Zo organiseer je een Halloweenfeest zonder last-minute stress

Begin met de datum, locatie en verwachte groepsgrootte; die bepalen hoeveel tafels, stoelen, eten en begeleiding je nodig hebt. Werk daarna van grof naar fijn: verstuur uitnodigingen, verzamel dieetwensen, maak het programma en leg spelregels vast. Reserveer activiteiten op tijd en wijs vrijwilligers duidelijke taken toe. In de laatste week controleer je leveringen en boodschappen. Op de dag zelf test je batterijen en muziek, richt je de ruimte in en leg je kostuums, decoratie en materialen per onderdeel klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2
Ruimte reserveren
3
Uitnodigingen ontwerpen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Programma samenstellen
2 personen
8
Spelregels uitschrijven
9
Muziek afspeellijst maken
10
Vrijwilligers indelen
11
Activiteiten reserveren
12
Weersverwachting controleren
13
Definitieve gastenlijst maken
14
Leveringen bevestigen
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Kostuums voor vrijwilligers klaarleggen
2 personen
18
Decoratie sorteren
2 personen
19
Hapjes voorbereiden
3 personen
20
Pompoenen uithollen
3 personen
21
Batterijen testen
22
Muziekapparatuur testen
2 personen
23
Locatiesleutels ophalen
24
Ruimte openen
2 personen
25
Tafels opstellen
3 personen
26
Stoelen opstellen
3 personen
27
Buffettafels inrichten
2 personen
28
Dranken koud zetten
2 personen
29
Koffiepunt klaarzetten
30
Servies klaarzetten
2 personen
31
Versiering ophangen
4 personen
32
Lichtdecoratie plaatsen
2 personen
33
Fotoplek inrichten
2 personen
34
Spelstations klaarzetten
3 personen
35
Garderobe inrichten
2 personen
36
Inschrijftafel klaarzetten
37
Toiletten controleren
38
Veiligheidsronde uitvoeren
2 personen
39
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

40
Gasten ontvangen
3 personen
41
Aanwezigheid registreren
2 personen
42
Garderobe beheren
2 personen
43
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
44
Programma toelichten
45
Pompoenwedstrijd begeleiden
2 personen
46
Knutseltafel begeleiden
2 personen
47
Hapjes serveren
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Spookjestocht begeleiden
4 personen
50
Buffet openen
2 personen
51
Buffet aanvullen
3 personen
52
Buffet opruimen
3 personen
53
Kostuumwedstrijd begeleiden
2 personen
54
Prijswinnaars bekendmaken
55
Halloweenquiz begeleiden
2 personen
56
Dansmuziek verzorgen
57
Laatste ronde serveren
2 personen
58
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

59
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
60
Decoratie verwijderen
4 personen
61
Meubilair terugplaatsen
4 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Keuken schoonmaken
2 personen
65
Ruimte schoonmaken
3 personen
66
Toiletten schoonmaken
2 personen
67
Koelboxen leegmaken
2 personen
68
Apparatuur uitschakelen
2 personen
69
Locatie afsluiten
2 personen
70
Materialen inventariseren
2 personen
71
Geleende spullen retourneren
2 personen
72
Overgebleven eten verdelen
2 personen
73
Verloren voorwerpen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 12
Tafelkledenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Mokkenaantal 30
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8
Opscheptangenaantal 6
Serveerplateausaantal 10
Soeplepelsaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4

Decoratie

Kunststof pompoenenaantal 20
Pompoenlantaarnsaantal 10
Kunststof spinnenaantal 30
Kunststof vleermuizenaantal 25
Kunststof skelettenaantal 6
Kunststof grafstenenaantal 6
Halloweenlichtslingersaantal 8
Oranje slingersaantal 8
Zwarte slingersaantal 8
Kunststof spinnenwebaantal 10
Fotoframe
Decoratieve bezemsaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Ledkaarsenaantal 30
Zaklampenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Ovenschalenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Koelelementenaantal 12

Spelmateriaal

Knutselmattenaantal 6
Kinderschortenaantal 12
Verfkwastenaantal 30
Plaktafelsaantal 6
Quizkaartensetsaantal 4
Prijsbekersaantal 6
Ringwerpspel
Blikwerpspel
Visspel

Veiligheid

EHBO-kit
Brandblusdeken
Zaklampen voor buitenaantal 6
Antislipmattenaantal 6
Afzetlintaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Herbruikbare doekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma in blokken van 30 tot 60 minuten en schrijf spelregels vooraf uit. Zo hoef je tijdens het feest niet meer te bepalen wie uitlegt, begeleidt of de tijd bewaakt.
Vraag dieetwensen meteen bij de aanmelding uit en sluit de definitieve gastenlijst enkele dagen voor het feest. Koop daarna pas de laatste hoeveelheden hapjes en drank, zodat je minder hoeft te gokken.
Maak voor decoratie drie zones: entree, activiteitenruimte en buffet. Sorteer pompoenen, spinnen, vleermuizen, skeletten en grafstenen per zone; dat scheelt opbouwtijd wanneer de ruimte opengaat.
Test batterijen, Bluetoothspeakers, microfoon en verlichting vóór de gasten komen. Leg verlengsnoeren, stekkerdozen en powerbanks op één vaste plek, maar houd looppaden vrij.
Richt eerst tafels, stoelen, buffettafels en garderoberekken in en zet daarna pas servies en eten klaar. Houd minstens één tafel vrij voor uitgifte of een activiteit, zodat het buffet niet meteen vol raakt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Halloweenfeest organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 4 weken van tevoren en bevestig leveringen, activiteiten en vrijwilligers in de laatste 7 dagen.
Hoeveel eten moet ik voorzien voor een Halloweenfeest?: Reken bij een feest van ongeveer 3 uur op 6 tot 8 hapjes per volwassene, naast een buffet of maaltijd. Tel kinderen apart mee en houd rekening met de dieetwensen die je bij de aanmelding hebt verzameld.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Halloweenfeest?: Plan minimaal 1 vrijwilliger per activiteit en daarnaast 2 mensen voor ontvangst, buffet en praktische problemen. Bij meer dan 30 gasten werkt een extra begeleider voor garderobe of opruimen meestal beter dan één persoon met meerdere posten.
Wanneer zet je de decoratie en pompoenlantaarns neer?: Sorteer de decoratie de dag ervoor en zet de ruimte op de dag zelf 2 tot 3 uur voor aanvang klaar. Test batterijen en plaats pompoenlantaarns pas nadat tafels, kabels en looproutes definitief liggen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.