Zo organiseer je een gemeentemaaltijd

Een gemeentemaaltijd organiseren begint niet bij het menu, maar bij het aantal eters en de beschikbare keuken. Open eerst de aanmeldingen, verzamel dieetwensen en leg vast wie helpt met koken, uitserveren en opruimen. Reserveer daarna de locatie, tafels, stoelen en keukenmaterialen. Pas als het aantal deelnemers bekend is, maak je het menu definitief en bestel je gericht. De laatste dagen draaien om controleren: boodschappen, koeling, servies, allergenen en de tafelindeling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen openen
3
Aanmeldingen verwerken
2 personen
4
Dieetwensen verzamelen
2 personen
5
Aanmeldingen bevestigen
6
Vrijwilligers indelen
2 personen
7
Menu definitief maken
3 personen
8
Allergenen per gerecht noteren
2 personen
9
Locatie reserveren
10
Keuken controleren
2 personen
11
Koeling controleren
2 personen
12
Serviesvoorraad tellen
2 personen
13
Tafels en stoelen reserveren
14
Kookmateriaal reserveren
15
Boodschappenlijst opstellen
3 personen
16
Cateringbestelling plaatsen
2 personen
17
Vrijwilligersinstructies versturen
18
Laatste deelnemerslijst maken
2 personen
19
Tafelindeling maken
2 personen
20
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
21
Menukaarten printen
22
Allergenenkaart printen
23
Boodschappen ophalen
3 personen
24
Boodschappen controleren
3 personen
25
Droge voorraad opbergen
2 personen
26
Koelproducten koelen
2 personen
27
Groenten wassen
3 personen
28
Groenten snijden
4 personen
29
Soep voorbereiden
3 personen
30
Desserts voorbereiden
3 personen
31
Vegetarische gerechten apart zetten
2 personen
32
Koelboxen vullen
2 personen

Event

33
Locatie openen
2 personen
34
Ventilatie en verlichting controleren
2 personen
35
Tafels opstellen
5 personen
36
Stoelen opstellen
4 personen
37
Buffettafels plaatsen
3 personen
38
Tafels dekken
5 personen
39
Naamkaartjes neerleggen
2 personen
40
Menukaarten plaatsen
2 personen
41
Dranken koud zetten
3 personen
42
Koffiehoek inrichten
2 personen
43
Gerechten op temperatuur brengen
5 personen
44
Buffetgerechten uitstallen
4 personen
45
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
46
Gasten verwelkomen
3 personen
47
Jassen aannemen
2 personen
48
Aperitief serveren
3 personen
49
Welkomstwoord begeleiden
50
Soep serveren
4 personen
51
Hoofdgerecht serveren
6 personen
52
Vegetarische porties uitserveren
2 personen
53
Buffet aanvullen
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Gebruikt servies ophalen
3 personen
56
Koffie en thee schenken
3 personen
57
Dessert serveren
4 personen
58
Tafels tussendoor afruimen
3 personen
59
Gasten uitgeleiden
2 personen

Nazorg

60
Overgebleven eten verpakken
3 personen
61
Servies afwassen
5 personen
62
Keuken schoonmaken
4 personen
63
Tafels afnemen
3 personen
64
Stoelen en tafels opruimen
5 personen
65
Afval sorteren
3 personen
66
Vloer schoonmaken
3 personen
67
Toiletten controleren
2 personen
68
Decoratie verwijderen
2 personen
69
Materialen inventariseren
2 personen
70
Geleende materialen retourneren
2 personen
71
Koelproducten opruimen
2 personen
72
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Rechthoekige tafelsaantal 10
Buffettafelsaantal 4
Stoelenaantal 70
Kapstokkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 75
Diepe bordenaantal 75
Dessertbordenaantal 75
Koffiekopjesaantal 75
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 60
Koffielepelsaantal 80
Eetlepelsaantal 80
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Soepkommenaantal 75

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksfileermessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 10
Opscheptangenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Voorraadbakkenaantal 12
Maatbekersaantal 3
Vergietenaantal 3
Pollepelsaantal 6
Koekenpannenaantal 3
Kookpannenaantal 6
Ovenschalenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Keukenwekkersaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Servettenhoudersaantal 10
Bloemstukkenaantal 8
Theelichthoudersaantal 20

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor de maaltijd en maak daarna één definitieve deelnemerslijst. Gebruik die lijst voor porties, naamkaartjes, tafelindeling en het aantal benodigde stoelen.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en noteer per gerecht de allergenen. Print op de dag zelf een allergenenkaart; mondelinge uitleg alleen is te makkelijk kwijt te raken tijdens het uitserveren.
Tel servies en glaswerk per deelnemer plus ongeveer 10 procent reserve. Controleer daarbij niet alleen dinerborden, maar ook diepe borden of soepkommen, dessertborden, kopjes, glazen, messen, vorken en lepels.
Plan vrijwilligers in tijdsblokken van 2 tot 3 uur en stuur de instructies minstens 3 dagen vooraf. Zet apart wie de keuken voorbereidt, wie het buffet aanvult en wie na afloop afwast en opruimt.
Controleer de keuken en koeling minstens 3 dagen voor de maaltijd. Test of er genoeg kookpannen, koekenpannen, ovenscha len, warmhoudbakken en koffiezetapparaten zijn; ontbrekend materiaal regelen op de dag zelf kost meestal te veel tijd.

Veelgestelde vragen

Hoeveel dagen van tevoren organiseer je een gemeentemaaltijd?: Begin minimaal 6 weken vooraf met de locatie, uitnodigingen en vrijwilligers. Sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de maaltijd, zodat je nog tijd hebt voor het menu, de boodschappen en de tafelindeling.
Wanneer maak je het menu voor een gemeentemaaltijd definitief?: Maak het menu definitief zodra de aanmeldingen zijn gesloten, meestal 7 dagen vooraf. Verwerk eerst het aantal deelnemers en alle dieetwensen, en noteer daarna per gerecht de allergenen voordat je bestelt.
Hoeveel servies heb je nodig voor een gemeentemaaltijd?: Reken per deelnemer op het servies dat bij de gangen hoort en houd ongeveer 10 procent reserve aan. Voor 50 gasten betekent dat bijvoorbeeld minstens 55 exemplaren van elk veelgebruikt bord, glas en bestekonderdeel.
Wanneer controleer je de keuken en boodschappen?: Controleer keuken, koeling en gereserveerd kookmateriaal 3 dagen vooraf. Haal verse boodschappen zo laat mogelijk op, controleer bij ontvangst aantallen en houdbaarheid, en berg droge voorraad direct overzichtelijk op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.