G-Sporttag organisieren: So gelingt die Planung

Ein G-Sporttag braucht mehr als passende Sportgeräte. Lege zuerst Datum, Programm, Teilnehmerlimit und Budget fest und prüfe die Sportstätte auf barrierefreie Wege, Toiletten und Ruhezonen. Danach folgen Anmeldungen, Unterstützungs- und Transportbedarf sowie die Einteilung von Betreuern, Schiedsrichtern und Helfern. Plane den Ablauf so, dass auch Wechsel, Pausen und Notfälle genügend Zeit haben.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Sportstätte reservieren
3
Barrierefreiheit der Location prüfen
2 Personen
4
Sportdisziplinen auswählen
3 Personen
5
Sicherheitsrisiken erfassen
2 Personen
6
Budget und Teilnehmerlimit festlegen
2 Personen
7
Einladungen erstellen
2 Personen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Unterstützungsbedarf erfragen
2 Personen
12
Transportbedarf erfassen
2 Personen
13
Teilnehmerbestätigung versenden
2 Personen
14
Betreuer und Schiedsrichter rekrutieren
2 Personen
15
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
16
Erste-Hilfe-Besetzung bestätigen
17
Kontaktliste erstellen
18
Spielplan erstellen
2 Personen
19
Gruppen einteilen
2 Personen
20
Ablaufplan und Streckenkarte drucken
2 Personen
21
Barrierefreie Wegweiser erstellen
2 Personen
22
Preise und Zertifikate bestellen
23
Sportmaterial prüfen
3 Personen
24
Einkaufsliste finalisieren
2 Personen
25
Einkaufen gehen
3 Personen
26
Kühlprodukte einkaufen
2 Personen
27
Getränke kalt stellen
2 Personen
28
Essen vorbereiten
4 Personen
29
Teilnehmerliste und Armbänder bereitlegen
2 Personen
30
Sportstationen markieren
3 Personen
31
Location öffnen
2 Personen
32
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
33
Barrierefreie Wege freimachen
3 Personen
34
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
35
Sportmaterial je Station bereitstellen
5 Personen
36
Ruheraum einrichten
2 Personen
37
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
38
Tonanlage testen
2 Personen
39
Erste-Hilfe- und Wasserstation bereitstellen
2 Personen
40
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

41
Teilnehmende empfangen
4 Personen
42
Anwesenheit erfassen
3 Personen
43
Programm und Sicherheitsregeln erklären
3 Personen
44
Aufwärmen betreuen
3 Personen
45
Sportstationen betreuen
8 Personen
46
Ergebnisse und Spielzeiten festhalten
4 Personen
47
Ruhephase betreuen
4 Personen
48
Getränke nachfüllen
2 Personen
49
Obst und Snacks ausgeben
3 Personen
50
Sportmaterial sicher austauschen
3 Personen
51
Abendprogramm ankündigen
52
Snacks servieren
4 Personen
53
Angepasste Spiele begleiten
6 Personen
54
Musik und Durchsagen betreuen
55
Cateringbuffet auffüllen
3 Personen
56
Allergeninformationen sichtbar halten
57
Preisverleihung betreuen
3 Personen
58
Teilnehmende verabschieden
4 Personen

Nachbereitung

59
Fundsachen sammeln
2 Personen
60
Sportmaterial aufräumen
5 Personen
61
Catering aufräumen
4 Personen
62
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
63
Geschirr abwaschen
3 Personen
64
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
65
Location reinigen
4 Personen
66
Abschlusskontrolle zur Barrierefreiheit durchführen
2 Personen
67
Materialien inventarisieren
2 Personen
68
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
69
Übrig gebliebenes Essen verwerten
2 Personen
70
Fundsachen zurückbringen
71
Dankesnachricht versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 10
StühleAnz. 80
Rollstuhlgerechte TischeAnz. 4
BiertischeAnz. 4
PartyzelteAnz. 3
Ruheraum-BänkeAnz. 4
KleiderständerAnz. 2

Sportmaterial

FußbälleAnz. 8
SoftbälleAnz. 12
BasketbälleAnz. 6
VolleyballsAnz. 6
TennisbälleAnz. 24
SitzsäckeAnz. 30
ReifenAnz. 20
KegelAnz. 40
Niedrige HürdenAnz. 12
WarnwestenAnz. 40
SoftmattenAnz. 12
StaffelstäbeAnz. 12
ToreAnz. 4
BasketballkörbeAnz. 2
Volleyballnetz
TischtennistischeAnz. 2
TischtennisschlägerAnz. 12
TischtennisbälleAnz. 36
SpringseileAnz. 12
LinienmarkierungAnz. 6
AnzeigetafelnAnz. 8
StoppuhrenAnz. 8
PfeifenAnz. 10
SporttaschenAnz. 6
Ersatz-RollstuhlräderAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12
KlemmbretterAnz. 10

Ausstattung

Tragbare Musikanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
WasserspenderAnz. 4
HandmegafoneAnz. 2
TelefonladegeräteAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 100
Mehrweg-TellerAnz. 100
Wiederverwendbares BesteckAnz. 100
KaffeetassenAnz. 80
TeegläserAnz. 40
ServierlöffelAnz. 8
SchälchenAnz. 12
ServierschalenAnz. 10
WasserkannenAnz. 8
MilchkannenAnz. 6
ZuckerschalenAnz. 6

Dekoration

Bunte WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 150
TischdeckenAnz. 12
NamensschilderAnz. 100
ArmbänderAnz. 100
MedaillenbänderAnz. 80
TrophäenAnz. 12
ZertifikateAnz. 100
WegweiserAnz. 20
Programmatische PosterAnz. 20
AllergenkartenAnz. 20

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
ServierzangenAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltefolieAnz. 3
BrotkörbeAnz. 8
Thermobehälter für SpeisenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
PutzeimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
Besen und KehrblechAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
HandtücherAnz. 24
ToilettenbürstenAnz. 2
DesinfektionsspenderAnz. 8
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
IcepacksAnz. 12
PapierhandtuchrollenAnz. 12

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 12
BatterienAnz. 24

Catering

Einkäufe

Tipps

Prüfe die Sportstätte mindestens 8 Wochen vor dem Termin vor Ort: Miss Wege und Türen aus, kennzeichne zugängliche Bereiche und plane einen Ruheraum mit Sitzsäcken oder Bänken ein.
Frage bei der Anmeldung gezielt nach Unterstützungsbedarf, Ernährung und Transport. Schicke die Teilnehmerbestätigung spätestens 7 Tage vor dem G-Sporttag mit Treffpunkt, Startzeit und Kontaktliste.
Teile Helfer nicht nur den Disziplinen, sondern auch Auf- und Abbau, Erste Hilfe, Wegweisung und Pausen zu. Für jede Station sollte mindestens 1 verantwortliche Person mit Funk- oder Telefonkontakt feststehen.
Erstelle den Spielplan erst, wenn Gruppen und Disziplinen feststehen. Drucke Ablaufplan, Streckenkarte und barrierefreie Wegweiser mindestens 1 Tag vorher und halte zusätzliche Exemplare am Eingang bereit.
Prüfe Sportmaterial und Sicherheitsausrüstung 3 bis 5 Tage vorher: Dazu gehören unter anderem Softbälle, niedrige Hürden, Softmatten, Warnwesten, Pfeifen und Stoppuhren. Fehlendes Material lässt sich kurz vor dem Termin meist nur schwer ersetzen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen G-Sporttag organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Sportstätte, Programm und Teilnehmerlimit. Die Helfer- und Materialplanung sollte spätestens 3 Wochen vor dem Termin stehen.
Wie prüft man die Barrierefreiheit einer Sportstätte?: Gehe die gesamte Strecke vom Parkplatz oder Transporthaltepunkt bis zu Spielfeldern, Toiletten und Ruheraum ab. Prüfe mindestens 4 Wochen vorher Türen, Rampen, Bodenbeläge, Sitzmöglichkeiten und die Beschilderung.
Wann verschickt man die Einladungen für einen G-Sporttag?: Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin und setze eine Anmeldefrist von ungefähr 3 Wochen. So bleiben mindestens 14 Tage für Gruppen, Spielplan, Transport und Unterstützungsbedarf.
Wie viele Helfer braucht ein G-Sporttag?: Plane pro Sportstation mindestens 1 verantwortliche Person und zusätzlich Helfer für Erste Hilfe, Empfang, Transport und Pausen ein. Bei mehreren parallel laufenden Disziplinen solltest du die Rollen spätestens 3 Wochen vorher verbindlich besetzen.

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