Herbstcamp organisieren: die richtige Reihenfolge

Ein Herbstcamp steht und fällt mit der Vorbereitung vor dem ersten Aufbau. Beginne mit Teilnehmern, Einverständniserklärungen und Notfallkontakten, bevor du Zelte, Verpflegung und Programm festlegst. Danach klärst du die Campingaufteilung, bestätigst Reservierungen und prüfst die Wettervorhersage. Am Veranstaltungstag zählen trockene Schlafplätze, eine funktionierende Kochstelle, Licht und klar verteilte Telefonnummern.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Einladungen verschicken
2
Anmeldungen bearbeiten
3
Ernährungswünsche erfassen
4
Teilnehmerliste aktualisieren
5
Einverständniserklärungen einsammeln
6
Notfallkontakte überprüfen
7
Campingaufteilung erstellen
2 Personen
8
Programm drucken
9
Reservierungen bestätigen
10
Wettervorhersage prüfen
11
Teilnehmer über Kleidung informieren
12
Campingausrüstung prüfen
2 Personen
13
Einkaufsliste prüfen
14
Einkaufen gehen
2 Personen
15
Lebensmittel gekühlt lagern
2 Personen
16
Materialien beschriften
2 Personen
17
Erste-Hilfe-Set prüfen
18
Telefonnummern verteilen
19
Zelte sortieren
3 Personen
20
Kochbereich einrichten
3 Personen
21
Tische aufstellen
3 Personen
22
Stühle aufstellen
3 Personen
23
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
24
Dekoration aufhängen
2 Personen
25
Mahlzeit vorbereiten
3 Personen
26
Getränke kalt stellen
2 Personen
27
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen

Event

28
Empfangstisch betreuen
2 Personen
29
Teilnehmer begrüßen
3 Personen
30
Gepäck zu den Zelten bringen
3 Personen
31
Campregeln erläutern
2 Personen
32
Zelte zuteilen
2 Personen
33
Nachmittagsspiel betreuen
4 Personen
34
Heiße Getränke servieren
2 Personen
35
Abendessen servieren
4 Personen
36
Getränke nachfüllen
2 Personen
37
Geschirr sammeln
3 Personen
38
Abendspiel begleiten
4 Personen
39
Lagerfeuer begleiten
3 Personen
40
Abendsnacks verteilen
2 Personen
41
Zelte und Gelände kontrollieren
3 Personen

Nachbereitung

42
Geschirr abwaschen
3 Personen
43
Frühstück vorbereiten
3 Personen
44
Frühstück servieren
3 Personen
45
Zelte abbauen
4 Personen
46
Gelände aufräumen
4 Personen
47
Abfall trennen
2 Personen
48
Tische und Stühle verstauen
3 Personen
49
Kochutensilien reinigen
3 Personen
50
Beleuchtung entfernen
2 Personen
51
Ort sauber übergeben
4 Personen
52
Materialien zurückbringen
2 Personen
53
Geliehene Sachen zurückgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Campingausrüstung

SchlaftentsAnz. 10
Leitungszelt
BodenplanenAnz. 11
HeringeAnz. 80
ZeltgummihämmerAnz. 4
PlanenAnz. 4

Mobiliar

TischeAnz. 6
BänkeAnz. 8
StühleAnz. 36

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 36
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 36
Wiederverwendbare BecherAnz. 40
BestecksetsAnz. 40
ServierlöffelAnz. 6

Küche

GasbrennerAnz. 3
GasflaschenAnz. 3
Große KochtöpfeAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
MessbecherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4
TaschenlampenAnz. 12
StirnlampenAnz. 6

Dekoration

HerbstblätterAnz. 3
WimpelkettenAnz. 4

Spielmaterial

BälleAnz. 4
SeilAnz. 2
SpielkartenAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-SetAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 2
WarnwestenAnz. 6

Reinigung

SpülwannenAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Verschicke die Einladungen früh genug, damit du mindestens 7 Tage vor dem Camp eine belastbare Teilnehmerliste hast. Ernährungswünsche und Einverständniserklärungen solltest du nicht erst beim Ankommen abfragen.
Plane die Zeltaufteilung nach der endgültigen Teilnehmerzahl und sortiere Schlafzelte, Leitungszelt, Bodenplanen und Heringe gemeinsam. Bei Herbstwetter gehören Planen und Zeltgummihämmer in den ersten Transport.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher erneut und informiere alle Teilnehmenden konkret über warme, wasserdichte Kleidung. Taschenlampen und Stirnlampen sollten nicht im Gepäck verschwinden, sondern am Abend direkt auffindbar sein.
Bereite die Küche vor dem ersten Programmpunkt vor: Gasbrenner, Gasflaschen, große Kochtöpfe, Kühlboxen und Schneidebretter brauchen einen festen Platz. Kühlpflichtige Lebensmittel kommen sofort nach dem Einkauf in die Kühlboxen.
Rechne die Ausgabe pro Mahlzeit mit wiederverwendbaren Tellern, Schüsseln, Bechern und Besteck durch und stelle einige zusätzliche Sets bereit. LED-Lichterketten sollten hängen, bevor es dunkel wird; danach bleibt Zeit für Programm und Betreuung.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Herbstcamp organisieren?: Beginne mindestens 4 Wochen vorher mit Einladungen und Reservierungen. Spätestens 7 Tage vor dem Camp sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche, Einverständniserklärungen und Notfallkontakte geprüft sein.
Was muss man bei einem Herbstcamp im Zelt beachten?: Plane trockene Stellflächen und kontrolliere Bodenplanen, Heringe und Zelte spätestens 2 Tage vor dem Aufbau. Bei Regen oder kalten Nächten brauchst du zusätzlich einen überdachten Bereich und klare Regeln für nasse Kleidung und Schuhe.
Wie viel Verpflegung braucht man für ein Herbstcamp?: Plane pro Person jede Hauptmahlzeit vollständig durch und rechne etwa 10 Prozent zusätzliche Portionen ein. Getränke sollten für mindestens 1 Liter pro Person und Tag erreichbar sein; kühlpflichtige Lebensmittel lagerst du sofort nach dem Einkauf gekühlt.
Wann sollte die Beleuchtung beim Herbstcamp aufgebaut werden?: Hänge LED-Lichterketten und prüfe Taschen- und Stirnlampen spätestens 2 Stunden vor Einbruch der Dunkelheit. So bleiben Wege, Kochbereich und Zelte sichtbar, ohne dass der Aufbau bei schlechter Sicht weitergehen muss.

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