Zo organiseer je een fototentoonstelling

Begin niet met het ophangen van de foto’s, maar met de ruimte en de bezoekersstroom. Leg eerst datum, openingstijden en locatie vast; daarna bepaal je hoeveel werken passen, in welke formaten en met welke route door de expositie. Plan vervolgens drukwerk, uitnodigingen, catering en techniek achter elkaar. De meeste vertraging ontstaat doordat bijschriften, bevestigingsmateriaal en transport pas op het laatste moment worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2
Locatie reserveren
3
Fotografen bevestigen
4
Expositieruimte inspecteren
2 personen
5
Plattegrond van de expositie maken
6
Fotoformaten en aantallen vastleggen
2 personen
7
Bijschriften verzamelen
2 personen
8
Uitnodigingen ontwerpen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldformulier openen
11
Aanmeldingen verwerken
12
Dieetwensen verzamelen
13
Cateringhoeveelheden bepalen
14
Dranklevering reserveren
15
Fotowerk laten afdrukken
2 personen
16
Lijsten en bevestigingsmateriaal bestellen
17
Vrijwilligers indelen
18
Programma en routebeschrijving maken
19
Openingsspreker bevestigen
20
Techniek en presentatiemiddelen testen
2 personen
21
Bewegwijzering voorbereiden
22
Foto’s en lijsten controleren
2 personen
23
Boodschappenlijst controleren
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Foto’s veilig vervoeren
2 personen
26
Locatiesleutels ophalen
27
Dranken koelen
2 personen
28
Foto’s uitpakken en sorteren
3 personen
29
Zaal schoonmaken
3 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
31
Expositiewanden plaatsen
3 personen
32
Foto’s ophangen
4 personen
33
Bijschriften plaatsen
2 personen
34
Verlichting richten
2 personen
35
Informatietafel inrichten
2 personen
36
Cateringtafel inrichten
2 personen
37
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
38
Naamkaartjes klaarleggen
39
Registratietafel klaarzetten
2 personen
40
Geluidsinstallatie testen
2 personen
41
Vrijwilligers instrueren
2 personen
42
Entree en route controleren
2 personen

Event

43
Bezoekers ontvangen
2 personen
44
Aanmeldingen registreren
2 personen
45
Bezoekers informeren
2 personen
46
Fotografen begeleiden
47
Koffie en thee serveren
2 personen
48
Hapjes serveren
2 personen
49
Dranken bijvullen
50
Zaal en foto’s controleren
51
Openingswoord begeleiden
2 personen
52
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
53
Servies verzamelen
54
Toiletten controleren
55
Afvalbakken legen
56
Laatste bezoekers informeren
2 personen
57
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

58
Foto’s van de wanden halen
4 personen
59
Foto’s verpakken
3 personen
60
Expositiewanden afbreken
3 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
62
Servies afwassen
2 personen
63
Apparatuur uitschakelen
64
Zaal schoonmaken
3 personen
65
Afval afvoeren
2 personen
66
Overgebleven catering opslaan
2 personen
67
Materialen inventariseren
2 personen
68
Geleende materialen retourneren
2 personen
69
Foto’s terugbrengen
2 personen
70
Locatiesleutels terugbrengen
71
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 4
Registratietafel
Informatietafel
Cateringtafelaantal 2
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Presentatie

Expositiewandenaantal 12
Fotolijstenaantal 40
Passe-partoutsaantal 40
Fotohakenaantal 50
Ophangrailsaantal 24
Bijschriftkaartenaantal 40
Infopanelenaantal 4
Fotopanelenaantal 4
Portfoliohoudersaantal 4
Kunststof beschermhoezenaantal 40
Verpakkingskartonaantal 40
Noppenfolieaantal 2

Apparatuur

Ledspotsaantal 12
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 12
Microfoon
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaard
Laptop
Presentatiescherm
Powerbanksaantal 2
Zaklampenaantal 2

Servies

Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Theeglazenaantal 30
Gebaksbordjesaantal 80
Theelepelsaantal 50
Serveerplateausaantal 6
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Waterkannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Koelelementenaantal 12

Decoratie

Entreebordenaantal 2
Pijlbordenaantal 6
Tafelkledenaantal 4
Bloemstukkenaantal 4
Kleefgumaantal 4
Afzetlintaantal 2

Registratie

Aanwezigheidslijstenaantal 4
Pennenaantal 20
Naamkaartjesaantal 100
Badgehoudersaantal 20
Gastenboek
Polsbandjesaantal 100

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Meet de expositieruimte voordat je fotoformaten en aantallen vastlegt. Teken deuren, ramen, looproutes en beschikbare wanden in een plattegrond; zo voorkom je dat lijsten of expositiewanden niet passen.
Verzamel bijschriften tegelijk met de definitieve fotolijst. Controleer namen, titels en teksten uiterlijk een week vóór de opening, zodat drukwerk en bijschriftkaarten nog aangepast kunnen worden.
Plan uitnodigingen en aanmeldingen ruim vóór de opening. Verstuur de uitnodiging bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf en gebruik de aanmeldingen daarna om catering, stoelen en vrijwilligers in te delen.
Test verlichting en presentatiemiddelen in de echte ruimte. Controleer ledspots, verlengsnoeren, stekkerdozen, microfoon, luidsprekers, laptop en presentatiescherm minimaal één dag van tevoren.
Regel het vervoer van het fotowerk als een aparte stap. Gebruik verpakkingskarton en noppenfolie, houd lijsten droog en laat foto’s pas uitpakken nadat de ophangplek en bevestigingsmaterialen klaarliggen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een fototentoonstelling?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vóór de opening. In die periode kun je de locatie reserveren, fotografen bevestigen, de indeling maken, foto’s laten afdrukken en uitnodigingen 3 tot 4 weken vooraf versturen.
Hoe bepaal je hoeveel foto’s in een expositieruimte passen?: Meet eerst de bruikbare wandlengte en trek ruimte af voor deuren, hoeken, bijschriften en looproutes. Houd per werk extra tussenruimte aan en leg de definitieve aantallen en formaten uiterlijk 6 weken vóór de opening vast.
Wanneer moet je de catering voor een fototentoonstelling regelen?: Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en bepaal de hoeveelheden ongeveer 2 weken vóór de opening. Reserveer de dranklevering zodra het verwachte bezoekersaantal bekend is, bij voorkeur uiterlijk 7 dagen vooraf.
Wanneer test je de techniek voor de opening?: Test microfoon, luidsprekers, laptop, presentatiescherm, verlichting en kabels minimaal één dag vooraf in de expositieruimte. Controleer op de openingsdag nog 2 uur vóór ontvangst of alles werkt en veilig ligt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.