Zo organiseer je een golftoernooi zonder verrassingen

Begin niet met de uitnodiging, maar met de golfbaan: zonder beschikbare datum, starttijden en passende wedstrijdvorm kun je geen betrouwbare inschrijving openen. Leg daarna handicaps, deelnemersaantallen, catering en vervoer over de baan vast. De laatste week draait om controle: startlijst publiceren, wedstrijdmappen vullen, golfballen en scorekaarten klaarleggen en dranken koelen. Zo voorkom je dat deelnemers op de dag zelf nog informatie missen of dat de eerste flight niet op tijd kan starten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemers uitnodigen
2 personen
2
Inschrijfformulier openen
3
Golfbaan reserveren
4
Wedstrijdvorm bepalen
2 personen
5
Starttijden vastleggen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Handicaps controleren
2 personen
9
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
10
Prijzengeld vastleggen
11
Catering bestellen
12
Prijzen en bekers bestellen
13
Golfkarretjes reserveren
14
Baaninformatie opvragen
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Deelnemerslijst afronden
2 personen
17
Startlijst publiceren
18
Deelnemers informeren
2 personen
19
Weersverwachting controleren
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Prijzen ophalen
22
Wedstrijdmappen vullen
2 personen
23
Golfballen sorteren
2 personen
24
Scorekaarten voorbereiden
2 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Koffiepunt voorbereiden
2 personen
27
Hapjes voorbereiden
3 personen
28
Registratietafel opstellen
2 personen
29
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
30
Partytenten opzetten
4 personen
31
Wedstrijdposters ophangen
2 personen
32
Baanmarkeringen controleren
2 personen
33
Startblokken controleren
2 personen
34
Scoreverwerking klaarzetten
2 personen
35
EHBO-middelen klaarleggen
36
Parkeerborden plaatsen
2 personen
37
Muziek klaarzetten
38
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

39
Registratie openen
3 personen
40
Deelnemers ontvangen
3 personen
41
Startpakketten uitdelen
2 personen
42
Koffie en thee serveren
2 personen
43
Wedstrijd uitleggen
44
Groepsfoto maken
2 personen
45
Startgroepen begeleiden
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Hapjes serveren
3 personen
48
Scorekaarten innemen
2 personen
49
Scores controleren
2 personen
50
Buffet opbouwen
4 personen
51
Buffet serveren
4 personen
52
Servies verzamelen
2 personen
53
Prijswinnaars controleren
2 personen
54
Prijsuitreiking begeleiden
2 personen
55
Bedankwoord verzorgen
56
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

57
Afval verzamelen
3 personen
58
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
59
Partytenten afbreken
4 personen
60
Golfmateriaal verzamelen
3 personen
61
Keuken schoonmaken
2 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Locatie schoon opleveren
3 personen
64
Materialen droog opslaan
2 personen
65
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
66
Restanten inventariseren
67
Uitslagen versturen
68
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Statafelsaantal 6
Tafelkleedhoezenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Golfclubsaantal 12
Golfballenaantal 150
Teesaantal 500
Scorekaartenhoudersaantal 20
Afstandsmetersaantal 6
Paraplu'saantal 12
Baanpalenaantal 18
Startbordenaantal 4
Golfhanddoekenaantal 30
Golfkarretjesaantal 10

Servies

Bordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Messenaantal 80
Vorkenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 2

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 6
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
Printer
Betaalterminal

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Mengkommenaantal 4
Koelelementenaantal 20
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Ballenonnenaantal 4
Bannersaantal 6
Tafeldecoratieaantal 8
Naambordjesaantal 80
Pijlbordenaantal 12
Pennenaantal 40
Badgehoudersaantal 80

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de golfbaan voordat je deelnemers uitnodigt. Leg meteen de beschikbare starttijden, baaninformatie, het aantal golfkarretjes en de uiterste datum voor wijzigingen vast.
Open de inschrijving pas wanneer de wedstrijdvorm en het reglement duidelijk zijn. Vraag naast contactgegevens ook handicap en dieetwensen uit, zodat je de startlijst en catering niet achteraf hoeft te herstellen.
Controleer handicaps en aanmeldingen uiterlijk één week voor het toernooi. Maak daarna de deelnemerslijst definitief en publiceer de startlijst met flightindeling en starttijd.
Maak per flight of deelnemer een wedstrijdmap met scorekaart en benodigde informatie. Sorteer golfballen en controleer tees, scorekaartenhouders, baanpalen en startborden vóór de wedstrijddag.
Plan de opbouw en catering op basis van het programma, niet alleen van het aantal deelnemers. Zet dranken tijdig koud, controleer koffiezetapparaten en warmhoudbakken en houd paraplu’s klaar voor wisselvallig weer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een golftoernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de golfbaan en wedstrijdvorm. Open de inschrijving daarna, zodat je nog tijd hebt om handicaps te controleren, catering te bestellen en prijzen te regelen.
Wanneer moet ik de startlijst van een golftoernooi publiceren?: Publiceer de startlijst ongeveer 5 tot 7 dagen voor het toernooi. Deelnemers hebben dan tijd om hun starttijd, flight en praktische baaninformatie te controleren.
Hoeveel deelnemers passen er in een golftoernooi?: Dat hangt af van het aantal beschikbare starttijden en de flightgrootte. Reken bij flights van vier spelers bijvoorbeeld met 4 deelnemers per starttijd en voeg ruimte toe voor late wijzigingen.
Wanneer bestel je catering voor een golftoernooi?: Leg de catering 1 tot 2 weken vooraf vast, zodra het verwachte deelnemersaantal bekend is. Geef dieetwensen en het definitieve aantal uiterlijk enkele dagen voor het toernooi door aan de leverancier.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.