Zo organiseer je een halve wandelmarathon

Begin met de route en de randvoorwaarden, niet met de inschrijvingen. Een halve wandelmarathon vraagt afstemming met wegbeheerder en gemeente, een veilige start- en finishlocatie en genoeg vrijwilligers langs het parcours. Leg daarna de deelnemersregistratie, communicatie en materialen vast. In de laatste week draait alles om controle: weersverwachting, routepijlen, startnummers, bevoorrading en noodcontacten. Met een vaste volgorde voorkom je dat praktische zaken pas op de wedstrijddag zichtbaar worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Evenement aankondigen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Inschrijfformulier openen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemerslijst bijwerken
2 personen
7
Route definitief uitzetten
3 personen
8
Vergunningen controleren
9
Route met wegbeheerder afstemmen
2 personen
10
Verkeersmaatregelen vastleggen
2 personen
11
Start- en finishlocatie reserveren
12
Toiletten reserveren
13
Vrijwilligers werven
2 personen
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
Briefing voor vrijwilligers maken
16
Noodcontacten verzamelen
17
Startnummers ontwerpen
18
Startnummers afdrukken
2 personen
19
Routekaarten afdrukken
2 personen
20
Deelnemersinformatie versturen
21
Weersverwachting controleren
22
Materiaal inventariseren
2 personen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Routepijlen sorteren
2 personen
26
EHBO-materiaal controleren

Event

27
Starttafel klaarzetten
3 personen
28
Inschrijfbalie opbouwen
3 personen
29
Finishgebied opbouwen
4 personen
30
Rustpunten opbouwen
6 personen
31
Routepijlen plaatsen
8 personen
32
Waarschuwingsborden plaatsen
4 personen
33
Verkeersposten bezetten
6 personen
34
Vrijwilligers instrueren
3 personen
35
Deelnemers aanmelden
5 personen
36
Startnummers uitdelen
4 personen
37
Bagage innemen
3 personen
38
Startbriefing geven
2 personen
39
Deelnemers laten starten
4 personen
40
Waterpunten bemannen
8 personen
41
Fruit en snacks uitdelen
6 personen
42
Dranken bijvullen
4 personen
43
Route bewaken
6 personen
44
Deelnemers begeleiden
4 personen
45
EHBO-post bemannen
2 personen
46
Achterblijvers controleren
2 personen
47
Finishers registreren
3 personen
48
Medailletjes uitdelen
3 personen
49
Water bij de finish serveren
3 personen
50
Koffie en thee serveren
3 personen
51
Bagage teruggeven
3 personen
52
Laatste deelnemers opvangen
3 personen

Nazorg

53
Routepijlen verwijderen
6 personen
54
Verkeersborden verwijderen
4 personen
55
Finishgebied afbouwen
5 personen
56
Rustpunten afbouwen
6 personen
57
Afval verzamelen
5 personen
58
Locatie schoonmaken
4 personen
59
Materiaal schoonmaken
3 personen
60
Bruikbaar voedsel sorteren
2 personen
61
Geleend materiaal retourneren
2 personen
62
Verloren voorwerpen sorteren
63
Deelnemersbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 30
Klaptafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 10

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Portofoonsaantal 10
Megafoon

Sportmateriaal

Startnummersaantal 250
Veiligheidsspeldenaantal 500
Medaliesaantal 250
Routepijlenaantal 120
Routebordenaantal 25
Afzetlintaantal 12
Verkeerskegelsaantal 40
Reflectiehesjesaantal 25
Klembordenaantal 8
Balpennenaantal 30
Routekaartenaantal 250
Polsbandjesaantal 250
Bagagelabelsaantal 250
Touwaantal 2
Handlampenaantal 12
Reservebatterijenaantal 30
Stappentellersaantal 4

EHBO

EHBO-koffersaantal 3
Koelcompressenaantal 20
Reddingsdekensaantal 10
Wegwerphandschoenenaantal 100

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 80
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Messenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 12
Koelelementenaantal 30
Voedselbakkenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 4

Schoonmaak

Afvalzakkenaantal 100
Schoonmaakemmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30
Bezemsetsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompjesaantal 8

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 12
Lichtslangenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Zet de route uiterlijk enkele weken vooraf definitief uit en stem kruisingen, verkeersmaatregelen en vergunningen schriftelijk af. Controleer daarna het hele parcours nog eenmaal alsof je deelnemer bent: waar kan iemand verkeerd lopen, wachten of uitvallen?
Plan vrijwilligers per post én per tijdsblok. Geef iedere vrijwilliger vooraf een briefing met locatie, taak, telefoonnummer en procedure bij een ongeval; houd daarnaast een kleine reservegroep achter de hand voor ziekte of vertraging.
Bereken de bevoorrading op basis van het verwachte aantal deelnemers en de afstand tussen posten. Koel dranken op tijd, zet routepijlen en routeborden per deel van het parcours klaar en wijs iemand aan die na afloop alle markering weer ophaalt.
Stuur deelnemersinformatie niet alleen met starttijd, maar ook met routekaart, bereikbaarheid, parkeren, bagage-inlevering en wat zij zelf moeten meenemen. Verzamel dieetwensen en noodcontacten vóór je de deelnemerslijst definitief maakt.
Doe de laatste materiaalcontrole uiterlijk de dag ervoor. Tel startnummers, veiligheidsspelden, reflectiehesjes, portofoons, EHBO-koffers, verkeerskegels, afzetlint, handlampen en reservebatterijen afzonderlijk af; test bovendien stroom, megafoon en communicatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een halve wandelmarathon organiseren?: Begin bij voorkeur enkele maanden vooraf met route, locatie, vergunningen en wegbeheerder. Open de inschrijving pas wanneer de route en belangrijkste veiligheidsafspraken voldoende vaststaan. Plan de definitieve materiaal- en vrijwilligerscontrole in de laatste week.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een halve wandelmarathon?: Het aantal hangt af van het aantal kruisingen, bevoorradingsposten en de gewenste begeleiding. Reken per bemande post op minimaal één persoon en plan daarnaast een reservegroep van ongeveer 10 tot 15 procent. Zo kun je uitval op de wedstrijddag opvangen.
Wat regel je een week voor een halve wandelmarathon?: Controleer de deelnemerslijst, noodcontacten, dieetwensen, weersverwachting en vrijwilligersindeling. Verstuur de laatste deelnemersinformatie, inventariseer alle materialen en sorteer routepijlen en routeborden per traject. Reserveer de dag ervoor voor ophalen, klaarzetten en een korte briefing.
Hoeveel drank heb je nodig bij een halve wandelmarathon?: Maak de berekening op basis van deelnemersaantal, verwachte wandeltijd, temperatuur en het aantal bevoorradingsposten. Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankmomenten per deelnemer en voeg extra voorraad toe voor vrijwilligers en warm weer. Verdeel de voorraad vooraf per post, zodat niet alles op één locatie staat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.