Zo organiseer je een herfstkamp zonder last-minute problemen

Begin met het aantal deelnemers, de verblijfsplek en de datum. Daarna leg je de volgorde vast: aanmelden en toestemming verzamelen, programma en route uitwerken, materiaal controleren en pas dan inkopen en opbouwen. Bij een herfstkamp zitten de risico’s vooral in wisselvallig weer, vroeg invallende duisternis en spullen die op locatie ontbreken. Plan daarom een terreincontrole, test zaklampen en batterijen vooraf en houd contactgegevens en dieetwensen bij de hand.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
5
Deelnemerslijst opstellen
6
Kampterrein reserveren
7
Weersverwachting controleren
8
Programma en route uitwerken
2 personen
9
Speurtocht uitzetten
2 personen
10
Spelmateriaal verzamelen
2 personen
11
Boodschappenlijst controleren
2 personen
12
Boodschappen doen
3 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Groenten en brood voorbereiden
3 personen
15
Kookmateriaal klaarzetten
2 personen
16
Tenten controleren
2 personen
17
Zaklampen en batterijen testen
2 personen
18
EHBO-set aanvullen
19
Contactgegevens printen
20
Materiaal naar locatie brengen
3 personen
21
Terrein inspecteren
2 personen
22
Tenten opbouwen
4 personen
23
Tafels en banken opstellen
3 personen
24
Kookplek inrichten
3 personen
25
Verlichting ophangen
2 personen
26
Welkomtafel klaarzetten
2 personen

Event

27
Deelnemers registreren
3 personen
28
Welkomstdrankjes uitdelen
2 personen
29
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
30
Groepen indelen
2 personen
31
Herfstspullen verzamelen
4 personen
32
Herfstknutselactiviteit begeleiden
4 personen
33
Speurtocht begeleiden
6 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Avondmaaltijd koken
4 personen
36
Tafels dekken
3 personen
37
Avondmaaltijd serveren
4 personen
38
Servies afruimen
3 personen
39
Kampvuurplek voorbereiden
3 personen
40
Kampvuur begeleiden
3 personen
41
Marshmallows uitdelen
2 personen
42
Avondspel begeleiden
5 personen
43
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

44
Kampvuur veilig doven
3 personen
45
Afval verzamelen
3 personen
46
Servies afwassen
3 personen
47
Kookplek schoonmaken
2 personen
48
Tafels en banken opruimen
3 personen
49
Tenten afbreken
4 personen
50
Terrein schoonmaken
4 personen
51
Materialen terugbrengen
3 personen
52
Huurmaterialen retourneren
2 personen
53
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapbankenaantal 8
Stoelenaantal 12
Welkomtafel

Kamperen

Partytentenaantal 2
Kampeertentenaantal 6
Grondzeilenaantal 6
Haringenaantal 48
Scheerlijnenaantal 12
Dekzeilenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 60
Besteksetsaantal 50
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Gasbrandersaantal 3
Gasflessenaantal 3
Grote kookpannenaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Serveerkommenaantal 8

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslangenaantal 3
Zaklampenaantal 12
Reservebatterijenaantal 24

Sportmateriaal

Pionnenaantal 20
Touwenaantal 8
Kompasaantal 8
Fluitjesaantal 8
Reflectievestenaantal 10

Decoratie

Herfstbladeren
Knutseltafelkledenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Emmers bluswateraantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Sponzenaantal 8
Theedoekenaantal 12
Handdoekenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Verstuur de uitnodigingen vroeg genoeg om aanmeldingen, dieetwensen en toestemmingsformulieren te verzamelen. Maak uiterlijk één week voor vertrek een definitieve deelnemerslijst, zodat je eten, slaapplaatsen en begeleiding kunt controleren.
Controleer het terrein en de weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf. Neem voor regen niet alleen dekzeilen mee, maar richt ook een droge plek in met partytenten, tafels en banken.
Test alle tenten, haringen, scheerlijnen en grondzeilen vóór vertrek. Zet minstens één reserveoplossing klaar voor een ontbrekende haring, een lekkend dekzeil of een tent die niet compleet blijkt.
Werk route en speurtocht bij daglicht uit en loop ze vooraf na. Plan het buitenprogramma zo dat iedereen vóór het donker terug is; gebruik daarna gecontroleerde zaklampen, reservebatterijen en ledverlichting.
Maak de kookplek als aparte zone klaar met gasbranders, gasflessen, kookpannen en koelboxen. Zet water, servies en opscheplepels vóór het koken klaar en controleer op de deelnemerslijst wie een dieetwens heeft.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een herfstkamp organiseren?: Reserveer het kampterrein en verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Vraag toestemmingsformulieren en dieetwensen uiterlijk 2 weken voor vertrek op, zodat je de deelnemerslijst en boodschappen kunt afronden.
Wanneer controleer je de weersverwachting voor een herfstkamp?: Bekijk de verwachting 7 dagen vooraf voor de eerste planning en opnieuw 48 uur voor vertrek. Controleer op de ochtend zelf nogmaals wind en neerslag, zodat je route, tentopbouw en buitenprogramma kunt aanpassen.
Hoeveel verlichting heb je nodig op een herfstkamp?: Voor een groep heb je minimaal één werkende zaklamp per deelnemer of duo nodig, plus reservebatterijen. Hang bij de kookplek en doorgangen ledlampen of lichtslangen op voordat het donker wordt; reken op ongeveer 30 minuten voor die controle.
Wanneer doe je boodschappen voor een herfstkamp?: Controleer de boodschappenlijst 2 tot 3 dagen vooraf en koop houdbare producten dan al. Haal gekoelde producten op de dag van vertrek, bewaar ze in koelboxen en koel de dranken voordat de deelnemers aankomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.