Zo organiseer je een fototentoonstelling

Begin niet met het ophangen van foto’s, maar met de ruimte en het aantal werken. Meet de expositieruimte in, bevestig de fotografen en werk daarna toe naar een vaste selectie, passende lijsten en een logische wandindeling. Plan drukwerk, uitnodigingen en catering ruim vóór de openingsdag. Op de dag zelf draait alles om gecontroleerde techniek, een veilige opbouw en voldoende tijd om bijschriften en routebordjes goed te plaatsen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Expositieruimte inmeten
2 personen
3
Fotografen bevestigen
4
Foto’s selecteren
3 personen
5
Foto’s digitaal controleren
2 personen
6
Foto’s laten afdrukken
7
Lijsten en passe-partouts bestellen
8
Uitnodigingen opstellen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Catering bestellen
13
Programma afdrukken
14
Bordjes voor foto’s maken
2 personen
15
Foto’s inlijsten
3 personen
16
Wandindeling uitwerken
2 personen
17
Techniek testen
2 personen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Catering gekoeld opslaan
2 personen
20
Fotowerken naar locatie brengen
3 personen
21
Ruimte ventileren
22
Meubilair plaatsen
3 personen
23
Expositiewanden opstellen
3 personen
24
Fotowerken ophangen
4 personen
25
Bijschriften plaatsen
2 personen
26
Verlichting richten
2 personen
27
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
28
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
29
Hapjes klaarzetten
2 personen
30
Aanmeldtafel klaarzetten
31
Garderobe inrichten
2 personen
32
Routebordjes ophangen

Event

33
Bezoekers ontvangen
3 personen
34
Aanmeldingen afvinken
2 personen
35
Welkomstwoord verzorgen
36
Fotografen introduceren
37
Koffie en thee serveren
2 personen
38
Hapjes serveren
2 personen
39
Dranken bijvullen
40
Fotowerken toelichten
2 personen
41
Bezoekers begeleiden
2 personen
42
Toiletten controleren
43
Afval tussentijds verwijderen
44
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

45
Fotowerken veilig verpakken
3 personen
46
Meubilair afbreken
3 personen
47
Servies afwassen
2 personen
48
Ruimte schoonmaken
3 personen
49
Afval afvoeren
2 personen
50
Fotowerken retourneren
2 personen
51
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Expositiewandenaantal 8
Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 6
Statafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Gebaksvorkjesaantal 100
Theelepelsaantal 100
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Laptop
Presentatiescherm
Kaartlezer
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelgotenaantal 8

Decoratie

Fotolijstenaantal 40
Passe-partoutsaantal 40
Fotoprintsaantal 40
Fotobijschriftenaantal 40
Ophanghakenaantal 80
Tafelkledenaantal 8
Welkomstbord
Routebordjesaantal 8

Verlichting

LED-spotsaantal 12
Batterijlampenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Schenkkannenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Meet de wanden voordat je fotolijsten en passe-partouts bestelt. Noteer per wand de beschikbare breedte en houd ruimte vrij tussen werken, zodat je selectie niet pas op locatie moet worden aangepast.
Plan de selectie en digitale controle vóór het afdrukken. Controleer resolutie, uitsnede, kleur en bestandsformaat per foto; een fout in één bestand kan de volledige afdrukronde vertragen.
Werk met een openingsplanning waarin de opbouw minstens enkele uren vóór ontvangst van bezoekers begint. Expositiewanden, meubilair, verlichting, fotowerken en bijschriften hebben elk een eigen volgorde.
Test laptop, presentatiescherm, verlengsnoeren en stekkerdozen vooraf op de locatie. Leg kabels vóór de ontvangst vast met kabelgoten en controleer techniek opnieuw nadat tafels en expositiewanden zijn verplaatst.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en geef het definitieve aantal gasten tijdig door aan de catering. Bewaar gekoelde catering pas na controle van de beschikbare koelruimte en zet servies en drank apart van de fotowerken klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een fototentoonstelling?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, fotografen en globale selectie. Plan het afdrukken, inlijsten en versturen van uitnodigingen uiterlijk 3 tot 4 weken vóór de opening.
Hoe bepaal je hoeveel foto’s in de expositieruimte passen?: Meet elke wand op en trek per foto ruimte af voor lijst, passe-partout en tussenafstand. Maak de wandindeling op schaal voordat je de definitieve selectie laat afdrukken; reken bij een kleine tentoonstelling op 2 tot 4 uur voor deze uitwerking.
Wanneer stuur je uitnodigingen voor een fototentoonstelling?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 tot 4 weken vóór de opening. Vraag om aanmelding en dieetwensen met een sluitingsdatum van 7 tot 10 dagen vóór het evenement, zodat catering en zitplaatsen kunnen worden afgestemd.
Wanneer bouw je een fototentoonstelling op?: Reserveer op de openingsdag minstens 3 uur voor ventileren, meubilair, expositiewanden, verlichting, techniek en het ophangen van de werken. Controleer daarna alle bijschriften, routebordjes en kabels voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.