Zo organiseer je een halve marathon zonder gaten in je planning

Een halve marathon organiseren begint niet bij startnummers of medailles, maar bij de route, vergunning en veiligheid. Leg eerst het parcours en de start- en finishlocatie vast; daarna regel je verkeer, medische ondersteuning, tijdregistratie en toiletten. Zodra de basis staat, kun je inschrijvingen openen, vrijwilligers indelen en materialen bestellen. In de laatste weken draait alles om deelnemersinformatie, routeborden, startpakketten en een uitvoerbare planning voor de wedstrijddag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdvergunning aanvragen
2
Route vastleggen
3 personen
3
Route controleren op veiligheid
3 personen
4
Verkeersplan opstellen
2 personen
5
Verkeersregelaars reserveren
6
Tijdregistratie reserveren
7
Medische ondersteuning reserveren
8
Start- en finishlocatie reserveren
9
Toiletten reserveren
10
Aanmeldformulier publiceren
2 personen
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Sponsoren benaderen
2 personen
13
Vrijwilligers werven
2 personen
14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
15
Dieetwensen verzamelen
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Startnummers bestellen
18
Medaillelinten bestellen
19
Routekaarten afdrukken
2 personen
20
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
21
Weersverwachting controleren
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Startnummers sorteren
3 personen
24
Startpakketten samenstellen
6 personen
25
Routeborden voorbereiden
3 personen
26
Verkeersmaterialen verzamelen
3 personen
27
Koelboxen vullen
3 personen
28
Tenten en tafels klaarzetten
6 personen
29
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
30
Inschrijftafels opstellen
4 personen
31
Tijdregistratie installeren
3 personen
32
Geluidsinstallatie plaatsen
3 personen
33
Routeborden plaatsen
8 personen
34
Afzethekken plaatsen
6 personen
35
Verkeersregelaars briefen
2 personen
36
EHBO-posten inrichten
3 personen
37
Waterposten inrichten
6 personen
38
Inschrijfmateriaal uitstallen
4 personen
39
Startpakketten klaarleggen
4 personen
40
Finishmedailles klaarleggen
3 personen
41
Sanitaire voorzieningen controleren
2 personen

Event

42
Deelnemers ontvangen
8 personen
43
Startnummers uitgeven
8 personen
44
Late inschrijvingen verwerken
3 personen
45
Bagage innemen
4 personen
46
Deelnemers naar start begeleiden
4 personen
47
Startbriefing geven
2 personen
48
Halve marathon starten
6 personen
49
Waterposten bemannen
12 personen
50
Verkeerspunten bemannen
16 personen
51
Route begeleiden
8 personen
52
Tijdregistratie monitoren
3 personen
53
Finishers verwelkomen
6 personen
54
Medailles uitdelen
4 personen
55
Dranken bijvullen
4 personen
56
Fruit en snacks uitdelen
4 personen
57
Bagage teruggeven
4 personen
58
Fotopunt bemannen
2 personen
59
Geluid en omroep verzorgen
2 personen
60
EHBO-verzoeken afhandelen
4 personen
61
Laatste deelnemers begeleiden
4 personen
62
Finish officieel sluiten
3 personen

Nazorg

63
Routeborden verwijderen
8 personen
64
Afzethekken verwijderen
6 personen
65
Tenten en tafels afbreken
6 personen
66
Afval verzamelen
6 personen
67
Locatie schoonmaken
6 personen
68
Materiaal terugbrengen
4 personen
69
Huurmaterialen retourneren
2 personen
70
Gevonden voorwerpen sorteren
2 personen
71
Uitslagen publiceren
2 personen
72
Deelnemersfoto's delen
2 personen
73
Bedankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 30
Biertafelsaantal 8
Statafelsaantal 6
Bagagehekkenaantal 12

Sportmateriaal

Start- en finishboog
Startnummersaantal 600
Veiligheidsspeldenaantal 1200
Finishmedaillesaantal 600
Routebordenaantal 80
Kilometerbordenaantal 22
Pijlbordenaantal 45
Markeerverfaantal 12
Linten voor routeafzettingaantal 20
Hesjes voor vrijwilligersaantal 55
Hesjes voor verkeersregelaarsaantal 20
Start- en finishlintaantal 2
Tijdregistratiemattenaantal 2
Tijdregistratieklokkenaantal 3
Megafoonsaantal 6
Hardloopstokkenaantal 10
Medaillehoudersaantal 4

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 10
Portofoonsaantal 20
Oplaadstationsaantal 4
Koelboxenaantal 12
Warmhoudkannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Handscannersaantal 4

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 10

Verkeersmateriaal

Afzethekkenaantal 40
Verkeerskegelsaantal 60
Verkeersbordenaantal 20
Wegversmallingshekkenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 4
AED'saantal 2
Reddingsdekensaantal 30
Nitrilhandschoenenaantal 10
Zaklampenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 800
Koffiekopjesaantal 100
Thermomokkenaantal 40
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveerschalenaantal 20
Waterkannenaantal 12
Jerrycansaantal 20
Handwasdispensersaantal 8
Thermoboxenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 20
Bezemsetsaantal 6
Vuilnisgrijpersaantal 6
Emmersaantal 8
Dweilenaantal 8
Schoonmaakspraysaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Sponsorbanierenaantal 20
Pijlen voor inschrijvingaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Begin minimaal 6 maanden vooraf met de wedstrijdvergunning, route en start- en finishlocatie. Een verkeersplan en controle van kruisingen kosten vaak meer tijd dan verwacht.
Reserveer tijdregistratie, medische ondersteuning, toiletten en verkeersregelaars zodra de datum vaststaat. Wacht je tot het aantal deelnemers bekend is, dan zijn populaire leveranciers mogelijk al bezet.
Plan per verzorgingspunt wat er nodig is en wie er staat. Geef vrijwilligers uiterlijk 2 weken vooraf hun post, aankomsttijd en contactpersoon; gebruik portofoons voor de coördinatie.
Bestel startnummers, medaillelinten en bewegwijzering op basis van het verwachte deelnemersaantal plus ongeveer 5 procent reserve. Sorteer startnummers en stel startpakketten uiterlijk de dag voor de wedstrijd samen.
Stuur deelnemersinformatie 7 tot 10 dagen vooraf met starttijd, route, bereikbaarheid, bagage, toiletten en verwachte weersomstandigheden. Controleer de weersverwachting opnieuw 24 uur voor de start en pas de briefing zo nodig aan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een halve marathon organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf. Regel in de eerste 4 weken de datum, route, vergunning en start- en finishlocatie, omdat die keuzes de rest van het plan bepalen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een halve marathon?: Reken voor een kleinschalige halve marathon op ongeveer 1 vrijwilliger per 25 tot 40 deelnemers, aangevuld met verkeersregelaars en medische ondersteuning. Plan daarnaast minimaal 2 coördinatoren voor start en finish.
Wanneer moet je de deelnemersinformatie versturen?: Stuur de praktische informatie 7 tot 10 dagen voor de wedstrijd. Vermeld daarin onder meer het startnummer, de starttijd, route, bereikbaarheid, bagage-inlevering en wat deelnemers bij wijzigingen door het weer moeten doen.
Wanneer bestel je startnummers en medailles?: Bestel ze zodra de inschrijving sluit, meestal 4 tot 6 weken voor de halve marathon. Voeg ongeveer 5 procent reserve toe en controleer een week vooraf of alle materialen zijn binnengekomen en gesorteerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.