Zo organiseer je een galerieopening zonder last-minute stress

Begin een galerieopening niet met hapjes of decoratie, maar met de gastenlijst, het programma en de kunstwerken. Zodra je weet hoeveel bezoekers je verwacht en wanneer er wordt gesproken of gepresenteerd, kun je catering, drank en techniek passend regelen. Werk daarna toe naar een vaste opbouwdag: eerst de ruimte en verlichting, daarna de werken en labels, en pas op het einde de ontvangsttafel en catering. Zo voorkom je dat kabels, statafels of koelingen de tentoonstelling nog in de weg staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst samenstellen
2
Uitnodigingen opstellen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Catering reserveren
7
Dranken reserveren
8
Programma afstemmen
2 personen
9
Kunstwerken inventariseren
2 personen
10
Kunstlabels printen
11
Routebordjes printen
12
Techniek testen
2 personen
13
Presentaties voorbereiden
2 personen
14
Catering bevestigen
15
Definitieve gastenlijst maken
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
3 personen
19
Locatie controleren
2 personen
20
Kunstwerken controleren
2 personen
21
Kunstlabels ophangen
2 personen
22
Galerieruimte schoonmaken
3 personen
23
Verlichting instellen
2 personen
24
Meubilair plaatsen
3 personen
25
Decoratie ophangen
2 personen
26
Catering klaarzetten
3 personen
27
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
28
Registratietafel inrichten
2 personen
29
Muziek testen
30
Teambriefing houden
5 personen

Event

31
Entree en garderobe bemannen
2 personen
32
Gasten registreren
2 personen
33
Gasten verwelkomen
2 personen
34
Dranken serveren
3 personen
35
Hapjes serveren
3 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Openingstoespraak verzorgen
38
Rondleiding begeleiden
2 personen
39
Gastenboek beheren
40
Servies afruimen
2 personen
41
Galerieruimte afsluiten
2 personen

Nazorg

42
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
43
Afval verzamelen
3 personen
44
Servies en glazen afwassen
3 personen
45
Ruimte schoonmaken
3 personen
46
Decoratie verwijderen
2 personen
47
Meubilair terugplaatsen
3 personen
48
Techniek opruimen
2 personen
49
Materialen inventariseren
2 personen
50
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Hoge statafelsaantal 6
Stoelenaantal 30
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 60
Registratietafel
Presentatietafel
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Wijnglazenaantal 80
Waterglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Schotelsaantal 60
Gebaksbordjesaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Gebaksvorkjesaantal 60
Serveerbladenaantal 8
Schenkkanenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Compacte speaker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Richtspotsaantal 8
Sfeerlampenaantal 6

Decoratie

Bloemstukkenaantal 6
Tafellopersaantal 6
Fotolijstenaantal 4
Ballonnenaantal 30
Kleefstripsaantal 2
Kunstlabelsaantal 30
Routebordjesaantal 8
Gastenboek
Balpennenaantal 6
Naamstickersaantal 80
Menukaartenaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koks- en serveermessenaantal 6
Tangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 4
Voorraadbakkenaantal 8
Koelelementenaantal 12

Schoonmaak

Handveger en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur uitnodigingen zodra datum, programma en gastenlijst voorlopig vaststaan. Vraag uiterlijk een week voor de opening om aanmeldingen en dieetwensen, zodat je catering en het aantal glazen niet op schatting hoeft te regelen.
Maak naast een definitieve gastenlijst ook een aparte lijst voor sprekers, kunstenaars en technici. Reserveer voor presentaties een compacte speaker, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen en test alles minstens één dag vooraf op de plek waar het wordt gebruikt.
Controleer alle kunstwerken voordat je labels ophangt: lijst de titel, maker en eventuele toelichting per werk op één overzicht. Print de kunstlabels en routebordjes pas nadat die gegevens zijn gecontroleerd; een verkeerd label valt tijdens de opening sneller op dan een ontbrekend bloemstuk.
Richt de ruimte eerst functioneel in met statafels, stoelen, garderoberekken en een registratietafel. Houd bij de entree en langs de kunstwerken een vrije looproute en zet afvalbakken op plekken waar gasten hun glazen en servetten daadwerkelijk kwijt kunnen.
Koel dranken niet pas bij aanvang. Zet wijn en water enkele uren eerder koud, controleer wijnglazen en waterglazen op aantallen en bereid koffieapparaten en waterkokers voor; vergeet ook serveerbladen en schenkkanen voor het uitserveren niet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een galerieopening organiseren?: Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met gastenlijst, uitnodigingen, programma en reserveringen voor catering en dranken. Plan de technische test en controle van kunstwerken uiterlijk 1 dag voor de opening.
Hoeveel drank heb je nodig voor een galerieopening?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, inclusief water. Voor een opening van 50 gasten betekent dat 100 tot 150 drankjes; neem daarnaast extra water en houd rekening met alcoholvrije keuzes.
Wanneer moet je de kunstlabels ophangen bij een galerieopening?: Controleer de werken en labelgegevens eerst en hang de labels bij voorkeur 1 dag voor de opening op. Zo blijft er op de dag zelf tijd over voor verlichting, schoonmaak, meubilair en techniek.
Hoe richt je een galerieopening praktisch in?: Plaats eerst de verlichting en het meubilair en houd de looproute vrij. Zet daarna registratietafel, garderoberekken en catering klaar; controleer 1 tot 2 uur voor aanvang glazen, koeling, presentatiemateriaal en routebordjes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.