Eine Game-Messe Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Game-Messe müssen Stände, Wettbewerbe und Technik zusammenpassen. Lege zuerst Datum, Ort und die Aufteilung der Messe fest, bevor du Aussteller ansprichst. Danach folgen Anmeldungen, Standplanung und die technische Prüfung von Konsolen, Computern, Bildschirmen und Netzwerk. Am Veranstaltungstag entscheidet ein klarer Aufbauplan: Erst Wege und Standplätze markieren, dann Tische, Anmeldung und Spielstationen einrichten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Messeaufteilung festlegen
2 Personen
3
Teilnehmende Stände ansprechen
2 Personen
4
Standbetreiber registrieren
2 Personen
5
Wettkampfbestandteile festlegen
2 Personen
6
Preisschema festlegen
7
Anmeldeformular veröffentlichen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Social-Media-Ankündigung posten
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Standplan versenden
13
Wettbewerbsanmeldungen bestätigen
2 Personen
14
Preise und Medaillen einkaufen
15
Einkaufen gehen
2 Personen
16
Ausrüstung prüfen
2 Personen
17
Spiele und Konsolen sammeln
2 Personen
18
Catering gekühlt lagern
2 Personen
19
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
20
Location öffnen
2 Personen
21
Fluchtwege freihalten
2 Personen
22
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
23
Standplätze markieren
2 Personen
24
Anmeldetheke aufbauen
2 Personen
25
Spielkonsolen anschließen
3 Personen
26
Computer anschließen
3 Personen
27
Abschrankungen aufstellen
3 Personen
28
Netzwerk einrichten
2 Personen
29
Kabel sicher abkleben
2 Personen
30
Spiele aufbauen und testen
3 Personen
31
Spielplan aufhängen
2 Personen
32
Preisverleihung vorbereiten
2 Personen
33
Dekoration aufhängen
2 Personen
34
Catering bereitstellen
3 Personen
35
Getränke kalt stellen
2 Personen
36
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
37
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

38
Teilnehmerempfang besetzen
3 Personen
39
Besucher empfangen
3 Personen
40
Armbänder verteilen
2 Personen
41
Aussteller empfangen
2 Personen
42
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
43
Freie Spieltische betreuen
3 Personen
44
Spielregeln erläutern
2 Personen
45
Wettkampfteilnehmer anmelden
2 Personen
46
Ersten Wettkampf begleiten
2 Personen
47
Zweites Spiel betreuen
2 Personen
48
Finalen betreuen
2 Personen
49
Ergebnisse erfassen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Snacks servieren
2 Personen
52
Kaffee und Tee nachfüllen
53
Mülleimer leeren
2 Personen
54
Spielorte zwischendurch aufräumen
2 Personen
55
Ausrüstung zwischendurch prüfen
2 Personen
56
Preisverleihung durchführen
2 Personen
57
Letzte Besucher informieren
2 Personen
58
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

59
Gaming-Geräte ausschalten
3 Personen
60
Konsolen und Computer einpacken
3 Personen
61
Bildschirme abkoppeln und verpacken
3 Personen
62
Wettkampfmaterial sammeln
2 Personen
63
Standmaterial sammeln
3 Personen
64
Möbel abbauen
4 Personen
65
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
66
Geschirr abwaschen
2 Personen
67
Location reinigen
3 Personen
68
Toiletten prüfen und reinigen
2 Personen
69
Materialien zurückbringen
3 Personen
70
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
71
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
72
Fundgegenstände registrieren
73
Teilnehmer über die Ergebnisse informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 24
StühleAnz. 80
Hohe StehtischeAnz. 6
Anmeldetisch
BarhockerAnz. 12

Ausstattung

SpielkonsolenAnz. 8
Gaming-ComputerAnz. 6
Gaming-MonitoreAnz. 14
FernseherAnz. 4
GamecontrollerAnz. 24
Gaming-MäuseAnz. 6
Gaming-TastaturenAnz. 6
Gaming-HeadsetsAnz. 12
WebcamsAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 16
DisplayPort-KabelAnz. 8
Controller-LadestationenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 18
VerlängerungskabelAnz. 14
Netzwerk-SwitchesAnz. 3
NetzwerkkabelAnz. 24
WLAN-RouterAnz. 2
LaptopsAnz. 2
Präsentationsbildschirm
Mobile LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
KabeltrommelnAnz. 4
KabelkanäleAnz. 12
USB-LadegeräteAnz. 8
PowerbanksAnz. 6
SteckdosenprüferAnz. 2

Sportmaterial

WettkampfuhrAnz. 4
AnzeigetafelnAnz. 4
PreiseAnz. 12
MedaillenAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 120
KaffeetassenAnz. 40
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServiertablettsAnz. 8
SchälchenAnz. 16

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 8
MessbecherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4

Dekoration

Banner für die Games-MesseAnz. 6
WegweiserAnz. 12
StandbeschilderungAnz. 24
TischdeckenAnz. 24
Dekorative SpielposterAnz. 20
ArmbänderAnz. 200
NamensaufkleberAnz. 200
StifteAnz. 12
PinnwändeAnz. 4
TischdekorationAnz. 12

Beleuchtung

LED-LichtstreifenAnz. 10
LED-BaustrahlerAnz. 6
LichtstativeAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Staubsauger
BesenAnz. 2
MülleimerAnz. 2
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 12
HanddesinfektionsmittelAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 2
PapierhandtuchspenderAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane die Standflächen, bevor du Einladungen verschickst. Sende den Standplan spätestens 7 Tage vor der Messe, damit Betreiber wissen, wo sie aufbauen und welche Tischfläche sie vorfinden.
Trenne Besucheranmeldung und Wettbewerbsanmeldung. Bestätige jede Wettbewerbsteilnahme spätestens 3 Tage vorher und halte Startzeiten, Regeln und das Preisschema an der Anmeldung bereit.
Prüfe die Technik nicht erst am Veranstaltungstag. Teste jede Konsole oder jeden Gaming-Computer mit Monitor, Controller, Kabeln und Netzwerk; für gemeinsam genutzte Stationen sollten mindestens zwei Ersatzkabel vorhanden sein.
Plane Strom und Wege gemeinsam. Führe Verlängerungskabel und Kabeltrommeln durch Kabelkanäle, halte Fluchtwege frei und prüfe vor dem Öffnen, dass kein Kabel zwischen Anmeldung, Ständen und Spielstationen lose liegt.
Baue die Anmeldung und die Spielkonsolen vor dem Einlass vollständig auf. Rechne für den Techniktest pro Station mindestens 10 Minuten ein und lagere gekühltes Catering erst kurz vor Beginn am Veranstaltungsort ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Game-Messe planen?: Beginne mindestens 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Messeaufteilung und der Ansprache von Standbetreibern. Die Anmeldefrist für Stände und Wettbewerbe sollte 2 bis 3 Wochen vor der Messe enden.
Wie viele Spielstationen braucht eine Game-Messe?: Das hängt von der erwarteten Besucherzahl und der Spieldauer ab. Plane bei offenen Spielstationen ungefähr eine Station pro 8 bis 12 gleichzeitig spielende Personen und prüfe jede Station mindestens 10 Minuten vor dem Einlass.
Wann sollte der Standplan verschickt werden?: Verschicke den finalen Standplan spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung. Nachmeldungen oder Änderungen solltest du zusätzlich am Veranstaltungstag an der Anmeldetheke sichtbar kennzeichnen.
Was muss man bei der Technik einer Game-Messe prüfen?: Teste pro Spielstation Konsole oder Computer, Monitor oder Fernseher, Controller, Stromversorgung und die benötigten HDMI- oder DisplayPort-Kabel. Für Netzwerkspiele solltest du den Switch, Netzwerkkabel und Router mindestens 60 Minuten vor Beginn gemeinsam testen.

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