Zo organiseer je een G-sportdag die voor iedereen werkt

Begin minstens drie maanden vooraf met de datum, sportlocatie en deelnemerslimiet. Controleer niet alleen of de ingang toegankelijk is, maar ook toiletten, sportvelden, rustruimte, kleedkamers en looproutes. Vraag bij de aanmelding meteen naar ondersteuning, vervoer, dieetwensen en sportervaring. Daarna leg je de groepsindeling, vrijwilligersbezetting, EHBO, materialen en het wedstrijdschema vast. Op de dag zelf voorkomt een geprinte routekaart met duidelijke bewegwijzering veel vragen en onnodige wachttijd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Sportlocatie reserveren
3
Toegankelijkheid van locatie controleren
2 personen
4
Sportonderdelen selecteren
3 personen
5
Veiligheidsrisico's inventariseren
2 personen
6
Begroting en deelnemerslimiet bepalen
2 personen
7
Uitnodigingen opstellen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Ondersteuningsbehoeften uitvragen
2 personen
12
Vervoersbehoeften inventariseren
2 personen
13
Deelnemersbevestiging versturen
2 personen
14
Begeleiders en scheidsrechters werven
2 personen
15
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
16
EHBO-bezetting bevestigen
17
Contactlijst opstellen
18
Wedstrijdschema maken
2 personen
19
Groepsindeling maken
2 personen
20
Draaiboek en routekaart printen
2 personen
21
Toegankelijke bewegwijzering maken
2 personen
22
Prijzen en certificaten bestellen
23
Sportmateriaal controleren
3 personen
24
Boodschappenlijst definitief maken
2 personen
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Koelproducten inkopen
2 personen
27
Dranken koud zetten
2 personen
28
Eten voorbereiden
4 personen
29
Deelnemerslijst en polsbandjes klaarleggen
2 personen
30
Sportstations markeren
3 personen
31
Locatie openen
2 personen
32
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
33
Toegankelijke looproutes vrijmaken
3 personen
34
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
35
Sportmateriaal per station klaarzetten
5 personen
36
Rustruimte inrichten
2 personen
37
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
38
Geluidsapparatuur testen
2 personen
39
EHBO- en waterpunt klaarzetten
2 personen
40
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

41
Deelnemers ontvangen
4 personen
42
Aanwezigheid registreren
3 personen
43
Programma en veiligheidsregels uitleggen
3 personen
44
Warming-up begeleiden
3 personen
45
Sportstations begeleiden
8 personen
46
Scores en speeltijden bijhouden
4 personen
47
Rustmoment begeleiden
4 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Fruit en snacks uitdelen
3 personen
50
Sportmateriaal veilig wisselen
3 personen
51
Avondprogramma aankondigen
52
Hapjes serveren
4 personen
53
Aangepaste spellen begeleiden
6 personen
54
Muziek en omroep verzorgen
55
Cateringbuffet aanvullen
3 personen
56
Allergeneninformatie zichtbaar houden
57
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
58
Deelnemers uitzwaaien
4 personen

Nazorg

59
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
60
Sportmateriaal opruimen
5 personen
61
Catering opruimen
4 personen
62
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Toegankelijkheid eindcontrole uitvoeren
2 personen
67
Materialen inventariseren
2 personen
68
Geleende materialen retourneren
2 personen
69
Overgebleven voedsel verwerken
2 personen
70
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
71
Bedankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Rolstoelvriendelijke tafelsaantal 4
Biertafelsaantal 4
Partytentenaantal 3
Rustruimtebankenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Voetballenaantal 8
Zachte ballenaantal 12
Basketballenaantal 6
Volleyballenaantal 6
Tennisballenaantal 24
Pittenzakkenaantal 30
Hoepelsaantal 20
Pionnenaantal 40
Lage hordenaantal 12
Hesjesaantal 40
Softmattenaantal 12
Estafettestokkenaantal 12
Doeltjesaantal 4
Basketbalpalenaantal 2
Volleybalnet
Tafeltennistafelsaantal 2
Tafeltennisbatjesaantal 12
Tafeltennisballenaantal 36
Springtouwenaantal 12
Lijnmarkeringaantal 6
Scorebordenaantal 8
Stopwatchesaantal 8
Fluitjesaantal 10
Sporttassenaantal 6
Reserve rolstoelhoepelsaantal 4
Opbergbakkenaantal 12
Klembordenaantal 10

Apparatuur

Draagbare geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterdispensersaantal 4
Handmegafonenaantal 2
Telefoonladersaantal 6

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 40
Opscheplepelsaantal 8
Schaaltjesaantal 12
Serveerschalenaantal 10
Waterkannenaantal 8
Melkkannenaantal 6
Suikerkommenaantal 6

Decoratie

Gekleurde vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 150
Tafelkledenaantal 12
Naamkaartjesaantal 100
Polsbandjesaantal 100
Medaillelintenaantal 80
Trofeeënaantal 12
Certificatenaantal 100
Pijlbordenaantal 20
Programmapostersaantal 20
Allergenenkaartenaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3
Broodmandenaantal 8
Thermische voedselbakkenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Schoonmaakemmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezem en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handdoekenaantal 24
Toiletborstelsaantal 2
Desinfectiepompjesaantal 8
EHBO-kofferaantal 2
Icepacksaantal 12
Papieren handdoekrollenaantal 12

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
LED-lampenaantal 12
Batterijenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Plan eerst de route door de locatie en test die met een rolstoel of loophulpmiddel. Controleer onder meer drempels, deuropeningen, toiletten, rustruimte en de afstand tussen sportonderdelen.
Vraag ondersteunings- en vervoersbehoeften uiterlijk twee weken voor de G-sportdag uit. Zo kun je groepen, begeleiders, parkeerplaatsen en eventuele transfermomenten nog aanpassen.
Kies liever drie tot vijf sportonderdelen met een rustig tijdschema dan te veel wisselingen. Houd per onderdeel minimaal 10 minuten ruimte voor uitleg, verplaatsing en onverwachte hulp.
Maak de vrijwilligersindeling per tijdsblok en per plek. Leg vooraf vast wie deelnemers opvangt, wie het scorebord bijhoudt, wie begeleidt en wie bij de EHBO blijft.
Controleer sportmateriaal uiterlijk één week vooraf en leg reserveballen, hesjes, pionnen en stopwatches apart klaar. Print het draaiboek, de contactlijst, de groepsindeling en de routekaart minimaal één dag eerder.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een G-sportdag organiseren?: Begin ongeveer drie maanden vooraf met de locatie, datum, begroting en het programma. Rond de deelnemersbevestiging, vrijwilligersindeling en vervoersinformatie uiterlijk twee weken voor de sportdag af.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een G-sportdag?: Reken bij voorkeur op één begeleider per groep en daarnaast aparte mensen voor ontvangst, materiaal, wedstrijdleiding en EHBO. Maak de definitieve bezetting minimaal twee weken vooraf, zodra de ondersteuningsbehoeften bekend zijn.
Wanneer vraag je ondersteuningsbehoeften van deelnemers uit?: Vraag dit direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk twee weken voor het evenement. Vraag concreet naar begeleiding, mobiliteit, prikkelgevoeligheid, communicatie en vervoer.
Hoe maak je een toegankelijk programma voor een G-sportdag?: Plan drie tot vijf sportonderdelen, met voldoende tijd voor uitleg en verplaatsing tussen de onderdelen. Houd per wisselmoment minimaal 10 minuten buffer en plan een rustruimte waar deelnemers op elk moment terechtkunnen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.