Organiser un tournoi de golf étape par étape

Un tournoi de golf se prépare d’abord avec le terrain, le format de l’épreuve et les horaires de départ. Ensuite, les inscriptions permettent de vérifier les handicaps, les besoins alimentaires et le nombre de voiturettes nécessaires. Le règlement, les cartes de score et la liste de départ doivent être finalisés avant le jour du tournoi. Gardez enfin du temps pour la météo, le catering, les prix et l’installation sur place : ce sont les points qui prennent le plus souvent du retard.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Inviter les participants
2 personnes
2
Ouvrir le formulaire d’inscription
3
Réserver le terrain de golf
4
Déterminer le format de l’épreuve
2 personnes
5
Fixer les heures de départ
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Vérifier les handicaps
2 personnes
9
Établir le règlement du concours
2 personnes
10
Fixer les prix
11
Commander le catering
12
Commander les prix et les coupes
13
Réserver des voiturettes de golf
14
Demander des informations sur la piste
15
Répartir les bénévoles
2 personnes
16
Finaliser la liste des participants
2 personnes
17
Publier la liste de départ
18
Informer les participants
2 personnes
19
Vérifier les prévisions météo
20
Faire les courses
2 personnes
21
Récupérer les prix
22
Remplir les dossiers du concours
2 personnes
23
Trier les balles de golf
2 personnes
24
Préparer les cartes de score
2 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Préparer le point café
2 personnes
27
Préparer les en-cas
3 personnes
28
Installer la table d’inscription
2 personnes
29
Installer les tables et les chaises
3 personnes
30
Installer les tentes de fête
4 personnes
31
Accrocher les affiches du concours
2 personnes
32
Vérifier les marquages de piste
2 personnes
33
Vérifier les starting-blocks
2 personnes
34
Préparer le traitement des scores
2 personnes
35
Préparer le matériel de premiers secours
36
Installer les panneaux de stationnement
2 personnes
37
Préparer la musique
38
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

39
Ouvrir l’inscription
3 personnes
40
Accueillir les participants
3 personnes
41
Distribuer les kits de départ
2 personnes
42
Servir le café et le thé
2 personnes
43
Expliquer la compétition
44
Prendre une photo de groupe
2 personnes
45
Accompagner les groupes de départ
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
48
Récupérer les cartes de score
2 personnes
49
Vérifier les scores
2 personnes
50
Monter le buffet
4 personnes
51
Servir le buffet
4 personnes
52
Rassembler la vaisselle
2 personnes
53
Vérifier les gagnants
2 personnes
54
Animer la remise des prix
2 personnes
55
Prononcer les remerciements
56
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

57
Rassembler les déchets
3 personnes
58
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
59
Démonter les tentes de fête
4 personnes
60
Rassembler le matériel de golf
3 personnes
61
Nettoyer la cuisine
2 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Remettre le lieu propre
3 personnes
64
Stocker le matériel au sec
2 personnes
65
Retourner le matériel loué
2 personnes
66
Inventorier les restes
67
Envoyer les résultats
68
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tables hautesqté 6
Housses de nappesqté 8
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Clubs de golfqté 12
Balles de golfqté 150
Teesqté 500
Porte-cartes de scoreqté 20
Télémètresqté 6
Parapluiesqté 12
Poteaux de pisteqté 18
Panneaux de départqté 4
Serviettes de golfqté 30
Voiturettes de golfqté 10

Vaisselle

Assiettesqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Verresqté 100
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 80
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 2

Équipement

Machines à caféqté 2
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Ordinateur portable
Imprimante
Terminal de paiement

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Saladiersqté 4
Pains de glaceqté 20
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 6

Décoration

Ballonsqté 4
Bannièresqté 6
Décoration de tableqté 8
Badges nominatifsqté 80
Panneaux indicateursqté 12
Stylosqté 40
Porte-badgesqté 80

Catering

Courses

Conseils

Réservez le terrain avant d’ouvrir les inscriptions : confirmez le format accepté, les horaires disponibles, les règles locales et le nombre de voiturettes au moins 6 à 8 semaines à l’avance.
Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant le tournoi. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les handicaps, les besoins alimentaires et les départs avant de publier la liste.
Envoyez le règlement avec la confirmation de participation : précisez le format, les heures de départ, les règles de score, les consignes pour les voiturettes et la date limite de modification.
Préparez les cartes de score, les porte-cartes, les tees, les balles et les panneaux de départ la veille. Triez aussi les balles et rassemblez les dossiers du concours pour éviter les recherches au premier départ.
Commandez le catering et les prix dès que le nombre de participants est presque connu, idéalement 10 à 14 jours avant. Refroidissez les boissons et vérifiez les prévisions météo la veille pour ajuster les tentes, les parapluies et l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de golf ?: Prévoyez 6 à 8 semaines pour un tournoi de taille courante. Ce délai couvre la réservation du terrain, les inscriptions, le format, les départs, le catering et la commande des prix.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à un tournoi de golf ?: Clôturez-les 7 à 10 jours avant l’épreuve. Il restera assez de temps pour contrôler les handicaps, recueillir les besoins alimentaires et établir la liste de départ.
Quand publier les heures de départ ?: Publiez la liste de départ 2 à 3 jours avant le tournoi, après la vérification des handicaps et des éventuelles demandes de voiturette. Envoyez-la aussi directement aux participants.
Combien de voiturettes de golf faut-il prévoir ?: Basez le calcul sur les demandes confirmées et sur les règles du terrain, puis gardez une marge d’une voiturette si le site le permet. Faites le décompte définitif 7 à 10 jours avant le tournoi.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.