Zo organiseer je een Halloweenmarkt zonder last-minute stress

Begin met de datum, locatie en gewenste marktindeling voordat je kraamhouders uitnodigt. Daarna leg je reserveringen, aanmeldingen, leveranciers, vergunningseisen en stroompunten vast. Werk uiterlijk een week vooraf de plattegrond, bewegwijzering en boodschappen af; zo weet elke kraam waar hij staat en welke voorzieningen beschikbaar zijn. Op de dag zelf bouw je eerst tenten, tafels, kramen en verlichting op, waarna je pompoenen, hapjes en gekoelde dranken verdeelt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Marktindeling uitwerken
2 personen
3
Kraamhouders benaderen
2 personen
4
Kraamreserveringen verwerken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Leveranciers bevestigen
9
Vergunningseisen controleren
10
Stroompunten controleren
2 personen
11
Plattegrond en bewegwijzering maken
12
Kraamhouders informeren
13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Voorraad sorteren
2 personen
16
Pompoenen voorbereiden
3 personen
17
Hapjes voorbereiden
3 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Locatie openen
2 personen
20
Tenten opzetten
4 personen
21
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
22
Kramen indelen
3 personen
23
Versiering ophangen
3 personen
24
Verlichting plaatsen
3 personen
25
Informatiebord plaatsen
26
Kassa en betaalpunt klaarzetten
2 personen
27
Hapjes en drank klaarzetten
3 personen

Event

28
Kraamhouders ontvangen
2 personen
29
Bezoekers welkom heten
2 personen
30
Kassa bedienen
2 personen
31
Hapjes serveren
2 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Koffie en thee schenken
34
Afvalbakken legen
2 personen
35
Toiletten controleren
36
Licht en veiligheid controleren
2 personen
37
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

38
Kassa afsluiten
2 personen
39
Kraamhouders laten uitladen
2 personen
40
Versiering en verlichting verwijderen
3 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
42
Afval verzamelen
3 personen
43
Servies afwassen
2 personen
44
Locatie schoonmaken
3 personen
45
Materialen controleren
2 personen
46
Huurmaterialen retourneren
2 personen
47
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 4

Decoratie

Kunststof pompoenenaantal 20
Halloweenlichtslingersaantal 8
Spinnenwebdecoratieaantal 10
Kunstspinnenaantal 30
Skelettenaantal 4
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 12
Krijtbordenaantal 6
Prijskaartjesaantal 30
Pijlbordenaantal 10

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 12
LED-kaarsenaantal 30
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Betaalterminal
Kassabox
Megafoon

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Tangenaantal 4
Koelelementenaantal 12

Schoonmaak

Bezemsaantal 3
Vuilnisbakkenaantal 8
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer kramen niet alleen op naam: noteer per kraam het benodigde tafeloppervlak, eventuele stroombehoefte en het aantal personen. Stuur de definitieve indeling uiterlijk 3 dagen vooraf door.
Controleer vergunningseisen en stroompunten minimaal 4 weken voor de markt. Tel het totale vermogen van koffiezetapparaten, waterkokers en verlichting op en leg verlengkabels en stekkerdozen apart klaar.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en sluit de inventaris 7 dagen vooraf. Maak daarna aparte serveerschalen en opscheplepels voor hapjes met verschillende ingrediënten.
Zet dranken pas op de ochtend zelf in koelboxen en tel op 2 tot 3 drankjes per persoon voor het eerste uur. Leg herbruikbare bekers, schenkkanen en afvalpunten direct naast de drankuitgifte.
Plan minimaal 2 uur voor opening voor opbouw: eerst tenten en tafels, daarna kramen, verlichting en bewegwijzering. Houd één persoon vrij voor vragen van kraamhouders en onverwachte stroom- of indelingsproblemen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Halloweenmarkt organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, kraamhouders en vergunningseisen. Rond reserveringen, leveranciers en aanmeldingen uiterlijk 2 weken voor de markt af.
Hoeveel tijd heb je nodig om een Halloweenmarkt op te bouwen?: Reken voor een kleine tot middelgrote markt op minimaal 2 uur opbouwtijd met een team van 3 tot 5 mensen. Tenten, tafels en kramen komen eerst; decoratie, verlichting en informatieborden volgen daarna.
Hoeveel drank heb je nodig voor een Halloweenmarkt?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker. Koel de voorraad in meerdere koelboxen en houd extra water apart voor kraamhouders en medewerkers.
Wanneer maak je de plattegrond van een Halloweenmarkt?: Maak een eerste indeling zodra het aantal kramen bekend is, bij voorkeur 2 weken vooraf. Stuur de definitieve plattegrond en bewegwijzering uiterlijk 3 dagen voor opening naar alle kraamhouders.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.