Zo organiseer je een Gezondheidsdag zonder last-minute stress

Begin met het programma en de datum, en leg daarna direct de locatie en ruimtes vast. Een Gezondheidsdag vraagt meer voorbereiding dan alleen workshops plannen: je verwerkt aanmeldingen, verzamelt dieetwensen en stemt materialen en techniek af met partners. Werk toe naar een duidelijke ontvangstbalie, route door de ruimtes en een programma dat bezoekers meteen kunnen volgen. Plan de laatste controles uiterlijk een dag vooraf, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft op te bouwen en te ontvangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en ruimtes reserveren
3
Gezondheidspartners benaderen
2 personen
4
Workshops en demonstraties vastleggen
2 personen
5
Aanmeldformulier opstellen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemerslijst bijwerken
10
Herinnering naar deelnemers sturen
11
Programma afdrukken
12
Routeborden maken
13
Contactgegevens controleren
14
Dieetoverzicht delen
15
Materialen ophalen
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Groenten en fruit wassen
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
3 personen
19
Dranken koelen
20
EHBO-materialen controleren
21
Meetapparatuur testen
2 personen
22
Presentaties klaarzetten
2 personen
23
Inschrijfformulieren klaarleggen
24
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
25
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
26
Workshopruimtes indelen
3 personen
27
Beweegzone inrichten
3 personen
28
Gezondheidsstands opbouwen
4 personen
29
Decoratie ophangen
2 personen
30
Routeborden plaatsen
2 personen
31
Techniek aansluiten
2 personen
32
Microfoon testen
33
Presentaties controleren
34
Buffet klaarzetten
3 personen
35
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
36
Dranken koud zetten
2 personen
37
Hapjes uitstallen
2 personen

Event

38
Registratiebalie bemannen
2 personen
39
Deelnemers welkom heten
2 personen
40
Programma toelichten
41
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
42
Gezondheidsmetingen uitvoeren
3 personen
43
Leefstijlworkshop begeleiden
2 personen
44
Beweegworkshop begeleiden
2 personen
45
Voedingsworkshop begeleiden
2 personen
46
Ontspanningssessie begeleiden
2 personen
47
Gezonde maaltijd serveren
4 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Hapjes bijvullen
2 personen
50
Afvalbakken legen
2 personen
51
Toiletten controleren
52
Workshopmaterialen aanvullen
53
Vragen bij stands beantwoorden
3 personen
54
Deelnemers naar sessies verwijzen
2 personen
55
Fotomomenten begeleiden
56
Afsluitende presentatie verzorgen
2 personen
57
Feedbackkaarten uitdelen
58
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

59
Servies verzamelen
3 personen
60
Voedsel veilig verpakken
2 personen
61
Koelmiddelen opruimen
2 personen
62
Techniek uitschakelen
2 personen
63
Gezondheidsstands afbreken
4 personen
64
Workshopmaterialen verzamelen
3 personen
65
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
66
Afval sorteren
3 personen
67
Vloeren schoonmaken
3 personen
68
Toiletten schoonmaken
2 personen
69
Locatie eindinspecteren
2 personen
70
Materialen retourneren
2 personen
71
Overgebleven eten verdelen
2 personen
72
Aanmeldgegevens archiveren
73
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inschrijftafelsaantal 2
Buffettafelsaantal 4
Workshoptafelsaantal 8
Statafelsaantal 6
Stoelenaantal 90
Krukkenaantal 12
Tafelkledenaantal 14
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Scharrelkommenaantal 10

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 10
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Koelboxenaantal 6

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draagbare speakeraantal 2
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadstationsaantal 2
Bloeddrukmetersaantal 4
Weegschalenaantal 2
Meetlintenaantal 4
Stopwatchesaantal 4

Sportmateriaal

Yogamattenaantal 30
Weerstandsbandenaantal 30
Fitnessballenaantal 10
Handgewichtenaantal 20
Pionnenaantal 20
Springtouwenaantal 15
Handdoekenaantal 40

Decoratie

Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 6
Pijlbordenaantal 10
Vlaggenlijnenaantal 6
Naamkaartjesaantal 100
Pennenaantal 40
Klembordenaantal 10

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilmoppenaantal 3
Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiestationsaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg eerst het programma vast en reserveer daarna de ruimtes die je nodig hebt voor workshops, demonstraties, ontvangst en catering. Controleer of er genoeg stoelen, tafels en bewegingsruimte zijn voor het verwachte aantal deelnemers.
Benader gezondheidspartners zodra datum en locatie bekend zijn. Vraag uiterlijk enkele weken vooraf om hun definitieve workshopduur, presentatiebestanden en benodigde meetapparatuur; zo voorkom je lege onderdelen in het programma.
Open de aanmeldingen met een formulier waarin je contactgegevens en dieetwensen uitvraagt. Werk de deelnemerslijst wekelijks bij en stuur ongeveer een week vooraf een herinnering met tijd, route en programma.
Plan catering niet pas op de ochtend zelf: was groenten en fruit, bereid hapjes en koel dranken de dag ervoor waar mogelijk. Deel het dieetoverzicht vóór de opbouw met iedereen die hapjes serveert.
Test beamer, laptop, projectiescherm, microfoon en speaker vóór de deelnemers binnenkomen. Leg presentaties, inschrijfformulieren en routeborden klaar en controleer ook verlengkabels, stekkerdozen, oplaadstations en EHBO-materialen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren organiseer je een Gezondheidsdag?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, partners en workshops. Gebruik de laatste 2 weken voor aanmeldingen, dieetwensen, materialen, routeborden en technische controles.
Wanneer stuur je de uitnodiging voor een Gezondheidsdag?: Stuur de uitnodiging zodra datum, locatie en hoofdprogramma vaststaan, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Stuur ongeveer 7 dagen voor de gezondheidsdag een herinnering met het programma en de route.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor een Gezondheidsdag?: Vraag dieetwensen direct op het aanmeldformulier uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Deel het definitieve overzicht vóór het boodschappen doen met de mensen die de hapjes voorbereiden en serveren.
Wanneer test je de techniek voor een Gezondheidsdag?: Test beamer, laptop, projectiescherm, microfoon en speaker uiterlijk de dag vóór het evenement. Doe op de ochtend zelf nog een korte controle van aansluitingen, geluid, presentaties en stroompunten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.