Zo organiseer je een Haagplantdag zonder gedoe

Begin een Haagplantdag niet met het bestellen van planten, maar met de locatie: controleer de ondergrond, leidingen, bereikbaarheid en toestemming. Bepaal daarna hoeveel haagplanten nodig zijn en vertaal dat naar werkzones, vrijwilligers en gereedschap. Regel de levering ruim op tijd en plan water geven zodra de planten aankomen. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke uitgifte, veilig afgezet werkterrein en materiaal per zone.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Plantlocatie inspecteren
2 personen
2
Plantplan en aantallen bepalen
2 personen
3
Vergunningen en toestemming controleren
4
Haagplanten en materiaal bestellen
2 personen
5
Locatie reserveren
6
Vrijwilligerslijst opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
11
Werkzones markeren
2 personen
12
Ondergrondse leidingen controleren
2 personen
13
Levering van planten bevestigen
14
Cateringhoeveelheden berekenen
15
Boodschappenlijst controleren
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Gereedschap controleren
2 personen
18
Vrijwilligers herinneren
19
Planten water geven
2 personen
20
Materialen naar locatie brengen
3 personen
21
Werkterrein veilig afzetten
2 personen
22
Partytenten opbouwen
4 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
24
Plantuitgiftepunt inrichten
2 personen
25
Gereedschap per werkzone verdelen
3 personen
26
Cateringtafel inrichten
2 personen
27
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
28
Aanmeldtafel klaarzetten
2 personen
29
Veiligheidsinstructies klaarleggen

Event

30
Vrijwilligers ontvangen
3 personen
31
Deelnemers registreren
2 personen
32
Werkindeling uitleggen
2 personen
33
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
34
Plantgaten uitzetten
4 personen
35
Plantgaten graven
12 personen
36
Haagplanten uitdelen
3 personen
37
Haagplanten planten
20 personen
38
Grond rond planten aandrukken
8 personen
39
Nieuwe aanplant water geven
6 personen
40
Dranken serveren
2 personen
41
Hapjes serveren
2 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Gebruikt servies inzamelen
2 personen
44
Plantresultaat fotograferen
45
Restmateriaal verzamelen
4 personen
46
Gereedschap innemen
3 personen

Nazorg

47
Afval scheiden
3 personen
48
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
49
Partytenten afbreken
4 personen
50
Servies afwassen
3 personen
51
Werkterrein schoonmaken
4 personen
52
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
53
Materialen terugbrengen
3 personen
54
Gereedschap schoonmaken
2 personen
55
Geleend materiaal retourneren
2 personen
56
Plantlocatie nalopen
2 personen
57
Nieuwe aanplant opnieuw water geven
2 personen
58
Deelnemers bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 60
Afvalbakkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Serveerbestekaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 80
Theelepelsaantal 40

Decoratie

Routepijlenaantal 12
Informatiebordenaantal 6
Naamstickersaantal 100
Tafelkledenaantal 6

Gereedschap

Spadesaantal 15
Scheppenaantal 10
Harkenaantal 8
Schoffelsaantal 8
Kruiwagensaantal 4
Gieteraantal 10
Tuinslangenaantal 2
Meetlintenaantal 4
Houten piketpalenaantal 40
Metselkoordaantal 4
Rubberen hamersaantal 4
Werkhandschoenenaantal 40
Kruiwagenzeilenaantal 2

Plantmateriaal

Haagplantenaantal 250
Boompalenaantal 40
Bindbandaantal 2
Compostaantal 20
Boomschorsaantal 15

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidsvestenaantal 12
Afzethekkenaantal 8

Verlichting

Bouwlampenaantal 4
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Afwasbakkenaantal 3
Handvegersaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Maak vóór je bestelt een plantplan met aantallen per werkzone. Zo voorkom je dat één groep zonder planten staat terwijl elders een overschot ontstaat.
Controleer ondergrondse leidingen en toestemming minimaal enkele weken vooraf. Een gewijzigde plantlocatie op de ochtend zelf zorgt snel voor vertraging en extra transport.
Bevestig de levering van de haagplanten uiterlijk 48 uur vooraf en wijs iemand aan die bij aankomst controleert of alles compleet en onbeschadigd is. Geef de planten direct water.
Zet gereedschap per werkzone klaar in plaats van alles op één centrale hoop. Reken per zone op voldoende spades, scheppen, harken, gieters en minstens één kruiwagen.
Plan de ontvangst en catering vóór de plantstart. Zet koffie, water en eten onder een partytent klaar, gebruik herbruikbaar servies en verzamel dieetwensen uiterlijk een week vooraf.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Haagplantdag organiseren?: Begin minimaal zes weken vooraf met de locatie, toestemming, het plantplan en de bestelling. Stuur uitnodigingen ongeveer vier weken vooraf en bevestig planten, catering en vrijwilligersindeling in de laatste week.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Haagplantdag?: Dat hangt af van het aantal planten en de lengte van de haag. Plan naast de plantgroepen minstens twee mensen voor ontvangst en plantuitgifte, één coördinator en één persoon voor water, catering en materiaal.
Wanneer moet je haagplanten water geven?: Geef planten direct water wanneer ze worden geleverd, ook als ze pas later die dag de grond in gaan. Houd ze tijdens de plantdag uit de volle zon en controleer na afloop of nieuw aangeplante planten voldoende nat staan.
Wat moet je op de dag zelf als eerste doen?: Zet eerst het werkterrein veilig af en markeer de werkzones. Richt daarna de plantuitgifte in, verdeel gereedschap per zone en geef vrijwilligers een korte uitleg voordat de eerste planten worden uitgedeeld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.