Organiser une journée G-sport : la méthode complète

Commencez par fixer la date, le programme et la capacité d’accueil avant de réserver le site sportif. L’organisation repose ensuite sur trois vérifications : l’accessibilité réelle des lieux, les besoins individuels des participants et le nombre d’encadrants disponibles. Prévoyez aussi le déroulement minute par minute, les groupes, les matchs et les déplacements sur place. Les oublis les plus fréquents concernent le transport, les besoins alimentaires, la signalisation et la confirmation des secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu sportif
3
Vérifier l’accessibilité du site
2 personnes
4
Sélectionner les épreuves sportives
3 personnes
5
Recenser les risques de sécurité
2 personnes
6
Définir le budget et la limite de participants
2 personnes
7
Rédiger les invitations
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Recueillir les besoins d’accompagnement
2 personnes
12
Recenser les besoins en transport
2 personnes
13
Envoyer la confirmation aux participants
2 personnes
14
Recruter des accompagnateurs et des arbitres
2 personnes
15
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
16
Confirmer le personnel de premiers secours
17
Établir la liste de contacts
18
Établir le planning des matchs
2 personnes
19
Faire la répartition des groupes
2 personnes
20
Imprimer le déroulé et le plan d’itinéraire
2 personnes
21
Créer une signalisation accessible
2 personnes
22
Commander les prix et les certificats
23
Vérifier le matériel sportif
3 personnes
24
Finaliser la liste de courses
2 personnes
25
Faire les courses
3 personnes
26
Acheter des produits frais à conserver au froid
2 personnes
27
Mettre les boissons au frais
2 personnes
28
Préparer la nourriture
4 personnes
29
Préparer la liste des participants et les bracelets
2 personnes
30
Délimiter les stations sportives
3 personnes
31
Ouvrir le lieu
2 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Dégager les itinéraires accessibles
3 personnes
34
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
35
Installer le matériel sportif par station
5 personnes
36
Aménager l’espace de repos
2 personnes
37
Monter le buffet traiteur
3 personnes
38
Tester le matériel sonore
2 personnes
39
Préparer le poste de premiers secours et d’eau
2 personnes
40
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

41
Accueillir les participants
4 personnes
42
Enregistrer la présence
3 personnes
43
Expliquer le programme et les règles de sécurité
3 personnes
44
Animer l'échauffement
3 personnes
45
Encadrer les stations sportives
8 personnes
46
Suivre les scores et les horaires
4 personnes
47
Animer la pause
4 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Distribuer des fruits et des snacks
3 personnes
50
Changer le matériel sportif en toute sécurité
3 personnes
51
Annoncer le programme du soir
52
Servir des amuse-bouches
4 personnes
53
Animer les jeux adaptés
6 personnes
54
Assurer la musique et les annonces
55
Réapprovisionner le buffet traiteur
3 personnes
56
Garder les informations sur les allergènes visibles
57
Animer la remise des prix
3 personnes
58
Saluer les participants à leur départ
4 personnes

Suivi

59
Rassembler les objets perdus
2 personnes
60
Ranger le matériel sportif
5 personnes
61
Ranger le service traiteur
4 personnes
62
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
65
Nettoyer le lieu
4 personnes
66
Effectuer le contrôle final de l’accessibilité
2 personnes
67
Inventorier le matériel
2 personnes
68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
69
Gérer les restes alimentaires
2 personnes
70
Rendre les objets trouvés
71
Envoyer un message de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 80
Tables accessibles en fauteuil roulantqté 4
Tables de bièreqté 4
Tentes de réceptionqté 3
Bancs de l'espace de reposqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Ballons de footballqté 8
Balles souplesqté 12
Ballons de basketqté 6
Ballons de volleyqté 6
Balles de tennisqté 24
Sacs de sableqté 30
Cerceauxqté 20
Cônesqté 40
Petites haiesqté 12
Giletsqté 40
Tapis de gymnastiqueqté 12
Témoins de relaisqté 12
Petits butsqté 4
Poteaux de basketqté 2
Filet de volley-ball
Tables de ping-pongqté 2
Raquettes de tennis de tableqté 12
Balles de tennis de tableqté 36
Cordes à sauterqté 12
Marquage au solqté 6
Panneaux de scoreqté 8
Chronomètresqté 8
Siffletsqté 10
Sacs de sportqté 6
Roulettes de fauteuils roulants de rechangeqté 4
Bacs de rangementqté 12
Presse-papiersqté 10

Équipement

Système de sonorisation portable
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Distributeurs d'eauqté 4
Mégaphones manuelsqté 2
Chargeurs de téléphoneqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 40
Louchesqté 8
Petits bolsqté 12
Plateaux de serviceqté 10
Carafes d’eauqté 8
Pichets à laitqté 6
Sucriersqté 6

Décoration

Guirlandes de fanions coloréesqté 12
Ballonsqté 150
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 100
Braceletsqté 100
Rubans de médailleqté 80
Trophéesqté 12
Certificatsqté 100
Panneaux indicateursqté 20
Affiches du programmeqté 20
Cartes allergènesqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Pinces de serviceqté 8
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3
Corbeilles à painqté 8
Bacs alimentaires thermiquesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Seaux de nettoyageqté 6
Serpillièresqté 6
Balai et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Serviettesqté 24
Brosses de toilettesqté 2
Pompes de désinfectionqté 8
Trousse de premiers secoursqté 2
Packs de glaceqté 12
Essuie-tout en papierqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes LEDqté 12
Pilesqté 24

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu avant d’ouvrir les inscriptions et vérifiez chaque accès sur place : stationnement, entrée, vestiaires, sanitaires, zones de repos et tables utilisables en fauteuil roulant. Faites cette visite au moins 8 semaines avant la journée.
Demandez les besoins d’accompagnement, de transport et d’alimentation dès l’inscription. Fixez une date limite située 3 semaines avant l’événement afin d’ajuster les groupes, les repas et les trajets.
Préparez les groupes et le planning des matchs après la clôture des inscriptions, puis imprimez plusieurs exemplaires du déroulé, du plan d’itinéraire et des contacts. Gardez une copie à l’accueil et une par responsable de zone.
Attribuez un accompagnateur ou un arbitre à chaque activité et confirmez l’équipe de premiers secours au plus tard 2 semaines avant. Prévoyez un point de rassemblement clairement signalé et un espace de repos avec bancs.
Contrôlez le matériel sportif la semaine précédente, pas le matin même : ballons, cônes, chasubles, tapis, chronomètres, sifflets, tableaux de score et marquage au sol. Commandez les certificats et récompenses dès que le nombre de participants est connu.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée G-sport ?: Prévoyez environ 8 à 12 semaines. Il faut réserver le site, vérifier son accessibilité, recruter les accompagnateurs, traiter les inscriptions et confirmer les transports avant le jour J.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée G-sport ?: Envoyez-les 6 à 8 semaines avant l’événement, avec une date limite d’inscription fixée environ 3 semaines avant. Vous aurez ainsi le temps de constituer les groupes et d’adapter le planning.
Combien d’accompagnateurs faut-il prévoir ?: Le nombre dépend des besoins déclarés et des activités, mais établissez la répartition au minimum 2 semaines à l’avance. Ajoutez un responsable de zone et une personne de remplacement pour chaque activité principale.
Comment vérifier l’accessibilité d’un lieu sportif ?: Faites une visite sur place au moins 6 semaines avant et contrôlez le parcours complet : arrivée, entrée, vestiaires, sanitaires, espaces de repos et zones de compétition. Ne vous limitez pas à la présence d’une rampe : mesurez aussi les passages et repérez les obstacles.

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