Cómo organizar un Día de la Salud sin olvidar lo esencial

Un Día de la Salud combina talleres, demostraciones, mediciones y momentos para comer, así que la coordinación empieza mucho antes de montar las mesas. Primero fija la fecha, el programa y las salas; después confirma a los socios de salud y abre las inscripciones. En las semanas previas tendrás que controlar participantes, preferencias dietéticas, presentaciones y equipos. El día del evento, la recepción, la señalización y las pruebas técnicas deben estar listas antes de que llegue la primera persona.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar el lugar y las salas
3
Contactar a socios de salud
2 personas
4
Contratar talleres y demostraciones
2 personas
5
Redactar el formulario de inscripción
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Gestionar inscripciones
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Actualizar la lista de participantes
10
Enviar recordatorio a los participantes
11
Imprimir el programa
12
Crear señales de ruta
13
Comprobar datos de contacto
14
Compartir el resumen de dietas
15
Recoger los materiales
2 personas
16
Hacer la compra
2 personas
17
Lavar frutas y verduras
2 personas
18
Preparar aperitivos
3 personas
19
Enfriar bebidas
20
Comprobar el material de primeros auxilios
21
Probar el equipo de medición
2 personas
22
Preparar las presentaciones
2 personas
23
Dejar listos los formularios de inscripción
24
Montar mesas y sillas
4 personas
25
Montar el mostrador de recepción
2 personas
26
Distribuir las salas del taller
3 personas
27
Montar la zona de movimiento
3 personas
28
Montar los puestos de salud
4 personas
29
Colgar la decoración
2 personas
30
Colocar señales de ruta
2 personas
31
Conectar la técnica
2 personas
32
Probar el micrófono
33
Revisar las presentaciones
34
Preparar el buffet
3 personas
35
Preparar café y té
2 personas
36
Enfriar las bebidas
2 personas
37
Montar aperitivos
2 personas

Evento

38
Atender la mesa de registro
2 personas
39
Dar la bienvenida a los participantes
2 personas
40
Presentar el programa
41
Presentar la apertura
2 personas
42
Realizar mediciones de salud
3 personas
43
Coordinar taller de estilo de vida
2 personas
44
Dirigir el taller de ejercicio
2 personas
45
Coordinar el taller de nutrición
2 personas
46
Guiar la sesión de relajación
2 personas
47
Servir una comida saludable
4 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Reponer aperitivos
2 personas
50
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
51
Comprobar los baños
52
Reponer el material del taller
53
Responder preguntas en los stands
3 personas
54
Derivar a los participantes a las sesiones
2 personas
55
Coordinar los momentos fotográficos
56
Presentar la ponencia de cierre
2 personas
57
Repartir tarjetas de feedback
58
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

59
Recoger la vajilla
3 personas
60
Empaquetar los alimentos de forma segura
2 personas
61
Recoger los refrigerantes
2 personas
62
Apagar la técnica
2 personas
63
Desmontar los puestos de salud
4 personas
64
Reunir los materiales del taller
3 personas
65
Recoger mesas y sillas
4 personas
66
Clasificar residuos
3 personas
67
Limpiar los suelos
3 personas
68
Limpiar los baños
2 personas
69
Inspección final del recinto
2 personas
70
Devolver los materiales
2 personas
71
Repartir la comida sobrante
2 personas
72
Archivar datos de inscripción
73
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de inscripcióncant. 2
Mesas de buffetcant. 4
Mesas de tallercant. 8
Mesas altascant. 6
Sillascant. 90
Taburetescant. 12
Mantelescant. 14
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos reutilizablescant. 100
Cuencos reutilizablescant. 100
Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 80
Cubiertoscant. 100
Cucharonescant. 12
Cuencos rústicoscant. 10

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 10
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8
Neveras portátilescant. 6

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Altavoz portátilcant. 2
Micrófono inalámbrico
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Estaciones de cargacant. 2
Tensiómetroscant. 4
Básculascant. 2
Cintas métricascant. 4
Cronómetroscant. 4

Material deportivo

Esterillas de yogacant. 30
Bandas de resistenciacant. 30
Pelotas de fitnesscant. 10
Mancuernascant. 20
Conoscant. 20
Cuerdas para saltarcant. 15
Toallascant. 40

Decoración

Cartel de bienvenida
Atriles para programascant. 6
Carteles direccionalescant. 10
Guirnaldascant. 6
Tarjetas de nombrecant. 100
Bolígrafoscant. 40
Portapapelescant. 10

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Soportes para bolsas de basuracant. 8
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Puestos de desinfeccióncant. 6
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa y las salas con varias semanas de antelación. Cada taller necesita una mesa, sillas, espacio para moverse y, si incluye una presentación, acceso al proyector, la pantalla, el portátil y el sonido.
Abre el formulario de inscripción cuando el programa esté confirmado y pide las preferencias dietéticas desde el principio. Actualiza la lista de participantes hasta el cierre y comparte el resumen de dietas con quien prepara los aperitivos.
Envía un recordatorio entre 3 y 5 días antes con la hora, el programa y las indicaciones de llegada. Comprueba también los datos de contacto: una invitación devuelta o un número incorrecto suele descubrirse demasiado tarde.
Haz una prueba técnica completa el día anterior: proyector, portátil, altavoz, micrófono, cables, regletas y estaciones de carga. Guarda una copia de las presentaciones y deja preparados los formularios de inscripción en recepción.
Reserva tiempo para la parte que suele retrasarse: lavar frutas y verduras, preparar aperitivos, enfriar bebidas y recoger materiales. Deja montadas la recepción y la señalización de ruta al menos 60 minutos antes de abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de la Salud?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite cerrar salas y colaboradores, contratar talleres, preparar el formulario, gestionar las inscripciones y resolver cambios de última hora.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para un Día de la Salud?: Envíalas cuando el programa y el lugar estén confirmados, idealmente entre 4 y 6 semanas antes. Manda un recordatorio entre 3 y 5 días antes e incluye la hora de llegada y cualquier indicación práctica.
¿Cuándo hay que recoger las preferencias dietéticas?: Incluye la pregunta en el formulario de inscripción y fija un cierre entre 7 y 10 días antes. Comparte después un resumen actualizado con la persona que compra y prepara la comida.
¿Cuánto tiempo antes hay que preparar el espacio?: Empieza el montaje al menos 2 horas antes y termina recepción, mesas, sillas y señales de ruta 60 minutos antes de la apertura. Prueba el equipo de medición y el material audiovisual antes de que lleguen los participantes.

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