Zo organiseer je een gebedsdienst zonder last-minute stress

Begin met de vaste onderdelen: bevestig de zaal, leg voorgangers vast en werk daarna het gebedsprogramma uit. Verzamel vroeg de aanmeldingen en dieetwensen, zodat je weet hoeveel stoelen, programma’s, badges en versnaperingen nodig zijn. Plan vervolgens muziek, Bijbelteksten, lezers en bewegwijzering in één duidelijk draaiboek. Op de dag zelf draait het vooral om een rustige ontvangst, een ingerichte lees- en gebedsplek en een controle van zaal, techniek en catering voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaalreservering bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Voorgangers bevestigen
6
Gebedsprogramma opstellen
2 personen
7
Muziek en liederen selecteren
2 personen
8
Bijbelteksten verzamelen
9
Sprekers en lezers indelen
10
Parkeerinformatie versturen
11
Boodschappenlijst controleren
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Programma's afdrukken
2 personen
14
Naambadges voorbereiden
15
Voorraad controleren
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Fruit en koek klaarzetten
2 personen
18
Zaal inspecteren
2 personen
19
Tafels opstellen
3 personen
20
Stoelen opstellen
4 personen
21
Tafels en stoelen controleren
2 personen
22
Lees- en gebedsplek inrichten
2 personen
23
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
24
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
25
Programma's klaarleggen
2 personen

Event

26
Deuren openen
2 personen
27
Bezoekers ontvangen
4 personen
28
Aanmeldingen afvinken
2 personen
29
Programma's uitdelen
2 personen
30
Gebedsdienst begeleiden
3 personen
31
Stilte en rust bewaken
2 personen
32
Koffie en thee serveren
3 personen
33
Fruit en koek serveren
3 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Servies afruimen
3 personen
36
Avondgebed begeleiden
3 personen
37
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

38
Eten en drinken opruimen
3 personen
39
Servies afwassen
3 personen
40
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
41
Afval verzamelen
2 personen
42
Zaal schoonmaken
3 personen
43
Toiletten controleren
2 personen
44
Gevonden voorwerpen verzamelen
45
Voorraad droog opslaan
2 personen
46
Huurmaterialen retourneren
2 personen
47
Zaal opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 8
Bijzettafelsaantal 4
Katheder
Kapstokkenaantal 3

Servies

Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 120
Schotelsaantal 120
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiethermoskannenaantal 8
Waterkokersaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Welkomstbordenaantal 2
Bloemstukkenaantal 4

Kantoor

Papieren programma'saantal 130
Naambadgesaantal 120
Balpennenaantal 12
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur uitnodigingen uiterlijk 3 weken vooraf en vraag om aanmelding, dieetwensen en parkeerbehoefte. Gebruik het definitieve aantal deelnemers om stoelen, programma’s, naambadges, glazen en hapjes af te stemmen.
Maak het gebedsprogramma niet pas op de laatste dag. Leg minimaal 1 week vooraf de volgorde van gebeden, liederen, Bijbelteksten, sprekers en lezers vast en deel ieders onderdeel met de juiste persoon.
Reserveer op de opbouwdag minstens 90 minuten voor zaalcontrole en inrichting. Zet de lees- en gebedsplek, het katheder, de ontvangsttafel en bewegwijzering eerst klaar; controleer daarna pas tafels, stoelen en techniek.
Koel dranken en bereid koffie en thee kort voor de ontvangst voor, maar houd een reservekan of extra thermoskan achter de hand. Zet fruit en koek op serveerschalen en controleer of kopjes, glazen, borden, bestek en opscheplepels compleet zijn.
Leg programma’s en naambadges bij de ontvangsttafel en wijs één persoon aan voor registratie. Controleer vóór opening ook verlengkabels, stekkerdozen, afvalbakken en de route vanaf de ingang naar de zaal en kapstokken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een gebedsdienst organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de zaal, voorgangers en uitnodigingen. Plan het programma uiterlijk 1 week voor de dienst definitief, zodat sprekers en lezers tijd hebben om zich voor te bereiden.
Hoeveel stoelen heb je nodig voor een gebedsdienst?: Zet één stoel per aangemelde bezoeker klaar en reserveer daarnaast 5 tot 10 procent extra stoelen. Bij 40 aanmeldingen betekent dat 42 tot 44 stoelen, afhankelijk van de beschikbare ruimte.
Wanneer moet je dieetwensen voor een gebedsdienst verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Geef het definitieve aantal en de soorten dieetwensen daarna door aan degene die boodschappen doet.
Hoeveel tijd heb je nodig om een gebedsdienst op te bouwen?: Reken op minimaal 90 minuten voor een eenvoudige dienst en ongeveer 2 uur als je ook ontvangst, koffie, thee, bewegwijzering en een aparte lees- en gebedsplek inricht. Plan de zaalinspectie vóór de opbouw, zodat je ontbrekende spullen nog kunt regelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.