Zo organiseer je een gamingfeest zonder technische chaos

Begin met de ruimte en het aantal spelers; die bepalen hoeveel tafels, stoelen, schermen en aansluitingen je nodig hebt. Regel daarna de apparatuur, verstuur uitnodigingen en verzamel dieetwensen en aanmeldingen. Kies vóór het evenement de toernooispellen en maak een schema met deelnemersindeling en regels. Test minimaal één dag vooraf alle gamingstations, updates, spellen, netwerkverbindingen, beeld en geluid. Op de dag zelf richt je eerst de stations in en zet je eten en drinken pas daarna klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Ruimte reserveren
2
Gamingapparatuur reserveren
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Toernooispellen kiezen
2 personen
7
Toernooischema maken
8
Deelnemersindeling maken
9
Locatie en route delen
10
Apparatuur testen
2 personen
11
Spellen installeren
2 personen
12
Updates uitvoeren
2 personen
13
Toernooiregels printen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Apparatuur verzamelen
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Hapjes voorbereiden
2 personen
18
Ruimte indelen
3 personen
19
Tafels opstellen
3 personen
20
Stoelen plaatsen
3 personen
21
Gamingstations aansluiten
3 personen
22
Netwerk instellen
2 personen
23
Beeld en geluid testen
2 personen
24
Versiering ophangen
2 personen
25
Eten en drinken klaarzetten
2 personen
26
Ontvangsttafel inrichten

Event

27
Deelnemers ontvangen
2 personen
28
Spelregels uitleggen
29
Vrij spelen begeleiden
2 personen
30
Hapjes serveren
2 personen
31
Dranken bijvullen
32
Toernooi begeleiden
2 personen
33
Pizza en snacks serveren
3 personen
34
Wedstrijduitslagen bijhouden
35
Finale begeleiden
2 personen
36
Prijzen uitreiken
37
Vrij spelen afronden
2 personen
38
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

39
Apparatuur uitschakelen
2 personen
40
Eten en drinken opruimen
2 personen
41
Afval verzamelen
2 personen
42
Servies afwassen
2 personen
43
Ruimte schoonmaken
3 personen
44
Gamingstations afbreken
3 personen
45
Apparatuur controleren
2 personen
46
Apparatuur retourneren
2 personen
47
Overgebleven spullen opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 35
Tafelkledenaantal 8

Apparatuur

Gameconsolesaantal 6
Gamingmonitorenaantal 6
Extra controllersaantal 12
Gamingheadsetsaantal 12
Computermuizenaantal 6
Toetsenbordenaantal 6
HDMI-kabelsaantal 8
Ethernetkabelsaantal 12
Netwerkswitchesaantal 2
Wifi-router
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Oplaadstationsaantal 3
USB-sticksaantal 2
Laptop
Printer
Batterijenaantal 24
Kabelbindersaantal 50
Gaffer tapeaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Pizzasnijderaantal 2

Keuken

Koelboxenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 3
Koffiezetapparaat
Waterkoker
Magnetron
Flessenopenersaantal 3

Decoratie

Gamingballonnenaantal 40
Slingersaantal 6
Toernooipostersaantal 6
Prijzenaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per gamingstation één tafel, één stoel en voldoende ruimte voor kabels. Leg HDMI-kabels, ethernetkabels en verlengkabels niet los over looproutes, maar bundel ze met kabelbinders en zet ze vast met gaffer tape.
Test het netwerk uiterlijk de avond ervoor met alle aangesloten stations tegelijk. Controleer daarbij niet alleen de wifi-router, maar ook de netwerkswitches, ethernetkabels en beschikbare stekkerdozen.
Installeer spellen en voer updates minimaal 24 uur vooraf uit. Start elk spel daarna één keer op; een update die op de feestdag begint, kan je toernooischema direct vertragen.
Maak het toernooischema vóór je de deelnemersindeling definitief maakt en print de regels. Plan tussen rondes 10 tot 15 minuten voor wisselen, uitleg en een snelle controle van controllers en headsets.
Koel dranken vóór de gasten arriveren en zet hapjes op aparte serveerschalen. Houd minimaal één vrije tafel voor eten en drinken, zodat controllers, toetsenborden en kabels niet naast gemorst drinken liggen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel gamingstations heb je nodig voor een gamingfeest?: Reken met één station per gelijktijdige speler of team. Voor 16 spelers die individueel spelen heb je dus 16 stations nodig; bij teams van twee volstaan 8 stations, zolang het spel dat ondersteunt.
Hoe lang van tevoren moet je een gamingfeest organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf met de ruimte, apparatuur en uitnodigingen. Reserveer uiterlijk 1 week vooraf wat je nodig hebt en test alle apparatuur minimaal 24 uur voor aanvang.
Hoeveel drank heb je nodig voor een gamingfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna op ongeveer 1 drankje per uur. Koel de eerste voorraad vooraf en houd extra water apart, zeker wanneer gasten meerdere uren achter schermen zitten.
Hoe voorkom je vertraging tijdens een gamingtoernooi?: Werk met een vooraf gemaakt schema, geprinte regels en een deelnemersindeling. Houd per ronde 10 tot 15 minuten wisseltijd aan en installeer updates en spellen minstens één dag eerder.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.