Zo organiseer je een herfstkamp zonder last-minute problemen

Begin een herfstkamp niet met het programma, maar met de deelnemersinformatie en de slaapindeling. Verzamel aanmeldingen, dieetwensen, toestemmingsformulieren en noodcontacten voordat je boodschappen doet of tenten sorteert. Controleer daarna reserveringen, kampeermateriaal en de weersverwachting. Op de dag zelf draait alles om een droge kookplek, duidelijke labels, genoeg licht en een leidingtent die snel bereikbaar is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Deelnemerslijst bijwerken
5
Toestemmingsformulieren verzamelen
6
Noodcontacten controleren
7
Kampeerindeling maken
2 personen
8
Programma afdrukken
9
Reserveringen bevestigen
10
Weersverwachting controleren
11
Deelnemers informeren over kleding
12
Kampeermateriaal controleren
2 personen
13
Boodschappenlijst controleren
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Boodschappen gekoeld opslaan
2 personen
16
Materialen labelen
2 personen
17
EHBO-set controleren
18
Telefoonnummers uitdelen
19
Tenten sorteren
3 personen
20
Kookplek inrichten
3 personen
21
Tafels opstellen
3 personen
22
Stoelen plaatsen
3 personen
23
Verlichting ophangen
2 personen
24
Versiering ophangen
2 personen
25
Maaltijd voorbereiden
3 personen
26
Dranken koud zetten
2 personen
27
Registratietafel klaarzetten
2 personen

Event

28
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
29
Deelnemers verwelkomen
3 personen
30
Bagage naar tenten brengen
3 personen
31
Kampregels toelichten
2 personen
32
Tenten toewijzen
2 personen
33
Middagspel begeleiden
4 personen
34
Warme drank serveren
2 personen
35
Diner serveren
4 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Servies verzamelen
3 personen
38
Avondspel begeleiden
4 personen
39
Kampvuur begeleiden
3 personen
40
Avondsnacks uitdelen
2 personen
41
Tenten en terrein controleren
3 personen

Nazorg

42
Servies afwassen
3 personen
43
Ontbijt voorbereiden
3 personen
44
Ontbijt serveren
3 personen
45
Tenten afbreken
4 personen
46
Terrein opruimen
4 personen
47
Afval sorteren
2 personen
48
Tafels en stoelen opbergen
3 personen
49
Kookmateriaal schoonmaken
3 personen
50
Verlichting verwijderen
2 personen
51
Locatie schoon opleveren
4 personen
52
Materialen terugbrengen
2 personen
53
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Kampeermateriaal

Slaaptentenaantal 10
Leidingtent
Grondzeilenaantal 11
Haringenaantal 80
Tenthamersaantal 4
Dekzeilenaantal 4

Meubilair

Tafelsaantal 6
Bankenaantal 8
Stoelenaantal 36

Servies

Herbruikbare bordenaantal 36
Herbruikbare kommenaantal 36
Herbruikbare bekersaantal 40
Besteksetsaantal 40
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Gasbrandersaantal 3
Gasflessenaantal 3
Grote kookpannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 4

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 4
Zaklampenaantal 12
Hoofdlampenaantal 6

Decoratie

Herfstbladerenaantal 3
Vlaggenlijnenaantal 4

Spelmateriaal

Ballenaantal 4
Touwaantal 2
Spelkaartenaantal 4

Veiligheid

EHBO-setaantal 2
Brandblussersaantal 2
Reflectievestenaantal 6

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 3
Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de deelnemerslijst uiterlijk één week vooraf af. Controleer daarna per deelnemer de toestemming, het noodcontact en de dieetwens, zodat je geen ontbrekende gegevens ontdekt bij aankomst.
Maak de kampeerindeling vóór je de tenten sorteert. Houd een aparte leidingtent vrij en leg grondzeilen, haringen, tenthamers en dekzeilen per slaapgroep bij elkaar.
Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw op de ochtend van vertrek. Pas de kledinginformatie aan en leg zaklampen, hoofdlampen en extra dekzeilen klaar als regen of vroeg donker worden wordt voorspeld.
Richt de kookplek in voordat de eerste maaltijd begint: zet gasbranders en gasflessen stabiel, plaats koelboxen in de schaduw en leg snijplanken, messen en maatbekers klaar. Bewaar gekoelde boodschappen direct na aankomst.
Hang verlichting op vóór het donker wordt en deel telefoonnummers uit zodra de groep compleet is. Plaats LED-lichtslingers bij de tafels en houd zaklampen en EHBO-set op één vaste, bekende plek.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een herfstkamp organiseren?: Begin minimaal vier weken vooraf met uitnodigingen, aanmeldingen en reserveringen. Rond uiterlijk één week voor vertrek de deelnemerslijst, toestemmingsformulieren, noodcontacten, dieetwensen en kampeerindeling af.
Wanneer controleer je het weer voor een herfstkamp?: Controleer de verwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend van vertrek. Gebruik die laatste controle om kledinginformatie, dekzeilen, verlichting en de indeling van de kookplek bij te stellen.
Hoeveel tenten heb je nodig voor een herfstkamp?: Tel eerst het aantal deelnemers en deel ze in per slaapgroep; plan daarnaast altijd één aparte leidingtent. Sorteer de tenten en bijbehorende grondzeilen, haringen en tenthamers per groep voordat je vertrekt.
Wanneer moet je boodschappen doen voor een herfstkamp?: Doe houdbare boodschappen uiterlijk één dag vooraf en haal gekoelde producten zo laat mogelijk. Zet gekoelde boodschappen bij aankomst direct in koelboxen en controleer vóór het koken of alle dieetwensen zijn afgedekt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.