Een herdenkingsbijeenkomst organiseren: zo pak je het aan

Begin met de datum, locatie en verwachte groepsgrootte. Daarna leg je de inhoud vast: wie spreekt, welke muziek klinkt en welke foto’s of herinneringen een plek krijgen. Regel uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen vroeg, zodat je op tijd weet hoeveel stoelen, servies, hapjes en drank nodig zijn. Test techniek en verlichting uiterlijk een dag vooraf en wijs voor de bijeenkomst iemand aan voor ontvangst, programma en praktische vragen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Uitnodigingen opstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Herinnering aan gasten sturen
7
Sprekers bevestigen
2 personen
8
Programma en teksten opstellen
2 personen
9
Muziek voor de bijeenkomst kiezen
2 personen
10
Foto’s en herinneringen verzamelen
2 personen
11
Foto’s afdrukken
12
Reserveringen maken
13
Weersverwachting controleren
14
Noodweerplan met betrokkenen delen
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken en hapjes koelen
2 personen
17
Bloemen en kaarsen controleren
18
Techniek testen
2 personen
19
Locatie inspecteren
2 personen
20
Tenten opbouwen
4 personen
21
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
22
Herinneringstafel inrichten
2 personen
23
Bloemstukken plaatsen
2 personen
24
Licht en kaarsen opstellen
2 personen
25
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
26
Microfoons en muziek testen
2 personen
27
Koffiepunt klaarmaken
2 personen
28
Hapjes op schalen leggen
2 personen
29
Programma en kaarsen klaarleggen

Event

30
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
31
Gasten verwelkomen
3 personen
32
Programma begeleiden
33
Sprekers en muziek aankondigen
34
Herdenkingskaarsen uitdelen
2 personen
35
Stilte en muziek begeleiden
36
Koffie en thee serveren
3 personen
37
Hapjes serveren
2 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Kaarsen veilig controleren
40
Gasten begeleiden bij vertrek
2 personen

Nazorg

41
Kaarsen doven
2 personen
42
Etenswaren veilig opbergen
2 personen
43
Afval verzamelen
3 personen
44
Servies afwassen
2 personen
45
Locatie schoonmaken
3 personen
46
Meubilair afbreken
4 personen
47
Tenten afbreken
4 personen
48
Techniek inpakken
2 personen
49
Geleende spullen retourneren
2 personen
50
Foto’s en herinneringen terugbrengen
51
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Statafelsaantal 4
Tafelkleedjesaantal 8
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerplankenaantal 8
Serveerschalenaantal 8

Decoratie

Fotolijstenaantal 12
Herinneringsboekaantal 2
Kaarsenhoudersaantal 60
Bloemenvazenaantal 8
Tafelsignageaantal 6
Programmastandaardsaantal 2

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Handzeepdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg sprekers, teksten en muziek minimaal twee weken vooraf vast. Vraag ook wie de microfoon bedient en wie het programma bewaakt, zodat die taken niet op het laatste moment bij een familielid terechtkomen.
Verzamel foto’s en herinneringen uiterlijk een week vooraf. Print foto’s niet pas op de ochtend zelf: controleer eerst of er genoeg fotolijsten, kaarsenhouders, vazen en ruimte voor het herinneringsboek zijn.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht. Tel per gast de benodigde stoel, het servies en de verwachte consumpties; houd daarnaast ongeveer 10 procent extra stoelen en glazen achter de hand.
Plan de opbouw terug vanaf het ontvangsttijdstip. Reserveer minstens twee uur voor tafels, stoelen, tenten, herinneringstafel, bloemen, kaarsen en geluidsinstallatie, en test microfoons en muziek volledig op locatie.
Controleer het weer 24 uur vooraf en deel het noodweerplan met alle betrokkenen. Bij een buitenbijeenkomst moeten tenten, licht, verlengkabels en een binnenalternatief vooraf geregeld zijn; wacht daar niet mee tot de weersverwachting definitief is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een herdenkingsbijeenkomst?: Begin ongeveer vier tot zes weken vooraf met datum, locatie, uitnodigingen en sprekers. Plan de laatste week voor foto’s, dieetwensen, boodschappen en het definitieve programma.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een herdenkingsbijeenkomst?: Zet voor iedere aangemelde gast één stoel klaar en reken 5 tot 10 procent extra voor onverwachte bezoekers. Bij 40 aanmeldingen zijn dat dus 42 tot 44 stoelen.
Wanneer test je de techniek voor een herdenkingsbijeenkomst?: Test luidsprekers, draadloze microfoons, mengpaneel en muziekspeler uiterlijk de dag ervoor op de bijeenkomstlocatie. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en de verstaanbaarheid vanaf de achterste rij.
Hoeveel hapjes en drank regel je voor een herdenkingsbijeenkomst?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en ongeveer drie tot vijf kleine hapjes per persoon. Koop voor gekoelde dranken en hapjes circa 10 procent extra, zodat je niet tijdens de bijeenkomst hoeft bij te vullen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.