Een fototentoonstelling organiseren: zo pak je het aan

Begin met de ruimte en het verhaal, niet met de uitnodiging. Meet de locatie op, leg het thema vast en verzamel van elke fotograaf de werken, afmetingen en benodigde lijsten. Daarna maak je de indeling, bestel je afdrukken en materiaal en werk je de publieksorganisatie uit. De laatste week draait vooral om controleren: afdrukproeven, wandlabels, routebordjes, techniek en de gastenlijst. Zo voorkom je dat de tentoonstelling inhoudelijk klaar is, maar op de dag zelf niet goed te bezoeken of te presenteren blijkt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie inspecteren en inmeten
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Tentoonstellingsthema vastleggen
2 personen
4
Deelnemende fotografen bevestigen
2 personen
5
Fotowerken en afmetingen verzamelen
2 personen
6
Tentoonstellingsindeling maken
2 personen
7
Fotoafdrukken bestellen
8
Fotolijsten bestellen
9
Teksten voor wandlabels schrijven
2 personen
10
Uitnodigingen ontwerpen
11
Uitnodigingen versturen
12
Aanmeldformulier openen
13
Aanmeldingen verwerken
14
Dieetwensen verzamelen
15
Catering en servies reserveren
16
Huurmaterialen reserveren
17
Promotie plaatsen
2 personen
18
Afdrukproeven controleren
2 personen
19
Wandteksten en labels printen
20
Programma en routekaart printen
21
Gastenlijst bijwerken
22
Fotografen informeren over het programma
23
Naamkaartjes voorbereiden
24
Gastenboek en registratie klaarzetten
25
Techniek en presentatie testen
2 personen
26
Fotoafdrukken en lijsten ophalen
2 personen
27
Afdrukken en lijsten controleren
2 personen
28
Foto's inlijsten
3 personen
29
Boodschappen doen
2 personen
30
Locatie schoonmaken
2 personen
31
Dranken koud zetten
2 personen
32
Hapjes voorbereiden
3 personen
33
Opbouwmateriaal naar de locatie brengen
3 personen

Event

34
Expositiewanden plaatsen
4 personen
35
Foto's ophangen
4 personen
36
Wandlabels bevestigen
2 personen
37
Verlichting richten
2 personen
38
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
39
Catering klaarzetten
3 personen
40
Registratiebalie bemannen
2 personen
41
Bezoekers welkom heten
2 personen
42
Fotografen en werken toelichten
2 personen
43
Koffie en thee serveren
2 personen
44
Hapjes serveren
2 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Tentoonstellingsruimtes controleren
2 personen
47
Gastenboek en materialen aanvullen
48
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

49
Catering opruimen
3 personen
50
Foto's en lijsten afnemen
4 personen
51
Expositiewanden demonteren
4 personen
52
Afval verzamelen en sorteren
2 personen
53
Locatie schoonmaken
3 personen
54
Materialen inventariseren en inpakken
3 personen
55
Huurmaterialen retourneren
2 personen
56
Overgebleven catering opruimen
2 personen
57
Gastenlijst en inschrijvingen archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Expositiewandenaantal 6
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Ontvangsttafel
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4
Easelsaantal 4

Apparatuur

Laptop
Projector
Projectiescherm
Tablet voor registratie
Betaalterminal
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Ophangsetsaantal 50
Waterpasaantal 2
Accuboormachine

Decoratie

Fotoafdrukkenaantal 40
Fotolijstenaantal 40
Passe-partoutsaantal 40
Wandlabelsaantal 40
Wandtekstenaantal 6
Routebordjesaantal 8
Tafelkledenaantal 6
Naamkaartjesaantal 50
Gastenboek
Pennenaantal 12

Servies

Glazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerbladenaantal 6
Serveertangenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de indeling pas nadat je alle fotoafmetingen hebt ontvangen. Houd per werk rekening met ophangruimte en controleer met een waterpas of de bovenlijnen rustig doorlopen.
Bestel afdrukken en fotolijsten niet op basis van een voorlopige lijst. Vraag ontbrekende maten uiterlijk twee tot drie weken voor de opening op en controleer daarna de afdrukproeven.
Maak de publieksstroom zichtbaar met routebordjes en een geprinte routekaart. Test de route met één persoon die de ruimte nog niet kent; vijf minuten meelopen laat snel zien waar bewegwijzering ontbreekt.
Open het aanmeldformulier vroeg genoeg om dieetwensen en aantallen te verzamelen. Werk de gastenlijst tot op de laatste dag bij en leg registratie, naamkaartjes, gastenboek en pennen bij de ontvangsttafel klaar.
Test laptop, projector, projectiescherm en registratieapparatuur vóór de opening met alle verlengkabels en stekkerdozen. Reserveer minimaal 60 minuten op locatie voor ophangen, techniek en een laatste controle van wandteksten en labels.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een fototentoonstelling organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer de locatie en leg het thema in de eerste 2 weken vast; houd daarna minstens 2 weken over voor afdrukken, lijsten en correcties.
Hoe maak je een indeling voor een fototentoonstelling?: Verzamel eerst alle afmetingen en bepaal daarna de looproute en kijkhoogte. Maak de indeling minimaal 3 weken voor de opening, zodat je ontbrekende ophangsets, expositiewanden of lijsten nog kunt regelen.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een fototentoonstelling?: Stuur uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en open tegelijk het aanmeldformulier. Vraag uiterlijk 7 dagen voor de opening naar dieetwensen en werk dan de catering en gastenlijst bij.
Wat moet je op de dag van een fototentoonstelling controleren?: Reserveer minstens 60 minuten voor de opbouwcontrole. Controleer de ophanging met een waterpas, de wandlabels en routebordjes, de registratie, de presentatie met laptop en projector en de werking van betaalterminal en techniek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.