Zo organiseer je een havenbarbecue zonder last-minute stress

Een havenbarbecue vraagt om meer voorbereiding dan een barbecue in de tuin. Je regelt niet alleen eten en drinken, maar ook een gereserveerde plek aan het water, beschutting, koeling en een veilige opstelling van barbecue en gas. Begin met datum, havenplek en gastenlijst; werk daarna toe naar dieetwensen, boodschappen en materiaal. De laatste controle draait om weer, aantallen en opbouw, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft te grillen en uit te serveren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2
Havenplek reserveren
3
Gastenlijst opstellen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Weersvoorspelling controleren
8
Definitief aantal gasten bepalen
9
Barbecue en gas controleren
2 personen
10
Koelboxen controleren
11
Boodschappenlijst controleren
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Vlees en vegetarisch eten koelen
14
Groenten wassen en snijden
2 personen
15
Marinades en sauzen voorbereiden
2 personen
16
Salades voorbereiden
2 personen
17
Desserts portioneren
18
Muziek afspeellijst maken
19
Allergenenkaart maken
20
Materialen verzamelen
2 personen
21
Locatie controleren
2 personen
22
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
23
Partytenten opzetten
4 personen
24
Barbecue veilig opstellen
2 personen
25
Buffettafels inrichten
2 personen
26
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
27
Dranken koud zetten
2 personen
28
Versiering ophangen
2 personen
29
Verlichting installeren
2 personen
30
Welkomsttafel klaarzetten

Event

31
Barbecue aansteken
2 personen
32
Gasten ontvangen
2 personen
33
Aperitief en hapjes serveren
2 personen
34
Vlees en groenten grillen
3 personen
35
Buffet aanvullen
2 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Servies en afval verzamelen
2 personen
38
Dessert en koffie serveren
2 personen
39
Licht en muziek controleren
40
Laatste ronde drankjes serveren
2 personen
41
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

42
Barbecue veilig doven
2 personen
43
Eten en dranken opruimen
2 personen
44
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
45
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
46
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
47
Partytenten afbreken
4 personen
48
Locatie schoonmaken
3 personen
49
Materialen terugbrengen
2 personen
50
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
51
Decoratie verwijderen en opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 3
Tafelkledenaantal 9

Servies

Bordenaantal 60
Kommetjesaantal 50
Besteksetsaantal 60
Drinkglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 30
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12

Apparatuur

Gasbarbecuesaantal 2
Gasflessenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Luidspreker
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Grilltangenaantal 4
Spatelsaantal 3
Keukenschalenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 3
IJslepelsaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 9
Menukaartbordjesaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
LED-lantaarnsaantal 6
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Afwasborstelsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 8
Handvegersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de havenplek voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer meteen of partytenten, gasbarbecues, verlengsnoeren en muziek op die locatie zijn toegestaan; die voorwaarden worden vaak pas op de dag zelf ontdekt.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en maak uiterlijk enkele dagen vooraf een allergenenkaart. Houd vegetarische bereidingen en serveerbestek herkenbaar gescheiden van vlees en marinades.
Bepaal het definitieve aantal gasten zodra de aanmeldtermijn sluit en pas boodschappen, borden, glazen en stoelen daarop aan. Koop vlees en vegetarische producten pas daarna, zodat je minder gekoeld hoeft te bewaren.
Bereid groenten, marinades, sauzen, salades en desserts vooraf, maar bewaar alles gekoeld in aparte koelboxen. Zet bederfelijke producten pas vlak voor het grillen uit; aan de haven kan de temperatuur sneller oplopen dan verwacht.
Controleer op de ochtend zelf de weersvoorspelling en bouw eerst tafels, stoelen en partytenten op. Zet de barbecue stabiel en uit de looproute, controleer gas en houd snoeren en stekkerdozen droog en buiten het werkgebied.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een havenbarbecue organiseren?: Leg de datum en havenplek bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de barbecue, zodat je boodschappen en zitplaatsen kunt afstemmen.
Hoeveel eten moet ik kopen voor een havenbarbecue?: Reken voor een barbecue van ongeveer 3 uur op 250 tot 350 gram vlees, vis of vegetarische producten per volwassene, naast salades, brood en desserts. Koop pas na de definitieve gastenlijst en tel kinderen apart mee op basis van hun leeftijd.
Hoe houd ik eten koel tijdens een havenbarbecue?: Gebruik meerdere koelboxen en verdeel drank en bederfelijk eten over aparte boxen. Zet vlees, vegetarische producten en salades tot vlak voor gebruik koud; vul ijs bij zodra de inhoud niet meer duidelijk gekoeld aanvoelt.
Wat doe ik bij regen tijdens een havenbarbecue?: Controleer de voorspelling 24 tot 48 uur vooraf en zorg dat partytenten vóór de gasten arriveren staan. Spreek uiterlijk de dag ervoor af wie tafels, stoelen, barbecue en eten onder de beschutting verplaatst als de wind of regen toeneemt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.