Zo organiseer je een galadiner zonder last-minute stress

Een galadiner organiseren begint niet met decoratie, maar met datum, locatie, budget en het aantal gasten. Daarna leg je de catering en het programma vast, verzamel je dieetwensen en werk je de tafelindeling uit. Plan ook de praktische kant vroeg: tafels, stoelen, servies, glazen, verlichting en leveringen moeten op elkaar aansluiten. De laatste controle draait om aantallen, koeling, plaatskaarten, menukaarten en wat de cateraar daadwerkelijk aanlevert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Budget vaststellen
2 personen
3
Gastenlijst samenstellen
2 personen
4
Uitnodigingen ontwerpen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Dieetwensen doorgeven
9
Cateringmenu vastleggen
2 personen
10
Catering bestellen
11
Locatie reserveren
12
Meubilair reserveren
13
Servies reserveren
14
Muziekselectie maken
15
Programma uitwerken
2 personen
16
Tafelindeling maken
2 personen
17
Plaatskaarten ontwerpen
18
Plaatskaarten printen
19
Menukaarten printen
20
Leveringen bevestigen
21
Voorraad controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Verse ingrediënten ontvangen
2 personen
25
Catering controleren
2 personen
26
Dieetmaaltijden labelen
2 personen
27
Locatie openen
28
Ruimte ventileren
29
Tafels opstellen
4 personen
30
Stoelen plaatsen
3 personen
31
Tafellinnen aanbrengen
3 personen
32
Servies en bestek plaatsen
4 personen
33
Glazen plaatsen
2 personen
34
Menukaarten neerleggen
2 personen
35
Plaatskaarten neerleggen
2 personen
36
Decoratie plaatsen
3 personen
37
Verlichting installeren
2 personen
38
Muziek testen
2 personen
39
Buffet en bar inrichten
3 personen
40
Gerechten voorbereiden
4 personen
41
Hapjes klaarzetten
2 personen
42
Registratietafel inrichten
2 personen
43
Toiletten controleren
44
Afvalpunten plaatsen

Event

45
Gasten ontvangen
3 personen
46
Jassen aannemen
2 personen
47
Welkomstdrank serveren
3 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Gasten naar tafel begeleiden
2 personen
50
Voorgerecht serveren
4 personen
51
Hoofdgerecht serveren
4 personen
52
Wijn bijschenken
2 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Tafels tussendoor afruimen
4 personen
55
Dessert serveren
4 personen
56
Koffie en thee serveren
3 personen
57
Toespraken begeleiden
58
Muziek bedienen
59
Toiletten tussentijds controleren
60
Afval tussentijds legen
61
Laatste ronde dranken serveren
2 personen
62
Gasten uitzwaaien
3 personen
63
Jassen teruggeven
2 personen

Nazorg

64
Restanten veilig koelen
2 personen
65
Servies verzamelen
4 personen
66
Glazen verzamelen
2 personen
67
Tafellinnen verzamelen
2 personen
68
Afval sorteren
2 personen
69
Keuken afwassen
3 personen
70
Bar schoonmaken
2 personen
71
Tafels afnemen
2 personen
72
Vloer schoonmaken
2 personen
73
Toiletten schoonmaken
74
Decoratie verwijderen
2 personen
75
Meubilair afbreken
4 personen
76
Apparatuur inpakken
2 personen
77
Materialen inventariseren
2 personen
78
Huurmaterialen retourneren
2 personen
79
Locatie opleveren
2 personen
80
Overgebleven boodschappen opruimen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Eettafelsaantal 8
Stoelenaantal 72
Buffettafelsaantal 3
Bartafelaantal 2
Kapstokkenaantal 3

Servies

Dinerbordenaantal 80
Diepe bordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 90
Wijnglazenaantal 90
Champagneglazenaantal 80
Dinerbestekaantal 80
Dessertbestekaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Servettenaantal 80
Tafellopersaantal 8
Plaatskaarthoudersaantal 72
Menukaartenaantal 72
Plaatskaartenaantal 72
Bloemstukkenaantal 8
Theelichthoudersaantal 32
Kunstbloemenaantal 24

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledkaarsenaantal 32
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Apparatuur

Speakersaantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Muziekspeler
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Keukentangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Sponzenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 12
Afwasteilaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Werk eerst met een voorlopig aantal gasten en houd daarna de aanmeldingen bij. Bestel servies, stoelen en tafels pas definitief zodra je weet hoeveel mensen komen, maar reserveer de verhuur wel vroeg.
Vraag dieetwensen tegelijk met de RSVP uit en geef ze gebundeld door aan de catering. Controleer uiterlijk enkele dagen voor het diner of wijzigingen nog zijn verwerkt.
Maak de tafelindeling vóór je plaatskaarten print. Reken niet alleen met stoelen: controleer ook of dinerborden, diepe borden, dessertborden, glazen en bestek per couvert beschikbaar zijn.
Plan het programma rond de gangen en neem tijd op voor ontvangst, speeches en koffie. Zo voorkom je dat de catering moet wachten of dat warme gerechten tijdens een lang onderdeel blijven staan.
Doe de laatste voorraad- en leveringscontrole op de dag vóór het diner. Koel dranken op tijd, controleer verse ingrediënten en loop verlichting, verlengkabels, stekkerdozen en speakers na voordat de gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een galadiner organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, budget en gastenlijst. Reserveer catering, meubilair en servies zodra het verwachte aantal gasten duidelijk is; werk de definitieve aantallen uiterlijk 1 tot 2 weken vooraf bij.
Hoeveel servies en glazen heb je nodig voor een galadiner?: Reken minimaal één dinerbord, diep bord, dessertbord, koffiekopje en set bestek per gast. Plan voor water-, wijn- en champagneglazen minstens één per persoon en voeg bij breekbaar servies ongeveer 10 procent reserve toe.
Wanneer moet je dieetwensen voor een galadiner doorgeven?: Vraag dieetwensen bij de uitnodiging of aanmelding uit en sluit de inventarisatie ongeveer 2 weken voor het diner. Geef het overzicht direct door aan de catering en controleer 2 tot 3 dagen vooraf of alle speciale maaltijden zijn bevestigd.
Hoeveel drank heb je nodig voor een galadiner?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voorzie daarnaast tijdens het hele diner water en stem wijn, champagne en alcoholvrije opties af op het programma en de catering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.