Zo organiseer je een golftoernooi zonder gaten in de planning

Begin met de datum, de golfbaan en het wedstrijdformat; die drie keuzes bepalen vrijwel de rest van je organisatie. Leg daarna starttijden, inschrijving, sponsoring en catering vast voordat je deelnemers uitnodigt. Controleer handicaps en dieetwensen niet pas op de speeldag, maar verwerk ze in de definitieve startlijst. Regel ook praktische details zoals sponsorlogo’s, gegraveerde prijzen, scorekaarten en een plan voor slecht weer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum bevestigen
2 personen
2
Golfbaan reserveren
3
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
4
Starttijden vastleggen
2 personen
5
Sponsorpakketten samenstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Sponsorwerving uitvoeren
3 personen
9
Prijzen inkopen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Golfhandicaps controleren
2 personen
13
Teams samenstellen
2 personen
14
Startlijst publiceren
15
Catering reserveren
2 personen
16
Fotograaf reserveren
17
Prijzen graveren
18
Sponsorlogo's verzamelen
2 personen
19
Baanregels opvragen
20
Weersverwachting controleren
21
Definitieve startlijst maken
2 personen
22
Deelnemers informeren
2 personen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Wedstrijdkaarten printen
25
Prijzen en goodiebags sorteren
2 personen

Event

26
Registratietafel klaarzetten
2 personen
27
Sponsorborden plaatsen
3 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
29
Partytenten opbouwen
4 personen
30
Decoratie ophangen
2 personen
31
Dranken koud zetten
2 personen
32
Buffet opbouwen
3 personen
33
Golfkarretjes controleren
2 personen
34
Wedstrijdholes markeren
3 personen
35
Scorekaarten verdelen
2 personen
36
Registratiebalie bemannen
3 personen
37
Deelnemers ontvangen
3 personen
38
Goodiebags uitdelen
2 personen
39
Welkomstdrank serveren
2 personen
40
Openingstoespraak verzorgen
41
Spelregels toelichten
42
Startgroepen begeleiden
3 personen
43
Tussenstanden registreren
2 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Wedstrijdvragen beantwoorden
2 personen
47
Scorekaarten innemen
2 personen
48
Scores controleren
2 personen
49
Dinerbuffet openen
3 personen
50
Diner serveren
4 personen
51
Winnaars aankondigen
52
Prijzen uitreiken
2 personen
53
Bedankwoord uitspreken
54
Donatieopbrengst bekendmaken

Nazorg

55
Servies verzamelen
3 personen
56
Afval verzamelen
3 personen
57
Buffet afbreken
3 personen
58
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
59
Partytenten afbreken
4 personen
60
Sponsorborden verwijderen
2 personen
61
Locatie schoonmaken
4 personen
62
Materialen inventariseren
2 personen
63
Huurmaterialen retourneren
2 personen
64
Golfmateriaal retourneren
2 personen
65
Foto's verzamelen
66
Bedankmail versturen
2 personen
67
Sponsoroverzicht bijwerken
68
Opbrengst overmaken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Buffettafelsaantal 6
Statafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 18

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Megafoon
Laptop
Printer

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Drinkglazenaantal 160
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 140
Besteksetsaantal 140
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Koffiekannenaantal 4

Sportmateriaal

Golfballenaantal 180
Golfteesaantal 500
Scorekaartenaantal 100
Potlodenaantal 120
Wedstrijdvlaggenaantal 18
Afzetlintaantal 4
Golfparaplu'saantal 12
Golfkarretjesaantal 18
Hesjesaantal 12

Decoratie

Sponsorbordenaantal 30
Pijlbordenaantal 12
Welkomstbord
Ballonnenaantal 100
Tafeldecoratieaantal 12
Prijzenbekersaantal 12
Goodiebagsaantal 100
Naamkaartjesaantal 100

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezem en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20

Keuken

Koelcontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 10
Aluminiumfolieaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de golfbaan en leg het wedstrijdformat vroeg vast. Vraag meteen naar baanregels, beschikbare starttijden en de uiterste datum waarop je het definitieve aantal spelers moet doorgeven.
Open het aanmeldformulier zodra de datum en starttijden bekend zijn. Vraag daarin om handicap, teamvoorkeur en dieetwensen; sluit de inschrijving bijvoorbeeld 10 tot 14 dagen voor het toernooi zodat je teams en catering nog kunt aanpassen.
Maak sponsorwerving concreet met sponsorpakketten en een uiterste aanleverdatum voor logo’s. Verzamel logo’s minimaal 2 weken vooraf, zodat drukwerk en zichtbaarheid op de baan niet op het laatste moment hoeven te worden geregeld.
Controleer de definitieve startlijst twee keer: eerst op handicaps en teamindeling, daarna op wijzigingen in afmeldingen. Publiceer de lijst uiterlijk 3 dagen vooraf en informeer deelnemers over starttijd, baanregels, parkeren en wat ze zelf moeten meenemen.
Sorteer prijzen, goodiebags, wedstrijdkaarten, golfballen, tees en potloden per onderdeel voordat de eerste spelers arriveren. Test printer, laptop, megafoon, verlengkabels en stekkerdozen de dag ervoor; juist deze spullen worden vaak pas ontdekt wanneer de registratie al begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een golftoernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met de datum en baanreservering. Voor een klein toernooi kan 8 tot 12 weken volstaan, maar sponsors, catering en prijzen hebben dan weinig uitloopruimte.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de inschrijving van een golftoernooi?: Open de inschrijving minimaal 6 weken voor de speeldatum en sluit haar 10 tot 14 dagen vooraf. Zo houd je tijd over om handicaps te controleren, teams samen te stellen en de catering definitief te bestellen.
Wanneer maak je de startlijst van een golftoernooi?: Maak een voorlopige indeling zodra de inschrijving sluit en controleer die opnieuw 3 tot 5 dagen voor het toernooi. Publiceer de definitieve startlijst uiterlijk 3 dagen vooraf, inclusief starttijd en baaninformatie.
Hoeveel golfballen en tees heb je nodig per deelnemer?: Leg per deelnemer minimaal 3 golfballen en 5 tees klaar als praktische reserve voor de start en registratie. Tel daarnaast extra voorraad mee voor verlies, oefenslagen en deelnemers die zonder eigen materiaal komen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.