Comment organiser un salon du jeu sans rien oublier

Un salon du jeu demande de coordonner les exposants, les inscriptions, les concours et un espace technique fiable. Commence par fixer la date et le lieu, puis construis le plan de salle avant de confirmer les stands et le matériel. Les consoles, écrans, câbles réseau et multiprises doivent être testés avant le jour J. Garde enfin du temps pour l’installation, la circulation du public et l’accueil des participants au concours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir l'agencement du salon
2 personnes
3
Contacter les stands participants
2 personnes
4
Enregistrer les exposants
2 personnes
5
Définir les épreuves de la compétition
2 personnes
6
Fixer le barème des prix
7
Publier le formulaire d'inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier l’annonce sur les réseaux sociaux
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Envoyer le plan du stand
13
Confirmer les inscriptions au concours
2 personnes
14
Acheter les prix et les médailles
15
Faire les courses
2 personnes
16
Vérifier l'équipement
2 personnes
17
Rassembler les jeux et les consoles
2 personnes
18
Stocker le catering au frais
2 personnes
19
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
20
Ouvrir le lieu
2 personnes
21
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
23
Marquer les emplacements
2 personnes
24
Monter le comptoir d’inscription
2 personnes
25
Brancher les consoles de jeu
3 personnes
26
Brancher les ordinateurs
3 personnes
27
Installer les écrans
3 personnes
28
Configurer le réseau
2 personnes
29
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
30
Installer et tester les jeux
3 personnes
31
Afficher le programme des matchs
2 personnes
32
Préparer la remise des prix
2 personnes
33
Suspendre la décoration
2 personnes
34
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Placer les panneaux d’information
2 personnes
37
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

38
Tenir le comptoir des participants
3 personnes
39
Accueillir les visiteurs
3 personnes
40
Distribuer les bracelets
2 personnes
41
Accueillir les exposants
2 personnes
42
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
43
Animer les tables de jeu libre
3 personnes
44
Expliquer les règles du jeu
2 personnes
45
Enregistrer les participants à la course
2 personnes
46
Accompagner le premier match
2 personnes
47
Encadrer le deuxième match
2 personnes
48
Encadrer les finales
2 personnes
49
Enregistrer les résultats
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
2 personnes
52
Réapprovisionner le café et le thé
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Ranger les espaces de jeu entre les sessions
2 personnes
55
Vérifier l’équipement entre-temps
2 personnes
56
Organiser la remise des prix
2 personnes
57
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
58
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

59
Éteindre le matériel de jeu
3 personnes
60
Emballer les consoles et les ordinateurs
3 personnes
61
Débrancher et emballer les écrans
3 personnes
62
Rassembler le matériel de compétition
2 personnes
63
Rassembler le matériel du stand
3 personnes
64
Démonter le mobilier
4 personnes
65
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
66
Faire la vaisselle
2 personnes
67
Nettoyer le lieu
3 personnes
68
Vérifier et nettoyer les toilettes
2 personnes
69
Rapporter le matériel
3 personnes
70
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
71
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
72
Enregistrer les objets trouvés
73
Informer les participants des résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 6
Table d'inscription
Tabourets de barqté 12

Équipement

Consoles de jeuxqté 8
Ordinateurs gamingqté 6
Écrans gamingqté 14
Téléviseursqté 4
Manettes de jeuqté 24
Souris gamingqté 6
Claviers gamingqté 6
Casques gamingqté 12
Webcamsqté 2
Câbles HDMIqté 16
Câbles DisplayPortqté 8
Stations de recharge pour contrôleursqté 6
Multiprisesqté 18
Rallongesqté 14
Switches réseauqté 3
Câbles réseauqté 24
Routeurs Wi-Fiqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Écran de présentation
Enceintes mobilesqté 2
Microphonesqté 2
Rallonges à enrouleurqté 4
Goulottes de câblesqté 12
Chargeurs USBqté 8
Batteries externesqté 6
Testeurs de prisesqté 2

Matériel de sport

Pendule de matchqté 4
Panneaux de scoreqté 4
Prixqté 12
Médaillesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 16

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4

Décoration

Bannières du salon du jeuqté 6
Panneaux directionnelsqté 12
Panneaux de standqté 24
Nappesqté 24
Affiches décoratives de jeuxqté 20
Braceletsqté 200
Étiquettes nominativesqté 200
Marqueursqté 12
Panneaux d’affichageqté 4
Décoration de tableqté 12

Éclairage

Bandes lumineuses LEDqté 10
Projecteurs de chantier LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateur
Balaiqté 2
Poubellesqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Gel hydroalcooliqueqté 6
Brosses de toilettesqté 2
Distributeurs de serviettes en papierqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commence 8 à 12 semaines avant l’événement par la date, le lieu et le plan de salle. Le nombre de tables disponibles détermine directement le nombre de stands et de zones de jeu.
Demande aux exposants leurs besoins techniques au moins 3 semaines à l’avance. Note séparément les besoins en prises, écrans, réseau et espace pour éviter de découvrir un manque le matin même.
Publie les inscriptions au concours 4 à 6 semaines avant le salon et fixe une date de clôture. Prépare ensuite les poules, les épreuves et le barème des prix avant de confirmer les participants.
Teste chaque console, ordinateur, écran, manette et câble la veille. Prévois au moins une multiprise par zone de jeu, des rallonges et des câbles de rechange pour les branchements qui lâchent.
Le jour J, ouvre le lieu 2 à 3 heures avant l’arrivée du public. Installe d’abord les tables et les voies de circulation, puis le comptoir d’inscription, le réseau et les consoles avant de stocker le catering au frais.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon du jeu ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, contacter les exposants, ouvrir les inscriptions et acheter les prix sans tout traiter dans les derniers jours.
Quand ouvrir les inscriptions pour un concours de jeux vidéo ?: Ouvre-les 4 à 6 semaines avant le salon et ferme-les environ 7 jours avant. Tu gardes ainsi le temps de vérifier les participants, préparer les épreuves et établir les tableaux.
Combien de temps prévoir pour installer un salon du jeu ?: Réserve 2 à 3 heures avant l’ouverture au public. Compte davantage si tu dois brancher plusieurs consoles, ordinateurs, écrans, switches réseau et rallonges dans différentes zones.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon du jeu ?: Teste tout le matériel de jeu et de présentation, puis vérifie les câbles HDMI, DisplayPort et réseau, les multiprises et les chargeurs. Prépare aussi les listes d’inscription et confirme les besoins alimentaires au plus tard la veille.

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