Eine Gemeinderatssitzung Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Gemeinderatssitzung entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen reibungslosen Ablauf. Beginnen Sie mit dem Ratssaal, den Genehmigungen und der Tagesordnung, bevor Einladungen und öffentliche Bekanntmachung erscheinen. Danach sammeln und prüfen Sie die Unterlagen, bestätigen Sprecher und Sprechzeiten und testen die Technik. In den letzten Tagen geht es vor allem um Ausdrucke, Sitzordnung, Namensschilder, Mikrofone und den Publikumsbereich.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Ratssaal reservieren
- 2
Genehmigungen prüfen
- 3
Tagesordnung festlegen
2 Personen
- 4
Tagungsunterlagen sammeln
2 Personen
- 5
Besprechungspunkte prüfen
2 Personen
- 6
Sprechzeiten festlegen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Öffentliche Bekanntmachung veröffentlichen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Sprecherliste bestätigen
- 12
Ratsmitgliedern Unterlagen überbringen
2 Personen
- 13
Präsentationen sammeln
- 14
Livestream testen
2 Personen
- 15
Catering bestellen
- 16
Einkaufen gehen
2 Personen
- 17
Namensschilder drucken
- 18
Besprechungsunterlagen ausdrucken
2 Personen
- 19
Präsentationen vorbereiten
- 20
Tische aufstellen
3 Personen
- 21
Stühle aufstellen
3 Personen
- 22
Namensschilder aufstellen
2 Personen
- 23
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 24
Bildschirm anschließen
2 Personen
- 25
Publikumsbereich einrichten
2 Personen
- 26
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 27
Unterlagen bereitlegen
2 Personen
- 28
Technik-Endtests
2 Personen
Event
- 29
Publikum empfangen
3 Personen
- 30
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 31
Referenten einweisen
- 32
Versammlung eröffnen
- 33
Redezeit im Blick behalten
- 34
Mikrofone bedienen
- 35
Protokoll erstellen
2 Personen
- 36
Livestream überwachen
- 37
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 38
Getränke nachfüllen
- 39
Pausebuffet auffüllen
2 Personen
- 40
Publikumsfragen sammeln
- 41
Sitzung schließen
- 42
Publikum verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 43
Geräte ausschalten
2 Personen
- 44
Tagungsunterlagen sammeln
2 Personen
- 45
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 46
Abfall entsorgen
2 Personen
- 47
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 48
Ratssaal reinigen
2 Personen
- 49
Technik zurückbringen
2 Personen
- 50
Protokoll ausarbeiten
2 Personen
- 51
Aufnahme archivieren
- 52
Protokoll veröffentlichen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BesprechungstischeAnz. 8
- StühleAnz. 80
- PublikumstischeAnz. 2
- HockerAnz. 4
Ausstattung
- TischmikrofoneAnz. 12
- Mikrofonzentrale
- LautsprecherAnz. 2
- Laptop
- Bildschirm
- Projektionsleinwand
- Videokamera
- Stativ
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- HDMI-KabelAnz. 2
- Präsentationsklicker
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- WassergläserAnz. 80
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 6
- KühlboxenAnz. 2
Kommunikation
- NamensschilderAnz. 25
- DruckpapierAnz. 500
- StifteAnz. 40
- NotizblöckeAnz. 30
- WegweiserAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- HandfegerAnz. 2
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reservieren Sie den Ratssaal zuerst und prüfen Sie die nötigen Genehmigungen, bevor Sie die öffentliche Bekanntmachung veröffentlichen. Planen Sie dafür mindestens mehrere Wochen Vorlauf ein, damit Termin und Raum feststehen.
- Legen Sie die Tagesordnung fest, bevor Sie Einladungen verschicken. Sammeln Sie alle Beratungsunterlagen, prüfen Sie die Besprechungspunkte und überbringen Sie den Ratsmitgliedern die vollständigen Unterlagen rechtzeitig.
- Bestätigen Sie Sprechzeiten und Sprecherliste spätestens einige Tage vor der Sitzung. So lassen sich Präsentationen einsammeln, in die Tagesordnung einordnen und ohne spontane Änderungen vorbereiten.
- Testen Sie Livestream, Mikrofonzentrale, Tischmikrofone, Lautsprecher, Laptop und Bildschirm vor dem Sitzungstag gemeinsam. Prüfen Sie dabei auch HDMI-Kabel und Verlängerungskabel, nicht nur das Bild am Laptop.
- Richten Sie den Saal am Veranstaltungstag mit Tischen, Stühlen, Namensschildern und einem klar abgegrenzten Publikumsbereich ein. Drucken Sie Besprechungsunterlagen und Namensschilder mit Reserve aus und stellen Sie Wasser, Tassen und Kaffeekannen vor Beginn bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Gemeinderatssitzung organisieren?
- Beginnen Sie idealerweise mehrere Wochen vor dem Termin mit der Reservierung des Ratssaals, den Genehmigungen und der Tagesordnung. Einladungen und öffentliche Bekanntmachung sollten erst verschickt beziehungsweise veröffentlicht werden, wenn Termin, Raum und Tagesordnung verlässlich feststehen.
- Wann müssen die Sitzungsunterlagen verschickt werden?
- Die Unterlagen sollten den Ratsmitgliedern einige Tage vor der Sitzung vollständig vorliegen. Planen Sie zusätzlich Zeit für Prüfung, Ausdrucke und mögliche Korrekturen ein, statt Präsentationen erst am Sitzungstag zu sammeln.
- Wie lange vor der Sitzung sollte die Technik getestet werden?
- Testen Sie Livestream, Mikrofone, Bildschirm und Präsentationsanschlüsse spätestens am Vortag. Führen Sie am Sitzungstag zusätzlich einen kurzen Funktionstest durch, weil Kabel, Stromversorgung oder Eingangsquellen ausgetauscht worden sein können.
- Wie richtet man den Saal für eine öffentliche Gemeinderatssitzung ein?
- Stellen Sie zuerst die Besprechungstische und Stühle für den Rat auf, danach Namensschilder, Mikrofone und den Bildschirm. Richten Sie für das Publikum einen eigenen Bereich mit Tischen oder Hockern ein und lassen Sie ausreichend Wege zum Ein- und Ausgang frei.
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