Zo organiseer je een galeriebezoek zonder gedoe

Begin met de galerie en bouw het programma daarna terug vanaf het gewenste aankomsttijdstip. Bevestig niet alleen de reservering, maar ook het groepsarrangement, de duur en eventuele voorwaarden voor groepen. Regel vervolgens het diner, de aanmeldingen en het vervoer, zodat je weet met hoeveel mensen je reist en waar iedereen moet zijn. Op de dag zelf draait het om duidelijke tijden, een herkenbaar ontvangstpunt en actuele informatie over het galerieprogramma.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Galerie selecteren
2
Galerie reserveren
3
Groepsarrangement bevestigen
4
Dinerlocatie reserveren
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemerslijst bijwerken
9
Vervoersopties inventariseren
10
Route naar galerie vastleggen
11
Route naar diner vastleggen
12
Programma met tijden maken
13
Deelnemersinformatie versturen
14
Galerieprogramma controleren
15
Dinerreservering bevestigen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Dranken koelen
18
Materialen klaarleggen
19
Weersverwachting controleren
20
Deelnemers laatste bericht sturen

Event

21
Ontvangstpunt klaarzetten
2 personen
22
Deelnemers ontvangen
2 personen
23
Aanwezigheid registreren
24
Programma toelichten
25
Naar galerie reizen
2 personen
26
Groep bij galerie aanmelden
27
Rondleiding begeleiden
28
Vrij galeriebezoek begeleiden
2 personen
29
Groepsfoto maken
30
Naar dinerlocatie reizen
2 personen
31
Diner begeleiden
2 personen
32
Dranken bijvullen
33
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen

Nazorg

34
Overgebleven materialen verzamelen
2 personen
35
Afval verzamelen
2 personen
36
Materialen schoonmaken
2 personen
37
Koelboxen legen
38
Borg en betaling controleren
39
Gevonden voorwerpen nabellen
40
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Organisatie

Geprinte deelnemerslijstaantal 2
Geprinte programma'saantal 25
Routekaartenaantal 25
Naamstickersaantal 30
Balpennenaantal 6
Klembordenaantal 2
Enveloppenaantal 25

Meubilair

Opklaptafelsaantal 2
Opklapstoelenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 30
Herbruikbare waterglazenaantal 30
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30

Keuken

Serveerbladenaantal 3
Koelboxenaantal 2
Thermoskannenaantal 2
Flessenopenersaantal 2

Apparatuur

Powerbanksaantal 3
Oplaadkabelsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 6
Handgelaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de galerie eerst en vraag het groepsarrangement schriftelijk te bevestigen. Controleer meteen hoe laat de groep wordt verwacht en of het programma nog kan wijzigen.
Verwerk aanmeldingen op één deelnemerslijst en verzamel dieetwensen uiterlijk één week voor het diner. Bevestig de reservering daarna opnieuw met het actuele aantal deelnemers.
Maak het programma met exacte tijden voor ontvangst, vertrek, galeriebezoek en diner. Stuur route naar galerie en diner samen met de deelnemersinformatie uiterlijk drie dagen vooraf.
Plan het vervoer niet alleen voor de heenreis. Noteer ook de route van de galerie naar het diner en stuur op de dag zelf een laatste bericht met vertrekpunt, tijd en contactinformatie.
Zet bij het ontvangstpunt een geprinte deelnemerslijst, programma's, naamstickers, balpennen en handgel klaar. Neem voor telefoons en route-informatie powerbanks en oplaadkabels mee; dat voorkomt zoeken zodra de groep onderweg is.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een galeriebezoek reserveren?: Reserveer bij voorkeur vier tot zes weken vooraf, zeker voor een groep met een groepsarrangement. Bevestig de boeking opnieuw ongeveer één week voor het bezoek, zodra het deelnemersaantal bekend is.
Wanneer verstuur je de informatie voor een galeriebezoek?: Stuur programma, route en praktische informatie uiterlijk drie dagen vooraf. Stuur op de dag zelf nog één kort bericht met het ontvangstpunt en de vertrektijd.
Hoeveel tijd moet je plannen voor een galeriebezoek met diner?: Reken naast de bezoektijd op minimaal 30 minuten voor ontvangst en aanwezigheid registreren. Plan tussen galerie en diner ten minste 30 minuten reistijd plus een buffer van 15 minuten.
Wanneer bevestig je het aantal personen voor het diner?: Verzamel aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk één week vooraf. Bevestig de dinerreservering vervolgens drie tot vijf dagen voor het bezoek met het definitieve aantal deelnemers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.