Zo organiseer je een herdenkingsbijeenkomst

Begin met het vastleggen van de datum, locatie en het programma voordat je mensen uitnodigt. Werk daarna de bijdragen van sprekers en muzikanten uit en verzamel spreekteksten, foto’s en audiobestanden op één plek. Houd bij de aanmeldingen ook dieetwensen en praktische behoeften bij. In de laatste week draait alles om controleren: de gastenlijst, de techniek, de catering en de inrichting van de herdenkingsplek. Zo blijft er op de dag zelf ruimte voor de mensen en het moment zelf.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaal reserveren
3
Sprekers en muzikanten benaderen
2 personen
4
Herdenkingsprogramma uitwerken
2 personen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Herinnering aan genodigden sturen
10
Definitieve gastenlijst maken
11
Spreekteksten verzamelen
12
Programma en naamkaartjes printen
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Bloemen en kaarsen ophalen
15
Audiobestanden controleren
16
Presentatie en foto's controleren
2 personen
17
Catering voorbereiden
3 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Bloemstukken plaatsen
2 personen
20
Zaal schoonmaken
3 personen
21
Stoelen opstellen
4 personen
22
Tafels opstellen
3 personen
23
Herdenkingsplek inrichten
3 personen
24
Techniek aansluiten
2 personen
25
Microfoon testen
2 personen
26
Registratietafel inrichten
2 personen
27
Programma's klaarleggen
2 personen

Event

28
Ontvangsttafel bemannen
3 personen
29
Gasten naar zitplaatsen begeleiden
2 personen
30
Koffie en thee serveren
3 personen
31
Condoleanceregister klaarzetten
32
Herdenkingsbijeenkomst begeleiden
2 personen
33
Muziek en toespraken afspelen
34
Kaarsen aanreiken
2 personen
35
Stilte en bloemlegging begeleiden
2 personen
36
Hapjes serveren
3 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Servies verzamelen
2 personen
39
Condoleanceregister bewaken
40
Gasten uitgeleide doen
2 personen

Nazorg

41
Restanten veilig verpakken
2 personen
42
Decoratie en bloemen verwijderen
3 personen
43
Afval verzamelen
3 personen
44
Servies afwassen
3 personen
45
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
46
Techniek uitschakelen en inpakken
2 personen
47
Zaal en keuken schoonmaken
4 personen
48
Geleende materialen retourneren
2 personen
49
Herdenkingsmateriaal archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 10
Spreektafel
Kapstokkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Glazenaantal 90
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3
Serveertangenaantal 8

Decoratie

Herdenkingskaarsenaantal 90
Waxinelichthoudersaantal 90
Bloemstukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Fotolijstenaantal 8
Herinneringskaartenaantal 100
Condoleanceregistersaantal 2
Pennenaantal 20

Apparatuur

Actieve speakeraantal 2
Draadloze microfoon
Microfoonstandaard
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Keukenhanddoekenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan een inhoudelijke deadline voor bijdragen: vraag spreekteksten, foto’s en audiobestanden uiterlijk 7 dagen voor de bijeenkomst aan. Zo kun je de presentatie en geluidsbestanden nog rustig controleren.
Test microfoon, actieve speaker, laptop, beamer en projectiescherm minimaal 2 uur vóór aanvang op de plek waar ze worden gebruikt. Controleer ook verlengkabels en stekkerdozen; die worden vaak pas bij het aansluiten gemist.
Maak de definitieve gastenlijst 3 dagen van tevoren en zet dieetwensen direct naast de naam. Stem daarna de catering af en koel de dranken op tijd, zodat je niet tijdens de ontvangst nog hoeft te improviseren.
Richt de herdenkingsplek in voordat de stoelen en tafels volledig staan. Plaats bloemen, kaarsen, fotolijsten, herinneringskaarten en het condoleanceregister op een logische plek met voldoende pennen.
Wijs één persoon aan voor het programma en één voor de techniek. De organisator kan zich dan bij ontvangst en nabestaanden houden, terwijl iemand anders microfoon, presentatie en muziek bewaakt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een herdenkingsbijeenkomst organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Reserveer eerst de locatie en benader daarna sprekers en muzikanten, omdat hun beschikbaarheid het programma kan bepalen.
Wanneer verstuur je de uitnodigingen voor een herdenkingsbijeenkomst?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken van tevoren. Stuur 3 tot 5 dagen vóór de bijeenkomst een herinnering en sluit de definitieve gastenlijst daarna af.
Hoeveel tijd heb je nodig om een herdenkingsbijeenkomst op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 uur voor zaal, herdenkingsplek, tafels, stoelen, catering en techniek. Plan daarna nog 30 minuten voor een volledige doorloop met microfoon, presentatie en muziek.
Wanneer moet ik de spreekteksten en foto's aanleveren?: Vraag alle spreekteksten, foto's en audiobestanden uiterlijk 7 dagen vooraf aan. Controleer de bestanden vervolgens uiterlijk 2 dagen voor de bijeenkomst op volgorde, leesbaarheid en afspeelbaarheid.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.