Zo organiseer je een griepprikdag zonder opstoppingen

Begin een griepprikdag niet met het klaarzetten van de ruimte, maar met de doelgroep, capaciteit en planning. Bepaal hoeveel mensen je uitnodigt en hoeveel zorgverleners nodig zijn om de aanmeldingen binnen de beschikbare uren af te handelen. Regel daarna vaccins, materialen, toestemmingsformulieren en een duidelijke route. Op de dag zelf moeten registratie, vaccinatie en nazorg logisch achter elkaar liggen, terwijl de vaccins gecontroleerd gekoeld blijven.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Zorgverleners inroosteren
3
Doelgroep bepalen
4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Vaccins bestellen
8
Materialen bestellen
9
Toestemmingsformulieren maken
10
Route en looprichting maken
2 personen
11
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
12
Vragen van deelnemers beantwoorden
2 personen
13
Herinneringen versturen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Vaccins en materialen controleren
2 personen
16
Koelketen voorbereiden
2 personen
17
Registratielijsten afdrukken
18
Materialen per werkplek verdelen
2 personen
19
Ruimte klaarzetten
3 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
21
Privacy schermen plaatsen
2 personen
22
Routebordjes ophangen
2 personen
23
Registratiebalie inrichten
2 personen
24
Vaccinatiekamers inrichten
3 personen
25
Koelboxen vullen en controleren
2 personen
26
Team veiligheidsinstructie geven

Event

27
Deelnemers ontvangen
3 personen
28
Aanmeldingen afvinken
2 personen
29
Identiteitsgegevens controleren
2 personen
30
Gezondheidsvragen controleren
3 personen
31
Vaccinaties toedienen
4 personen
32
Vaccinaties registreren
2 personen
33
Deelnemers naar wachtruimte begeleiden
2 personen
34
Deelnemers na prik observeren
2 personen
35
Dranken bijvullen
36
Afvalbakken legen
37
Laatste deelnemers afronden
3 personen
38
Vaccins veilig opbergen
2 personen

Nazorg

39
Medisch afval afsluiten
2 personen
40
Registratiegegevens veilig archiveren
2 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
42
Medische werkplekken schoonmaken
2 personen
43
Wachtruimte schoonmaken
2 personen
44
Afval afvoeren
2 personen
45
Voorraad tellen
46
Overgebleven materialen retourneren
47
Deelnemersinformatie opvolgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Informatiebalie
Werktafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Wachtbankenaantal 6
Privacy schermenaantal 4

Apparatuur

Laptopaantal 3
Tabletsaantal 4
Printer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Thermometeraantal 2
Medische koelboxenaantal 3

Medisch

Koelelementenaantal 12
Afsluitbare medicijnbakaantal 2
Pleisterdispensersaantal 4
Desinfecterende werkmattenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Koffiekopjesaantal 30
Roerstaafjesaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerschalenaantal 4
Serveertangenaantal 4

Schoonmaak

Handpompdispensersaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Afvalbakkenaantal 8
Pedaalemmer voor medisch afvalaantal 4

Decoratie

Routebordjesaantal 12
Informatiebordenaantal 6
Pijlenstickersaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Plan eerst de capaciteit: deel het aantal aangemelde deelnemers door het aantal vaccinatieplekken en beschikbare uren. Zo zie je tijdig of extra zorgverleners of een langere prikdag nodig zijn.
Verstuur uitnodigingen ruim vóór de prikdag en stuur minimaal één herinnering. Vermeld daarbij het tijdstip, de locatie, wat deelnemers moeten meenemen en hoe zij zich kunnen afmelden of vragen kunnen stellen.
Maak de looproute vóór je de ruimte inricht: deelnemers moeten van registratie naar wachtplek, vaccinatiekamer en uitgang kunnen zonder terug te lopen. Routebordjes en privacy schermen voorkomen verwarring en onnodige wachtrijen.
Controleer vaccins en koelmaterialen op de dag zelf, vóór de eerste deelnemer arriveert. Vul de medische koelboxen met gecontroleerde koelelementen, leg de thermometer klaar en houd de koelketen tijdens de hele prikdag bij.
Verdeel materialen per werkplek in plaats van alles op één tafel te leggen. Leg registratiebenodigdheden bij de informatiebalie, medische materialen in de vaccinatiekamers en controleer ook verlengkabels, stekkerdozen, afvalbakken en de pedaalemmer voor medisch afval.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een griepprikdag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken van tevoren met doelgroep, locatie, zorgverleners en vaccinbestelling. Verstuur uitnodigingen zodra datum en capaciteit vaststaan en plan de laatste herinnering ongeveer 3 tot 7 dagen vooraf.
Hoeveel zorgverleners heb je nodig voor een griepprikdag?: Dat hangt af van het aantal deelnemers en de beschikbare uren. Reken de aanmeldingen om naar het aantal vaccinaties per werkplek per uur en plan daarnaast aparte capaciteit voor registratie, vragen en eventuele uitloop.
Wanneer moeten de vaccins worden gecontroleerd?: Controleer de levering zodra de vaccins binnenkomen en opnieuw op de ochtend van de prikdag. Controleer dan ook de thermometer, medische koelboxen en koelelementen, zodat de koelketen vóór de start is voorbereid.
Hoe richt je de ruimte in voor een griepprikdag?: Zet registratie, wachten, vaccinatie en uitgang in één logische richting op. Richt elke vaccinatiekamer in met een werktafel, stoel, privacy scherm en medische afvalbak en houd minstens één aparte plek vrij voor vragen of vertraging.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.