Herbstcamp organisieren: Schritt für Schritt planen

Ein Herbstcamp steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Kläre zuerst Teilnehmende, Einverständniserklärungen und den Campingplatz, bevor du Programm und Verpflegung festlegst. Danach folgen Materialkontrolle, Einkauf und die Vorbereitung vor Ort. Plane außerdem einen Wetterplan ein: Im Herbst können Regen, frühe Dunkelheit und kalte Nächte den Ablauf kurzfristig verändern.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Einladungen verschicken
2
Anmeldungen bearbeiten
3
Ernährungswünsche erfassen
4
Einverständniserklärungen einsammeln
2 Personen
5
Teilnehmerliste erstellen
6
Campingplatz reservieren
7
Wettervorhersage prüfen
8
Programm und Route ausarbeiten
2 Personen
9
Schnitzeljagd ausstecken
2 Personen
10
Spielmaterial sammeln
2 Personen
11
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
12
Einkaufen gehen
3 Personen
13
Getränke kühlen
2 Personen
14
Gemüse und Brot vorbereiten
3 Personen
15
Kochmaterial bereitstellen
2 Personen
16
Zelte kontrollieren
2 Personen
17
Taschenlampen und Batterien testen
2 Personen
18
Erste-Hilfe-Set auffüllen
19
Kontaktdaten ausdrucken
20
Material zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
21
Gelände inspizieren
2 Personen
22
Zelte aufbauen
4 Personen
23
Tische und Bänke aufstellen
3 Personen
24
Kochbereich einrichten
3 Personen
25
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
26
Willkommenstisch aufbauen
2 Personen

Event

27
Teilnehmer registrieren
3 Personen
28
Begrüßungsgetränke ausschenken
2 Personen
29
Sicherheitsanweisungen geben
2 Personen
30
Gruppen einteilen
2 Personen
31
Herbstutensilien sammeln
4 Personen
32
Herbst-Bastelaktion betreuen
4 Personen
33
Schnitzeljagd begleiten
6 Personen
34
Getränke nachfüllen
2 Personen
35
Abendessen kochen
4 Personen
36
Tische eindecken
3 Personen
37
Abendessen servieren
4 Personen
38
Geschirr abräumen
3 Personen
39
Lagerfeuerplatz vorbereiten
3 Personen
40
Lagerfeuer begleiten
3 Personen
41
Marshmallows verteilen
2 Personen
42
Abendspiel begleiten
5 Personen
43
Teilnehmende verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

44
Lagerfeuer sicher löschen
3 Personen
45
Abfall sammeln
3 Personen
46
Geschirr abwaschen
3 Personen
47
Kochbereich reinigen
2 Personen
48
Tische und Bänke wegräumen
3 Personen
49
Zelte abbauen
4 Personen
50
Gelände reinigen
4 Personen
51
Materialien zurückbringen
3 Personen
52
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
53
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 6
KlappbänkeAnz. 8
StühleAnz. 12
Willkommenstisch

Campen

PartyzelteAnz. 2
CampingzelteAnz. 6
BodenplanenAnz. 6
HeringeAnz. 48
AbspannleinenAnz. 12
PlanenAnz. 4

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 50
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 50
Wiederverwendbare BecherAnz. 60
BestecksetsAnz. 50
ServierlöffelAnz. 6

Küche

GasbrennerAnz. 3
GasflaschenAnz. 3
Große KochtöpfeAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
WasserkannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4
ServierschalenAnz. 8

Ausstattung

VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 3

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichtschläucheAnz. 3
TaschenlampenAnz. 12
ErsatzbatterienAnz. 24

Sportmaterial

KegelAnz. 20
SeileAnz. 8
KompassAnz. 8
PfeifenAnz. 8
WarnwestenAnz. 10

Dekoration

Herbstblätter
BasteltischdeckenAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 2
Eimer mit LöschwasserAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
SchwämmeAnz. 8
GeschirrtücherAnz. 12
HandtücherAnz. 8
HandseifenspenderAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Schicke die Einladungen früh genug und setze eine klare Rückmeldefrist. Erfasse dabei Ernährungswünsche und Einverständniserklärungen getrennt, damit am Ende eine vollständige Teilnehmerliste entsteht.
Reserviere den Campingplatz, sobald der Zeitraum und die ungefähre Gruppengröße feststehen. Prüfe spätestens 3 Tage vorher die Wettervorhersage und lege fest, wann das Programm bei Regen angepasst wird.
Plane das Programm mit festen Zeitblöcken und kontrolliere die Route vorab. Eine Schnitzeljagd sollte am Veranstaltungstag früh genug ausgesteckt werden, damit Hinweise nicht durch Regen oder andere Besucher verschwinden.
Teste Zelte, Taschenlampen und Batterien nicht erst beim Aufbau. Kontrolliere jedes Zelt auf Vollständigkeit und lege Ersatzbatterien, Bodenplanen, Heringe und Abspannleinen gemeinsam bereit.
Bereite Gemüse und Brot vor, kühle die Getränke rechtzeitig und richte den Kochbereich getrennt vom Schlafbereich ein. Gasbrenner, Gasflaschen, große Töpfe und Erste-Hilfe-Set gehören vor Beginn an einen festgelegten, schnell erreichbaren Platz.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Herbstcamp organisieren?: Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Einladungen, Anmeldungen und der Reservierung des Campingplatzes. Spätestens 7 Tage vor dem Camp sollten Teilnehmerliste, Ernährungswünsche und Einverständniserklärungen vollständig sein.
Wann sollte man die Wettervorhersage für ein Herbstcamp prüfen?: Prüfe die Vorhersage 3 Tage vorher und noch einmal am Veranstaltungstag. Bei Regen oder kalten Nächten brauchst du einen konkreten Plan für Programm, Beleuchtung, trockene Kleidung und geschützte Aufenthaltsbereiche.
Wie viele Taschenlampen braucht man beim Herbstcamp?: Plane mindestens eine Taschenlampe pro Zelt beziehungsweise pro Schlafgruppe und zusätzlich 2 bis 3 Ersatzlampen für Wege und Notfälle ein. Teste alle Lampen am Vortag und lege Ersatzbatterien dazu.
Wann baut man die Zelte beim Herbstcamp auf?: Baue die Zelte bei Tageslicht und möglichst mindestens 2 Stunden vor dem ersten Programmpunkt auf. So bleiben Zeit für eine Geländekontrolle, trockene Bodenplanen, korrekt gespannte Abspannleinen und eine sichere Beleuchtung.

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