Een gemeenteraadsvergadering organiseren: de juiste volgorde

Begin niet met stoelen klaarzetten, maar met de inhoud en de formele planning. Reserveer de raadszaal, controleer vergunningen en leg de agenda, bespreekpunten en spreektijden vast. Daarna regel je de openbare bekendmaking, uitnodigingen, aanmeldingen en vergaderstukken voor raadsleden en publiek. Test de livestream en presentaties ruim vóór de vergadering; op de dag zelf draait alles om een duidelijke zaalindeling, werkende microfoons en een publieksbalie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Raadszaal reserveren
2
Vergunningen controleren
3
Agenda vaststellen
2 personen
4
Vergaderstukken verzamelen
2 personen
5
Bespreekpunten controleren
2 personen
6
Spreektijden vastleggen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Openbare bekendmaking plaatsen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Sprekerslijst bevestigen
12
Raadsleden stukken bezorgen
2 personen
13
Presentaties verzamelen
14
Livestream testen
2 personen
15
Catering bestellen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Naambordjes printen
18
Vergaderstukken printen
2 personen
19
Presentaties klaarzetten
20
Tafels opstellen
3 personen
21
Stoelen plaatsen
3 personen
22
Naambordjes plaatsen
2 personen
23
Microfoons aansluiten
2 personen
24
Beeldscherm aansluiten
2 personen
25
Publieksbalie inrichten
2 personen
26
Koffiepunt inrichten
2 personen
27
Vergaderstukken klaarleggen
2 personen
28
Techniek eindtesten
2 personen

Event

29
Publiek ontvangen
3 personen
30
Aanwezigheid registreren
2 personen
31
Sprekers instrueren
32
Vergadering openen
33
Spreektijd bewaken
34
Microfoons bedienen
35
Notulen maken
2 personen
36
Livestream bewaken
37
Koffie en thee serveren
2 personen
38
Dranken bijvullen
39
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
40
Publieksvragen verzamelen
41
Vergadering sluiten
42
Publiek uitgeleiden
2 personen

Nazorg

43
Apparatuur uitschakelen
2 personen
44
Vergaderstukken verzamelen
2 personen
45
Servies afwassen
2 personen
46
Afval verwijderen
2 personen
47
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
48
Raadszaal schoonmaken
2 personen
49
Techniek retourneren
2 personen
50
Notulen uitwerken
2 personen
51
Opname archiveren
52
Notulen publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Vergadertafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Publiekstafelsaantal 2
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Tafelmicrofoonsaantal 12
Microfooncentrale
Luidsprekersaantal 2
Laptop
Beeldscherm
Projectiescherm
Videocamera
Statief
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
HDMI-kabelsaantal 2
Presentatieklikker

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerschalenaantal 6
Serveerlepelsaantal 6
Koelboxenaantal 2

Communicatie

Naambordjesaantal 25
Printpapieraantal 500
Pennenaantal 40
Notitieblokkenaantal 30
Pijlbordenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegersaantal 2
Stofzuiger
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de agenda en spreektijden eerst vast. Verzamel daarna alle vergaderstukken en presentaties, zodat raadsleden de volledige set tijdig ontvangen en wijzigingen niet op het laatste moment ontstaan.
Plan de openbare bekendmaking en uitnodigingen niet op dezelfde dag. Verwerk aanmeldingen vooraf en bevestig de sprekerslijst uiterlijk één werkdag voor de vergadering, inclusief eventuele dieetwensen voor de catering.
Test de techniek in de raadszaal minimaal 60 minuten voor aanvang. Controleer per tafel de microfoons, microfooncentrale, het beeldscherm, de HDMI-kabels en de livestream met een korte proefopname.
Richt de zaal in volgens de route van de bezoekers: eerst publieksbalie en aanmelding, daarna publiekstafels en stoelen, en vooraan de vergadertafels met naambordjes. Leg printwerk, pennen en notitieblokken vóór de deuren opengaan klaar.
Plan catering op basis van het werkelijke programma en zet koffie, water en servies pas klaar nadat de techniek is getest. Houd waterglazen en koffiekopjes apart van kabels en apparatuur, zodat morsen geen storing veroorzaakt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een gemeenteraadsvergadering organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met de zaal, vergunningen en agenda. Plan de openbare bekendmaking en uitnodigingen zodra de agenda en spreektijden vaststaan; verzamel de definitieve stukken uiterlijk 3 werkdagen voor de vergadering.
Wanneer moet je de vergaderstukken voor een gemeenteraadsvergadering versturen?: Stuur de complete vergaderstukken bij voorkeur minimaal 3 werkdagen vooraf aan de raadsleden. Controleer 1 werkdag vooraf of agenda, bespreekpunten, presentaties en eventuele aanvullingen overeenkomen met de geprinte set.
Hoeveel tijd heb je nodig om de techniek voor een raadsvergadering te testen?: Reserveer minimaal 60 minuten in de zaal voor de technische controle. Test alle tafelmicrofoons, het beeldscherm of projectiescherm, de laptop, presentaties en de livestream met het apparaat waarop de vergadering wordt uitgezonden.
Wanneer zet je de zaal klaar voor een gemeenteraadsvergadering?: Zet tafels, stoelen, naambordjes en de publieksbalie minimaal 90 minuten voor aanvang klaar. Gebruik het laatste uur voor microfoons, beeld en livestream; zo blijft er tijd over om een kabel, presentatie of stoelindeling nog te herstellen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.