Organiser une journée santé sans rien laisser au hasard

Une journée santé réussie repose sur un enchaînement précis : fixer le programme, confirmer les partenaires et préparer l’accueil avant de penser aux détails pratiques. Prévoyez les inscriptions assez tôt pour connaître le nombre de participants, leurs besoins alimentaires et les ateliers les plus demandés. Les dernières journées se jouent ensuite sur place : signalétique visible, matériel testé et espace d’accueil prêt avant l’arrivée du premier groupe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et les espaces
3
Contacter les partenaires santé
2 personnes
4
Fixer les ateliers et démonstrations
2 personnes
5
Établir le formulaire d'inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Mettre à jour la liste des participants
10
Envoyer un rappel aux participants
11
Imprimer le programme
12
Créer les panneaux de direction
13
Vérifier les coordonnées
14
Partager le plan alimentaire
15
Récupérer le matériel
2 personnes
16
Faire les courses
2 personnes
17
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
18
Préparer les en-cas
3 personnes
19
Refroidir les boissons
20
Vérifier le matériel de premiers secours
21
Tester le matériel de mesure
2 personnes
22
Préparer les présentations
2 personnes
23
Préparer les formulaires d'inscription
24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
25
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
26
Aménager les espaces d'atelier
3 personnes
27
Aménager la zone d’activité physique
3 personnes
28
Monter les stands de santé
4 personnes
29
Installer la décoration
2 personnes
30
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
31
Brancher la technique
2 personnes
32
Tester le microphone
33
Vérifier les présentations
34
Mettre le buffet en place
3 personnes
35
Préparer le café et le thé
2 personnes
36
Mettre les boissons au frais
2 personnes
37
Disposer les amuse-bouches
2 personnes

Événement

38
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
39
Accueillir les participants
2 personnes
40
Présenter le programme
41
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
42
Effectuer les mesures de santé
3 personnes
43
Animer l’atelier sur le mode de vie
2 personnes
44
Animer l’atelier de mouvement
2 personnes
45
Animer l'atelier de nutrition
2 personnes
46
Animer la séance de relaxation
2 personnes
47
Servir un repas sain
4 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Vérifier les toilettes
52
Réapprovisionner le matériel d’atelier
53
Répondre aux questions sur les stands
3 personnes
54
Orienter les participants vers les sessions
2 personnes
55
Encadrer les séances photo
56
Assurer la présentation de clôture
2 personnes
57
Distribuer les cartes de feedback
58
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

59
Rassembler la vaisselle
3 personnes
60
Emballer les aliments en toute sécurité
2 personnes
61
Ranger les produits réfrigérants
2 personnes
62
Éteindre la technique
2 personnes
63
Démonter les stands de santé
4 personnes
64
Rassembler le matériel d’atelier
3 personnes
65
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
66
Trier les déchets
3 personnes
67
Nettoyer les sols
3 personnes
68
Nettoyer les toilettes
2 personnes
69
Effectuer l’inspection finale du lieu
2 personnes
70
Retourner les matériels
2 personnes
71
Distribuer les restes
2 personnes
72
Archiver les données d’inscription
73
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 4
Tables d'atelierqté 8
Tables hautesqté 6
Chaisesqté 90
Tabouretsqté 12
Nappesqté 14
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 100
Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Couvertsqté 100
Louchesqté 12
Saladiers en rotinqté 10

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 10
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Glacièresqté 6

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Enceinte portableqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Stations de rechargeqté 2
Tensiomètresqté 4
Balancesqté 2
Mètres rubansqté 4
Chronomètresqté 4

Matériel de sport

Tapis de yogaqté 30
Bandes de résistanceqté 30
Ballons de fitnessqté 10
Poids à mainqté 20
Cônesqté 20
Cordes à sauterqté 15
Serviettesqté 40

Décoration

Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 6
Panneaux indicateursqté 10
Guirlandes de fanionsqté 6
Badges nominatifsqté 100
Stylosqté 40
Presse-papiersqté 10

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Stations de désinfectionqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par verrouiller la date, le lieu et les espaces avant de contacter les intervenants. Gardez au moins 6 à 8 semaines pour confirmer les partenaires santé, les ateliers et le programme définitif.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme est stable, idéalement 4 semaines avant la journée. Demandez le nombre de participants, les besoins alimentaires et les coordonnées utiles, puis envoyez un rappel 3 à 5 jours avant.
Prévoyez un accueil identifiable dès l’entrée, avec les tables d’inscription, le programme imprimé et des panneaux indiquant chaque espace. Une personne doit pouvoir orienter les arrivants pendant les 30 premières minutes.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, l’enceinte et le micro sans fil au moins la veille. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises et stations de recharge : ces éléments manquent souvent lorsque plusieurs ateliers utilisent le même espace.
Préparez les aliments et les boissons le jour même ou la veille selon leur conservation. Lavez les fruits et légumes, préparez les en-cas, refroidissez les boissons et contrôlez le matériel de premiers secours ainsi que le matériel de mesure avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée santé ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les partenaires et ateliers, ouvrir les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et tester le matériel.
Quand ouvrir les inscriptions pour une journée santé ?: Ouvrez-les environ 4 semaines avant l’événement, dès que les horaires et les ateliers sont confirmés. Mettez la liste à jour chaque semaine et envoyez un rappel 3 à 5 jours avant.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée santé ?: Consacrez 60 à 90 minutes à la vérification du matériel audiovisuel, des instruments de mesure, des premiers secours et de la signalétique. Contrôlez également les coordonnées des participants et le plan alimentaire.
Combien de temps avant l’arrivée du public installer la salle ?: Prévoyez au moins 2 heures avant le début. Les tables, chaises, tables d’atelier, buffet, accueil et porte-manteaux doivent être en place avant de tester les présentations et l’orientation des participants.

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