
Räume lüften
2 Personen
- 21
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 22
Check-in-Tisch vorbereiten
2 Personen
- 23
Materialien pro Aktivität bereitlegen
4 Personen
- 24
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 25
Mittagessen für Betreuer bereitstellen
2 Personen
- 26
Sicherheitsrunde über das Gelände gehen
2 Personen
Event
- 27
Teilnehmende empfangen
4 Personen
- 28
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 29
Gepäck zu den Schlafräumen bringen
4 Personen
- 30
Hausregeln und Programm erklären
2 Personen
- 31
Teams und Betreuer einteilen
3 Personen
- 32
Kennenlernspiel anleiten
4 Personen
- 33
Herbstwanderung begleiten
6 Personen
- 34
Heiße Getränke servieren
3 Personen
- 35
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 36
Dinnerbuffet aufbauen
4 Personen
- 37
Abendessen servieren
5 Personen
- 38
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 39
Spielmaterialien verteilen
3 Personen
- 40
Teamaufgabe begleiten
6 Personen
- 41
Getränke und Snacks bereitstellen
3 Personen
- 42
Abendprogramm betreuen
5 Personen
- 43
Anwesenheit erneut prüfen
2 Personen
- 44
Abendessen und Getränke aufräumen
4 Personen
- 45
Teilnehmer zu den Schlafräumen begleiten
4 Personen
- 46
Betreuerbriefing durchführen
6 Personen
Nachbereitung
- 47
Abfall sammeln
3 Personen
- 48
Essensreste gekühlt aufbewahren
2 Personen
- 49
Geschirr und Küchenutensilien abwaschen
4 Personen
- 50
Aktivitätsräume reinigen
4 Personen
- 51
Schlafräume kontrollieren
3 Personen
- 52
Möbel zurückstellen
4 Personen
- 53
Dekoration entfernen
2 Personen
- 54
Materialien einpacken
4 Personen
- 55
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 56
Verlorene Gegenstände erfassen
- 57
Eltern über Fundgegenstände informieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 40
- KleiderständerAnz. 4
- Check-in-Tisch
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 40
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 40
- Wiederverwendbare BecherAnz. 50
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 45
- ThermoskannenAnz. 4
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 6
- ServierschalenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 3
- Schnittfeste KüchenhandschuheAnz. 4
Ausstattung
- WasserkocherAnz. 2
- Tragbare LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Wiederaufladbare PowerbanksAnz. 4
- TaschenlampenAnz. 8
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 4
- BatterielaternenAnz. 6
Sportmaterial
- FußbälleAnz. 3
- FrisbeesAnz. 4
- StaffelstäbeAnz. 6
- KegelAnz. 20
- SpringseileAnz. 8
- KompassAnz. 6
- Wasserdichte StreckenkartenAnz. 6
- WarnwestenAnz. 12
Dekoration
- Herbstlaub-DekorationAnz. 2
- PapiergirlandenAnz. 6
- NamensschilderAnz. 45
- StifteAnz. 20
- KlebebandrollenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- EimerAnz. 4
- PutzlappenAnz. 12
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- Erste-Hilfe-TaschenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere das Zeltlager und buchbare Aktivitäten, bevor du Einladungen verschickst. So stehen Datum, Kapazität und Programm fest, bevor sich Teilnehmende anmelden.
- Setze eine Anmeldefrist etwa 14 Tage vor dem Camp. Erfasse dabei Ernährungswünsche und Notfallkontakte; diese Angaben fehlen sonst häufig bei der finalen Gruppeneinteilung.
- Schicke Eltern spätestens eine Woche vorher Route, Gruppeneinteilung, Treffpunkt, Kleidungshinweise und Notfallnummern. Eine allgemeine Einladung reicht für ein Herbstcamp nicht aus.
- Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vor Beginn und lege eine konkrete Alternative für Aktivitäten draußen fest. Wasserdichte Streckenkarten, Taschenlampen und Warnwesten sollten dann bereits bei der zuständigen Gruppe liegen.
- Bereite am Vortag Kühlprodukte, beschriftete Materialien und gedruckte Routen vor. Lade Telefone und Powerbanks vollständig und stelle pro Aktivität genau eine Materialkiste zusammen, damit der Check-in nicht ins Stocken gerät.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Herbstcamp organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Zeltlager und Aktivitäten. Die endgültige Gruppeneinteilung, Ernährungswünsche und Notfallkontakte sollten spätestens 14 Tage vor dem Start feststehen.
- Wann sollte man die Eltern über ein Herbstcamp informieren?
- Die erste Einladung verschickst du nach der Reservierung von Unterkunft und Programm, idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. Die praktischen Informationen zu Route, Kleidung und Notfallkontakt sendest du spätestens 7 Tage vor Beginn.
- Was muss man beim Herbstcamp wegen des Wetters vorbereiten?
- Prüfe die Vorhersage 48 Stunden vorher und entscheide dann, welche Aktivitäten angepasst werden. Lege eine Regen- oder Dunkelheitsvariante fest und kontrolliere Taschenlampen, Batterielaternen, Powerbanks und wasserdichte Karten.
- Wann sollte man das Material für ein Herbstcamp packen?
- Prüfe und beschrifte das Material am Vortag. Hol die Einkäufe dann ab, stelle Kühlprodukte sofort kalt und lege Materialien pro Aktivität bereit, damit der Aufbau am Veranstaltungstag in höchstens 60 Minuten gelingt.
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