Organiser une journée de vaccination contre la grippe

Une journée de vaccination contre la grippe se prépare d’abord comme un parcours, puis comme une permanence de soins. Commencez par réserver un lieu adapté, définir le public accueilli et planifier les soignants avant d’ouvrir les inscriptions. Le nombre de participants détermine les doses à commander, le matériel et le nombre de postes. Le jour venu, la chaîne du froid, la confidentialité et une circulation sans croisements demandent une vérification séparée.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Planifier les soignants
3
Définir le public cible
4
Rédiger les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Commander les vaccins
8
Commander le matériel
9
Créer les formulaires de consentement
10
Créer le parcours et le sens de marche
2 personnes
11
Confirmer les inscriptions
2 personnes
12
Répondre aux questions des participants
2 personnes
13
Envoyer des rappels
14
Faire les courses
2 personnes
15
Vérifier les vaccins et le matériel
2 personnes
16
Préparer la chaîne du froid
2 personnes
17
Imprimer les listes d’inscription
18
Répartir le matériel par poste de travail
2 personnes
19
Préparer la salle
3 personnes
20
Installer les tables et les chaises
3 personnes
21
Installer des écrans de confidentialité
2 personnes
22
Installer les panneaux d'orientation
2 personnes
23
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
24
Aménager les salles de vaccination
3 personnes
25
Remplir et vérifier les glacières
2 personnes
26
Donner les consignes de sécurité à l’équipe

Événement

27
Accueillir les participants
3 personnes
28
Cocher les inscriptions
2 personnes
29
Vérifier les pièces d’identité
2 personnes
30
Vérifier les questions de santé
3 personnes
31
Administrer les vaccins
4 personnes
32
Enregistrer les vaccinations
2 personnes
33
Accompagner les participants vers la salle d’attente
2 personnes
34
Observer les participants après l’injection
2 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
36
Vider les poubelles
37
Boucler les derniers participants
3 personnes
38
Stocker les vaccins en toute sécurité
2 personnes

Suivi

39
Fermer les déchets médicaux
2 personnes
40
Archiver les données d’inscription en toute sécurité
2 personnes
41
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
42
Nettoyer les espaces de soins médicaux
2 personnes
43
Nettoyer la salle d’attente
2 personnes
44
Évacuer les déchets
2 personnes
45
Compter le stock
46
Retourner le matériel restant
47
Suivi des informations des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Bureau d’information
Tables de travailqté 8
Chaisesqté 40
Bancs d’attenteqté 6
Paravents de confidentialitéqté 4

Équipement

Ordinateur portableqté 3
Tablettesqté 4
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Thermomètreqté 2
Glacières médicalesqté 3

Médical

Pains de glaceqté 12
Boîte à médicaments verrouillableqté 2
Distributeurs de pansementsqté 4
Tapis de travail désinfectantsqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 50
Tasses à caféqté 30
Bâtonnets mélangeursqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 4
Pinces de serviceqté 4

Nettoyage

Distributeurs à pompe manuelleqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Poubellesqté 8
Poubelle à pédale pour déchets médicauxqté 4

Décoration

Panneaux d’orientationqté 12
Panneaux d'informationqté 6
Autocollants flèchesqté 30

Catering

Courses

Conseils

Fixez la capacité avant d’envoyer les invitations : prévoyez un créneau d’inscription, un espace d’attente et un temps de vaccination par personne. Confirmez ensuite chaque inscription pour éviter les arrivées groupées.
Commandez les vaccins et le matériel dès que le nombre attendu est connu. Gardez une marge raisonnable, mais vérifiez les quantités reçues avant l’installation plutôt que le matin même.
Dessinez le parcours avant de déplacer les tables : inscription, attente, vaccination puis sortie doivent être clairement séparées. Installez les panneaux d’orientation et les écrans de confidentialité avant l’arrivée du public.
Préparez les formulaires de consentement et les listes d’inscription à l’avance, avec une version imprimée de secours. Les tablettes et l’imprimante ne doivent pas être votre seul moyen d’enregistrer les participants.
Contrôlez la chaîne du froid juste avant l’ouverture et pendant la journée avec un thermomètre. Répartissez le matériel par poste, remplissez les glacières médicales et prévoyez une poubelle à pédale pour les déchets médicaux dans chaque zone de vaccination.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée de vaccination contre la grippe ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, planifier les soignants, commander les vaccins, ouvrir les inscriptions et envoyer au moins un rappel.
Combien de personnes peut-on inscrire par heure ?: Le nombre dépend du nombre de soignants et de postes de vaccination. Pour établir votre capacité, partez du temps réel par personne, puis gardez une marge de 10 à 15 % pour les questions, les formulaires et les retards.
Quand faut-il préparer la chaîne du froid ?: Préparez les glacières médicales et les pains de glace avant l’ouverture, puis vérifiez la température juste avant l’arrivée des participants. Notez les contrôles pendant toute la permanence selon les règles applicables à vos vaccins.
Que faut-il prévoir si une personne arrive sans inscription ?: Décidez cette règle avant l’envoi des invitations : accueil selon les places restantes ou orientation vers un autre créneau. Gardez une petite capacité tampon par heure et utilisez une liste séparée pour ne pas désorganiser les inscriptions confirmées.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.