Zo organiseer je een Gemeentedag zonder last-minute gedoe

Begin een Gemeentedag niet met decoratie of boodschappen, maar met datum, locatie en programma. Zodra de tijden vaststaan, kun je uitnodigingen versturen, aanmeldingen en dieetwensen verzamelen en de inzet van vrijwilligers bepalen. Daarna volgen catering, leveranciers, vergunningen en toegang tot het gebouw. Plan de opbouw op de dag zelf ruim: tafels, stoelen, bewegwijzering, techniek, koffie en gekoelde producten kosten samen meer tijd dan meestal wordt ingeschat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Programma en tijden vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen registreren
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Vrijwilligers indelen
2 personen
8
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
9
Leveranciers reserveren
10
Vergunningen controleren
11
Sleutels en toegang regelen
12
Muziek en presentaties verzamelen
2 personen
13
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
14
Route- en parkeerborden maken
2 personen
15
Decoratie controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Koelproducten ophalen
2 personen
18
Dranken koud zetten
2 personen
19
Groenten en fruit wassen
3 personen
20
Hapjes voorbereiden
4 personen
21
Broodjes voorbereiden
3 personen
22
Servies en bestek klaarzetten
2 personen

Event

23
Locatie openen
2 personen
24
Licht en ventilatie controleren
2 personen
25
Tafels en stoelen opstellen
6 personen
26
Buffettafels plaatsen
3 personen
27
Koffiepunt inrichten
2 personen
28
Drankenpunt inrichten
2 personen
29
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
30
Presentaties klaarzetten
2 personen
31
Versiering ophangen
4 personen
32
Routeborden plaatsen
2 personen
33
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
34
Buffetgerechten klaarzetten
4 personen
35
Allergenenlabels plaatsen
2 personen
36
Vrijwilligers instrueren
3 personen
37
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
38
Bezoekers verwelkomen
4 personen
39
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
40
Koffie en thee serveren
3 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Hapjes serveren
3 personen
43
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
44
Programmaonderdelen aankondigen
45
Muziek verzorgen
46
Buffet openen
2 personen
47
Buffet aanvullen
4 personen
48
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
49
Servies ophalen
3 personen
50
Koffiepunt aanvullen
2 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Laatste ronde serveren
3 personen
53
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

54
Restanten gekoeld opbergen
3 personen
55
Buffet afbreken
4 personen
56
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
57
Servies afwassen
4 personen
58
Keuken schoonmaken
3 personen
59
Ruimtes schoonmaken
4 personen
60
Toiletten schoonmaken
2 personen
61
Decoratie verwijderen
3 personen
62
Afval afvoeren
2 personen
63
Materialen inventariseren
2 personen
64
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Buffettafelsaantal 4
Kraamtafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 110
Dessertbordenaantal 110
Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Mokkenaantal 80
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 20
Serveerschalenaantal 16
Schaaltjesaantal 20
Koffielepeltjesaantal 80

Decoratie

Tafelkledenaantal 18
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenbogenaantal 2
Bloemstukkenaantal 10
Naamkaartjesaantal 120
Menukaartenaantal 20
Kaarsenaantal 30
Theelichthoudersaantal 20
Pijlenbordenaantal 10
Programmapostersaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Bain-mariesaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Beamer
Projectiescherm

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koks- en broodmessenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Opslagbakkenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Thermoskannenaantal 8
Flessenopenersaantal 4
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Keukenweegschalenaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma per tijdsblok vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld bijvoorbeeld een apart tijdstip voor ontvangst, presentaties, pauze en afsluiting, zodat vrijwilligers weten wanneer zij nodig zijn.
Sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor de Gemeentedag. Gebruik dat aantal voor catering, naamkaartjes, dieetwensen en de verdeling van stoelen en tafels.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur en wijs per blok één aanspreekpunt aan. Zo blijft duidelijk wie de locatie opent, leveranciers ontvangt en tijdens de pauze bij het buffet staat.
Controleer vergunningen, sleutels, toegang en parkeerinformatie minimaal 2 weken vooraf. Maak route- en parkeerborden niet pas op de ochtend zelf; die moeten bij aankomst al zichtbaar zijn.
Begin de opbouw minstens 3 uur voor de ontvangst. Zet eerst tafels, stoelen, buffettafels en afvalbakken neer, controleer daarna licht en ventilatie en zet pas vervolgens koffie, servies, drank en gekoelde catering klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Gemeentedag organiseren?: Begin minimaal 8 weken van tevoren met datum, locatie en programma. Regel leveranciers, vergunningen en vrijwilligers uiterlijk 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor het evenement.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Gemeentedag?: Reken op ongeveer 1 vrijwilliger per 25 tot 30 aanwezigen voor ontvangst, wegwijzen en praktische hulp. Plan daarnaast minstens 2 personen voor opbouw en 2 personen voor opruimen, ook als zij niet de hele dag aanwezig zijn.
Wanneer bereken je de catering voor een Gemeentedag?: Maak een voorlopige berekening zodra de uitnodigingen uitgaan en definitieve aantallen 7 dagen vooraf. Controleer dieetwensen en het aantal kinderen of speciale gasten uiterlijk 3 dagen voor de bestelling of boodschappen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een Gemeentedag op te bouwen?: Reserveer minimaal 3 uur voor een eenvoudige opbouw met tafels, stoelen, buffet, bewegwijzering en koffie. Voeg bij presentaties, meerdere ruimtes of leveranciers nog 1 tot 2 uur toe en plan na afloop minstens 1 uur voor opruimen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.