Zo organiseer je een herdenkingsfietstocht

Begin niet met de uitnodiging, maar met de route en de locaties. Leg eerst start, finish, rustpunten en herdenkingslocatie vast en controleer de route op veiligheid. Daarna regel je meldingen, vrijwilligers, deelnemersinformatie en het herdenkingsprogramma. In de laatste week verschuift de aandacht naar fietsen, verlichting, routepijlen, catering en techniek. Met deze volgorde voorkom je dat belangrijke zaken pas op de dag zelf opvallen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en rustpunten vastleggen
2 personen
2
Route op veiligheid controleren
2 personen
3
Gemeente over route informeren
4
Start- en finishlocatie reserveren
5
Herdenkingslocatie reserveren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemerslijst afdrukken
10
Noodcontacten verzamelen
11
Vrijwilligers voor routeposten indelen
2 personen
12
Verkeersinstructies voorbereiden
13
Herdenkingsprogramma opstellen
2 personen
14
Sprekers en muziek bevestigen
15
Routebestanden delen
16
Fietsen en verlichting controleren
2 personen
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Hapjes voorbereiden
3 personen
20
Routeborden voorzien van pijlen
2 personen
21
Startpakket per deelnemer klaarzetten
3 personen
22
Herdenkingsmaterialen klaarleggen
2 personen
23
Partytenten opbouwen
4 personen
24
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
25
Informatiebalie inrichten
2 personen
26
Cateringbuffet inrichten
3 personen
27
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
28
Verlichting ophangen
3 personen
29
Routeborden plaatsen
4 personen
30
Rustpunt inrichten
3 personen
31
Herdenkingspunt inrichten
3 personen
32
EHBO- en reparatiemateriaal klaarzetten
2 personen
33
Routeposten instrueren
2 personen
34
Vrijwilligersbriefing houden
4 personen

Event

35
Aanmeldtafel bemannen
3 personen
36
Deelnemers registreren
3 personen
37
Fietsroute en veiligheid toelichten
2 personen
38
Start van de fietstocht begeleiden
4 personen
39
Routeposten bemannen
6 personen
40
Rustpunt bemannen
3 personen
41
Water en fruit uitdelen
3 personen
42
Fietspech en kleine reparaties helpen
2 personen
43
Aankomst begeleiden
4 personen
44
Herdenkingsmoment begeleiden
4 personen
45
Stilte en bloemenmoment begeleiden
3 personen
46
Koffie en thee serveren
3 personen
47
Broodjes en hapjes serveren
4 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

51
Routeborden ophalen
4 personen
52
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
53
Catering opruimen
3 personen
54
Servies afwassen
3 personen
55
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
56
Partytenten afbreken
4 personen
57
Locatie schoonmaken
4 personen
58
Afval afvoeren
2 personen
59
Materialen controleren en drogen
2 personen
60
Geleende materialen retourneren
2 personen
61
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
62
Routeborden en linten reinigen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 70
Fietsenrekkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 40
Routebordenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 20
Reflecterende hesjesaantal 15
Fietspompenaantal 4
Fietsreparatiesetsaantal 3
Reserve binnenbandenaantal 12
Fietsverlichtingaantal 10

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Portofoonsaantal 8
Megafonenaantal 2

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 6
LED-lantaarnsaantal 12

Decoratie

Herdenkingsvlaggenaantal 8
Bloemstukkenaantal 4
Glazen windlichtenaantal 30
LED-kaarsenaantal 30
Tafelkledenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handvegers en blikkenaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Zaklampenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route met vaste rustpunten en controleer elk deel vooraf op druk verkeer, slechte wegdekken en onduidelijke kruisingen. Deel het routebestand uiterlijk enkele dagen voor vertrek met deelnemers en routeposten.
Informeer de gemeente zodra route, datum en verwachte groepsgrootte bekend zijn. Wacht daar niet mee tot de uitnodigingen al verstuurd zijn; eventuele verkeersinstructies kunnen invloed hebben op je route.
Verzamel bij de aanmelding meteen noodcontacten en dieetwensen. Druk de deelnemerslijst niet alleen vooraf af, maar houd ook een bijgewerkte versie klaar voor de informatiebalie.
Geef vrijwilligers per routepost een duidelijke positie, taak en instructie. Zorg dat zij herkenbaar zijn met reflecterende hesjes en controleer vóór vertrek of routeborden, routepijlen en verkeerskegels compleet zijn.
Test microfoons, draagbare speakers en verlengkabels vóór het herdenkingsprogramma. Zet dranken minimaal enkele uren vooraf koud en houd voor fietsen een fietspomp, reparatieset en reserve binnenbanden beschikbaar bij start of finish.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een herdenkingsfietstocht organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met route, locaties en gemeentelijke afstemming. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat deelnemers genoeg tijd hebben om zich aan te melden en je vrijwilligers kunt indelen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een herdenkingsfietstocht?: Reken per routepost minimaal 1 vrijwilliger en voeg 1 coördinator voor de hele route toe. Bij een groep van meer dan 30 fietsers zijn 2 extra mensen voor start, finish en de informatiebalie praktisch.
Wanneer controleer je de route en fietsen?: Controleer de route 1 tot 2 weken vooraf en nogmaals kort voor de tocht als er wegwerkzaamheden kunnen zijn. Laat deelnemers hun fietsen en verlichting uiterlijk de avond ervoor nakijken en leg een pomp, reparatieset en reserve binnenbanden klaar.
Hoeveel drank en hapjes heb ik nodig voor een herdenkingsfietstocht?: Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon, afhankelijk van afstand en weer. Plan daarnaast ongeveer 2 kleine hapjes per deelnemer per rustmoment en houd extra water achter de hand bij warm weer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.