Organiser un tournoi de golf, étape par étape

Commencez par bloquer la date et réserver le parcours avant d’ouvrir les inscriptions. Le format du concours, les horaires de départ et les handicaps déterminent ensuite la composition des équipes et la liste de départ. Prévoyez rapidement les sponsors, les lots, le traiteur et le photographe : ces éléments sont souvent réservés trop tard. La dernière semaine sert surtout à confirmer les participants, imprimer les cartes de compétition et vérifier la météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date du tournoi
2 personnes
2
Réserver le terrain de golf
3
Définir le format du concours
2 personnes
4
Fixer les heures de départ
2 personnes
5
Composer les packs de sponsoring
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Mener la recherche de sponsors
3 personnes
9
Acheter les prix
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Vérifier les handicaps de golf
2 personnes
13
Former les équipes
2 personnes
14
Publier la liste de départ
15
Réserver le catering
2 personnes
16
Réserver le photographe
17
Graver les prix
18
Rassembler les logos des sponsors
2 personnes
19
Demander les règles de la piste
20
Vérifier les prévisions météo
21
Établir la liste de départ définitive
2 personnes
22
Informer les participants
2 personnes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Imprimer les cartes de compétition
25
Trier les prix et les goodie bags
2 personnes

Événement

26
Préparer la table d'inscription
2 personnes
27
Installer les panneaux des sponsors
3 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Monter les tentes de réception
4 personnes
30
Installer la décoration
2 personnes
31
Mettre les boissons au frais
2 personnes
32
Monter le buffet
3 personnes
33
Vérifier les voiturettes de golf
2 personnes
34
Marquer les trous de la compétition
3 personnes
35
Distribuer les cartes de score
2 personnes
36
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
37
Accueillir les participants
3 personnes
38
Distribuer les sacs cadeaux
2 personnes
39
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
40
Prononcer le discours d'ouverture
41
Expliquer les règles du jeu
42
Accompagner les groupes de départ
3 personnes
43
Enregistrer les classements intermédiaires
2 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Servir des amuse-bouches
3 personnes
46
Répondre aux questions du concours
2 personnes
47
Récupérer les cartes de score
2 personnes
48
Vérifier les scores
2 personnes
49
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
50
Servir le dîner
4 personnes
51
Annoncer les gagnants
52
Remettre les prix
2 personnes
53
Prononcer le discours de remerciement
54
Annoncer le montant des dons

Suivi

55
Rassembler la vaisselle
3 personnes
56
Rassembler les déchets
3 personnes
57
Démonter le buffet
3 personnes
58
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
59
Démonter les tentes de fête
4 personnes
60
Retirer les panneaux des sponsors
2 personnes
61
Nettoyer le lieu
4 personnes
62
Inventorier le matériel
2 personnes
63
Retourner les matériels de location
2 personnes
64
Retourner le matériel de golf
2 personnes
65
Rassembler les photos
66
Envoyer un e-mail de remerciement
2 personnes
67
Mettre à jour l’aperçu des sponsors
68
Transférer le produit
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaisesqté 110
Tables de buffetqté 6
Tables hautesqté 8
Nappesqté 18

Équipement

Glacièresqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Mégaphone
Ordinateur portable
Imprimante

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à boireqté 160
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 140
Couvertsqté 140
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4

Matériel de sport

Balles de golfqté 180
Tees de golfqté 500
Fiches de scoreqté 100
Crayonsqté 120
Drapeaux de matchqté 18
Ruban de balisageqté 4
Parapluies de golfqté 12
Voiturettes de golfqté 18
Giletsqté 12

Décoration

Panneaux de sponsorqté 30
Panneaux indicateursqté 12
Panneau d’accueil
Ballonsqté 100
Décoration de tableqté 12
Coupes de prixqté 12
Sacs cadeauxqté 100
Badges nominatifsqté 100

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balai et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Chiffons microfibresqté 20

Cuisine

Conteneurs réfrigérésqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 10
Papier aluminiumqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez le parcours au moins 3 à 6 mois à l’avance, puis demandez immédiatement ses règles, ses horaires disponibles et ses contraintes logistiques.
Ouvrez les inscriptions seulement après avoir fixé le format, le nombre maximal de joueurs et la date limite. Demandez dès le formulaire les handicaps et les besoins alimentaires.
Composez les packs de sponsoring avant de contacter les entreprises : prévoyez des contreparties précises et récupérez les logos au plus tard 10 jours avant le tournoi pour les supports imprimés.
Publiez une première liste de départ environ 7 jours avant l’événement, puis envoyez la version définitive 24 à 48 heures avant. Cela laisse le temps de corriger les désistements et les erreurs de handicap.
Préparez séparément les prix, les goodie bags, les cartes, les crayons, les balles et les tees la veille. Contrôlez aussi les rallonges, multiprises, machines à café et glacières avant l’arrivée des joueurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de golf ?: Prévoyez idéalement 3 à 6 mois. Ce délai permet de réserver le parcours, trouver les sponsors, acheter les prix et traiter les inscriptions sans devoir tout confirmer dans les deux dernières semaines.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un tournoi de golf ?: Ouvrez-les dès que la date, le parcours et le format sont confirmés, généralement 8 à 12 semaines avant le tournoi. Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant pour former les équipes et vérifier les handicaps.
Quand envoyer la liste de départ aux participants ?: Envoyez une première version 7 jours avant, puis la liste définitive 24 à 48 heures avant le départ. Indiquez l’heure de départ, l’équipe et les consignes particulières du parcours.
Que faut-il prévoir pour la restauration d’un tournoi de golf ?: Confirmez le traiteur au moins 4 semaines à l’avance et transmettez les besoins alimentaires 7 à 10 jours avant. Prévoyez aussi les tables de buffet, glacières, bacs de maintien au chaud, machines à café, gobelets, verres et couverts.

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