Zo organiseer je een fotospeurtocht die soepel verloopt

Een fotospeurtocht staat of valt met een route die vooraf getest is en opdrachten die teams binnen de beschikbare tijd kunnen uitvoeren. Leg eerst datum, deelnemers, startlocatie en eindlocatie vast. Verken daarna de route, controleer alle fotolocaties en test de opdrachten met één of twee teams. Pas daarna druk je routekaarten en opdrachtkaarten af en maak je de teamzakken klaar. Plan ook het moment na de tocht: een diner, gekoelde drankjes en een duidelijke plek om de punten te tellen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en deelnemers vastleggen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Deelnemerslijst bijwerken
6
Startlocatie reserveren
7
Eindlocatie voor diner reserveren
8
Route en loopafstand bepalen
2 personen
9
Route vooraf verkennen
2 personen
10
Fotolocaties controleren
2 personen
11
Alternatieve route vastleggen
12
Teams samenstellen
13
Opdrachten uitschrijven
2 personen
14
Opdrachten testen
2 personen
15
Fotoregels opstellen
16
Puntentelling vastleggen
17
Routekaarten afdrukken
18
Opdrachtkaarten afdrukken
19
Teamzakken samenstellen
2 personen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
3 personen
23
Diner en servies klaarzetten
3 personen
24
Startpunt inrichten
3 personen
25
Teamindeling ophangen

Event

26
Deelnemers ontvangen
3 personen
27
Spelregels uitleggen
28
Teamzakken uitdelen
2 personen
29
Startfoto maken
30
Teams op pad sturen
2 personen
31
Tussenstand bijhouden
2 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Binnenkomende teams registreren
2 personen
34
Foto's verzamelen
2 personen
35
Punten controleren
2 personen
36
Diner serveren
3 personen
37
Dranken bij het diner aanvullen
2 personen
38
Winnaar bekendmaken
39
Prijs uitreiken

Nazorg

40
Restanten verpakken
2 personen
41
Afval verzamelen
3 personen
42
Servies afwassen
2 personen
43
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
44
Locatie schoonmaken
3 personen
45
Materialen controleren
2 personen
46
Huurmaterialen retourneren
2 personen
47
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 16
Picknickdekensaantal 6
Tafelkleedaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 20
Herbruikbare kommenaantal 20
Herbruikbare bekersaantal 30
Herbruikbaar bestekaantal 30
Serveerschalenaantal 8
Schenk kannenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Powerbanksaantal 8
Oplaadkabelsaantal 8
Bluetoothspeaker
Instantcamera'saantal 2
Fotoprinters
Verlengkabelsaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 4

Sportmateriaal

Pionnenaantal 12
Touwaantal 2

Decoratie

Teamlintenaantal 6
Ballonnenaantal 30
Ballonpomp
Welkomstbord
Prijstrofee

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Broodmessenaantal 2
Opscheplepelsaantal 4
Koelelementenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 8
Thermoskannenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Handveger en blik
Schoonmaakemmersaantal 2

Catering

Routekaartenaantal 6
Opdrachtkaartenaantal 36
Antwoordformulierenaantal 12
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 18
Enveloppenaantal 12
Stempelkaartenaantal 12
Boodschappen

Tips

Verken de volledige route op hetzelfde tijdstip waarop je de fotospeurtocht organiseert. Controleer drukte, bereikbaarheid en licht op alle fotolocaties en leg minimaal één alternatieve route vast.
Test elke opdracht met een kleine groep voordat je ze afdrukt. Noteer per opdracht hoeveel minuten die kost en schrap opdrachten die alleen lukken als deelnemers moeten wachten of teruglopen.
Leg fotoregels en puntentelling uiterlijk een week vooraf vast. Bepaal bijvoorbeeld of een foto door het hele team moet worden gemaakt, hoeveel punten een opdracht oplevert en wanneer een team terug moet zijn.
Maak per team één complete zak met routekaart, opdrachtkaarten, teamlint, schrijfspullen en een opgeladen telefoon of camera. Controleer de apparatuur de avond ervoor en leg powerbanks en oplaadkabels klaar.
Richt het startpunt minstens 30 minuten voor vertrek in. Hang de teamindeling op, zet routekaarten klaar en koel de dranken; reserveer daarnaast genoeg tijd tussen de verwachte aankomst en het diner om foto's en punten te verwerken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een fotospeurtocht?: Reken voor de tocht zelf op 2 tot 3 uur, afhankelijk van de loopafstand en het aantal opdrachten. Plan daarnaast 30 minuten voor ontvangst en uitleg en minstens 45 minuten voor het verzamelen, controleren en beoordelen van de foto's.
Hoeveel opdrachten heeft een fotospeurtocht nodig?: Voor een tocht van 2 tot 3 uur werkt een set van ongeveer 10 tot 15 opdrachten meestal goed. Test ze vooraf en houd rekening met gemiddeld 8 tot 12 minuten per opdracht, inclusief lopen en fotograferen.
Wanneer moet ik de route van een fotospeurtocht verkennen?: Verken de route minimaal 1 week vooraf en loop hem nog één keer na in de 24 uur voor de start. Zo ontdek je tijdelijke afsluitingen, gewijzigde openingstijden of fotolocaties die niet meer bruikbaar zijn.
Hoeveel deelnemers zitten er in één team bij een fotospeurtocht?: Houd meestal 3 tot 5 deelnemers per team aan. Bij grotere teams maken deelnemers minder vaak zelf foto's en ontstaan sneller wachttijden; bij minder dan 3 personen wordt een route met meerdere opdrachten zwaarder.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.