Herfstkamp organiseren: complete checklist

Een herfstkamp vraagt meer voorbereiding dan alleen tenten en eten klaarzetten. Je moet deelnemers op tijd informeren, toestemmingsformulieren en noodcontacten compleet hebben en rekening houden met kou, regen en vroeg invallende duisternis. Werk van deelnemers en reserveringen naar kampeerindeling, boodschappen en materiaalcontrole. Op de dag zelf draait alles om een overzichtelijke opbouw: tenten, kookplek, verlichting, tafels en het programma moeten vóór aankomst klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Toestemmingsformulieren verzamelen
Noodcontacten controleren
Kampeerindeling maken
2 personen
Programma afdrukken
Reserveringen bevestigen
Weersverwachting controleren
Deelnemers informeren over kleding
Kampeermateriaal controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Boodschappen gekoeld opslaan
2 personen
Materialen labelen
2 personen
EHBO-set controleren
Telefoonnummers uitdelen
Tenten sorteren
3 personen
Kookplek inrichten
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Maaltijd voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Deelnemers verwelkomen
3 personen
Bagage naar tenten brengen
3 personen
Kampregels toelichten
2 personen
Tenten toewijzen
2 personen
Middagspel begeleiden
4 personen
Warme drank serveren
2 personen
Diner serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Avondspel begeleiden
4 personen
Kampvuur begeleiden
3 personen
Avondsnacks uitdelen
2 personen
Tenten en terrein controleren
3 personen

Nazorg

Servies afwassen
3 personen
Ontbijt voorbereiden
3 personen
Ontbijt serveren
3 personen
Tenten afbreken
4 personen
Terrein opruimen
4 personen
Afval sorteren
2 personen
Tafels en stoelen opbergen
3 personen
Kookmateriaal schoonmaken
3 personen
Verlichting verwijderen
2 personen
Locatie schoon opleveren
4 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Kampeermateriaal

Slaaptentenaantal 10
Leidingtent
Grondzeilenaantal 11
Haringenaantal 80
Tenthamersaantal 4
Dekzeilenaantal 4

Meubilair

Tafelsaantal 6
Bankenaantal 8
Stoelenaantal 36

Servies

Herbruikbare bordenaantal 36
Herbruikbare kommenaantal 36
Herbruikbare bekersaantal 40
Besteksetsaantal 40
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Gasbrandersaantal 3
Gasflessenaantal 3
Grote kookpannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 4

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 4
Zaklampenaantal 12
Hoofdlampenaantal 6

Decoratie

Herfstbladerenaantal 3
Vlaggenlijnenaantal 4

Spelmateriaal

Ballenaantal 4
Touwaantal 2
Spelkaartenaantal 4

Veiligheid

EHBO-setaantal 2
Brandblussersaantal 2
Reflectievestenaantal 6

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 3
Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen minimaal 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen voor vertrek. Dan heb je tijd om dieetwensen, deelnemersgegevens en toestemmingsformulieren te controleren.
Maak uiterlijk 1 week vooraf de kampeerindeling en deel telefoonnummers uit aan de leiding. Controleer per deelnemer ook het noodcontact en noteer bijzonderheden op één actuele lijst.
Controleer 3 tot 5 dagen vooraf de weersverwachting en informeer deelnemers concreet over warme kleding, regenkleding en geschikt schoeisel. Plan bij herfstweer ook dekzeilen en extra verlichting in.
Tel het kampeermateriaal per tent voordat je vertrekt: grondzeilen, haringen en tenthamers worden snel vergeten. Leg zaklampen en hoofdlampen bovendien niet onderin een afgesloten transportdoos.
Richt de kookplek en verlichting in voordat de eerste maaltijd begint. Zet gasbranders en gasflessen stabiel, houd koelboxen gesloten tot gebruik en bereid de maaltijd pas nadat de werkplek veilig en overzichtelijk is.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen voor een herfstkamp versturen?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 4 weken voor het kamp. Sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen vooraf, zodat je deelnemerslijst, dieetwensen en toestemmingsformulieren nog kunt verwerken.
Hoe ver van tevoren moet ik toestemmingsformulieren en noodcontacten regelen?: Vraag beide gegevens uiterlijk 2 weken voor vertrek op. Controleer de lijst daarna nog één keer 3 tot 5 dagen vooraf, zodat ontbrekende formulieren of telefoonnummers niet op de vertrekdag opvallen.
Wanneer controleer ik het kampeermateriaal voor een herfstkamp?: Doe een eerste controle 1 week vooraf en een tweede telling 1 dag voor vertrek. Let vooral op tenten, grondzeilen, haringen, tenthamers, dekzeilen, zaklampen en hoofdlampen.
Wanneer moet de opbouw van een herfstkamp klaar zijn?: Plan de opbouw minimaal 2 uur voor aankomst van de deelnemers. Zet eerst de tenten, kookplek en verlichting klaar en plaats daarna tafels, banken, stoelen en versiering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.