Zo organiseer je een gamebeurs

Begin met de datum, locatie en indeling voordat je standhouders uitnodigt. Bepaal daarna welke stands, wedstrijdonderdelen en apparatuur nodig zijn, zodat deelnemers zich gericht kunnen aanmelden. Regel inschrijvingen, prijzen en communicatie ruim vooraf en verstuur de standplattegrond op tijd. Op de beursdag draait alles om een vrije looproute, werkende aansluitingen en een inschrijfbalie die direct klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Beursindeling bepalen
2 personen
3
Deelnemende stands benaderen
2 personen
4
Standhouders registreren
2 personen
5
Wedstrijdonderdelen bepalen
2 personen
6
Prijzenschema vastleggen
7
Aanmeldformulier publiceren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Sociale media aankondiging plaatsen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Standplattegrond versturen
13
Wedstrijdinschrijvingen bevestigen
2 personen
14
Prijzen en medailles inkopen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Apparatuur controleren
2 personen
17
Spellen en consoles verzamelen
2 personen
18
Catering gekoeld opslaan
2 personen
19
Materialen naar locatie brengen
3 personen
20
Locatie openen
2 personen
21
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
23
Standplaatsen markeren
2 personen
24
Inschrijfbalie opbouwen
2 personen
25
Gameconsoles aansluiten
3 personen
26
Computers aansluiten
3 personen
27
Schermen plaatsen
3 personen
28
Netwerk instellen
2 personen
29
Kabels veilig afplakken
2 personen
30
Spellen installeren en testen
3 personen
31
Wedstrijdschema ophangen
2 personen
32
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
33
Versiering ophangen
2 personen
34
Catering klaarzetten
3 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Informatieborden plaatsen
2 personen
37
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

38
Deelnemersbalie bemannen
3 personen
39
Bezoekers ontvangen
3 personen
40
Polsbandjes uitdelen
2 personen
41
Standhouders ontvangen
2 personen
42
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
43
Vrije speeltafels begeleiden
3 personen
44
Spelregels toelichten
2 personen
45
Wedstrijddeelnemers aanmelden
2 personen
46
Eerste wedstrijd begeleiden
2 personen
47
Tweede wedstrijd begeleiden
2 personen
48
Finales begeleiden
2 personen
49
Uitslagen registreren
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Hapjes serveren
2 personen
52
Koffie en thee bijvullen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Speelplekken tussentijds opruimen
2 personen
55
Apparatuur tussentijds controleren
2 personen
56
Prijsuitreiking uitvoeren
2 personen
57
Laatste bezoekers informeren
2 personen
58
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

59
Gameapparatuur uitschakelen
3 personen
60
Consoles en computers inpakken
3 personen
61
Schermen afkoppelen en inpakken
3 personen
62
Wedstrijdmaterialen verzamelen
2 personen
63
Standmaterialen verzamelen
3 personen
64
Meubilair afbreken
4 personen
65
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
66
Servies afwassen
2 personen
67
Locatie schoonmaken
3 personen
68
Toiletten controleren en schoonmaken
2 personen
69
Materialen terugbrengen
3 personen
70
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
71
Overgebleven catering opruimen
2 personen
72
Gevonden voorwerpen registreren
73
Deelnemers informeren over uitslagen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 80
Hoge statafelsaantal 6
Inschrijftafel
Barkrukkenaantal 12

Apparatuur

Gameconsolesaantal 8
Gamingcomputersaantal 6
Gamingmonitorenaantal 14
Televisiesaantal 4
Gamecontrollersaantal 24
Gamingmuizenaantal 6
Gamingtoetsenbordenaantal 6
Gamingheadsetsaantal 12
Webcamsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 16
DisplayPort-kabelsaantal 8
Controllerlaadstationsaantal 6
Stekkerdozenaantal 18
Verlengkabelsaantal 14
Netwerkswitchesaantal 3
Netwerkkabelsaantal 24
Wifi-routersaantal 2
Laptopsaantal 2
Presentatiescherm
Mobiele speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Kabelhaspelsaantal 4
Kabelgotenaantal 12
USB-stekkerladersaantal 8
Powerbanksaantal 6
Stopcontacttestersaantal 2

Sportmateriaal

Wedstrijdklokkenaantal 4
Scorebordenaantal 4
Prijzenaantal 12
Medaillesaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 16

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4

Decoratie

Gamebeursbannersaantal 6
Richtingsbordenaantal 12
Standbordjesaantal 24
Tafelkledenaantal 24
Decoratieve gamepostersaantal 20
Polsbandjesaantal 200
Naamstickersaantal 200
Stiftenaantal 12
Prikbordenaantal 4
Tafeldecoratieaantal 12

Verlichting

LED-lichtstripsaantal 10
LED-bouwlampenaantal 6
Lichtstatievenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuiger
Bezemaantal 2
Vuilnisblikkenaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Handdesinfectieaantal 6
Toiletborstelsaantal 2
Papieren handdoekdispensersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de beursindeling vast voordat je stands benadert. Reserveer per stand een duidelijke tafelruimte en houd aparte plekken vrij voor wedstrijden, wachtrijen en de inschrijfbalie.
Benader standhouders vroeg en stuur de standplattegrond uiterlijk één week voor de beurs. Vraag meteen welke spellen, consoles, schermen of aansluitingen zij zelf meenemen.
Maak wedstrijdinschrijvingen niet afhankelijk van losse berichten. Publiceer één aanmeldformulier, bevestig elke inschrijving en sluit de inschrijving zodra je het aantal beschikbare speelplekken hebt bereikt.
Controleer alle apparatuur minimaal één dag vooraf. Test consoles, gamingcomputers, monitoren, televisies, controllers, HDMI- en DisplayPort-kabels en controleer of stekkerdozen en netwerkkabels lang genoeg zijn.
Plan de opbouw met een vaste volgorde: eerst tafels en stoelen, daarna standplaatsen en kabelgoten, vervolgens apparatuur en netwerk. Maak vluchtroutes vrij voordat je de laatste kabels wegwerkt en controleer elk wedstrijdstation opnieuw voor opening.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een gamebeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, beursindeling en standhouders. Plan de apparatuurtest en definitieve boodschappen in de laatste week.
Hoeveel ruimte heb je nodig voor een gamebeurs?: Reken per stand op de afgesproken tafelruimte en voeg looproutes, wachtruimte en wedstrijdstations toe. Houd minimaal 1 meter vrije doorgang aan en reserveer extra ruimte bij de inschrijfbalie.
Wanneer moet je deelnemers voor een gamebeurs laten inschrijven?: Publiceer het aanmeldformulier zodra de onderdelen, locatie en datum vaststaan, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Bevestig wedstrijdinschrijvingen uiterlijk één week voor de beurs.
Wanneer test je de apparatuur voor een gamebeurs?: Controleer alle apparatuur minstens één dag vooraf en sluit op locatie ruim voor opening opnieuw aan. Test per station beeld, geluid, controllers, netwerk en stroom voordat bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.