Zo organiseer je een fotofeest zonder technische verrassingen
Bij een fotofeest draait de planning om twee dingen: gasten vlot laten fotograferen en zorgen dat de apparatuur blijft werken. Begin ongeveer vier weken vooraf met uitnodigingen en aanmeldingen, zodat je dieetwensen en cateringhoeveelheden op tijd kent. Controleer daarna camera’s, geheugenkaarten, verlichting en printer afzonderlijk. Op de dag zelf bouw je eerst de achtergrond en het fotostation op, test je licht en camera, en richt je daarna eten, drinken en zitplaatsen in.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Uitnodigingen versturen
- 2
Aanmeldingen verwerken
- 3
Dieetwensen verzamelen
- 4
Definitieve gastenlijst maken
- 5
Cateringhoeveelheden bepalen
- 6
Boodschappenlijst controleren
- 7
Boodschappen doen
2 personen
- 8
Fotoapparatuur controleren
- 9
Camera's opladen
- 10
Geheugenkaarten leegmaken
- 11
Fotoprinter testen
- 12
Afspeellijst samenstellen
- 13
Fotoprops selecteren
2 personen
- 14
Locatie schoonmaken
2 personen
- 15
Meubilair vrijmaken
2 personen
- 16
Achtergrond opbouwen
2 personen
- 17
Fotolampen plaatsen
2 personen
- 18
Fotostation inrichten
2 personen
- 19
Licht en camera testen
2 personen
- 20
Tafels opstellen
2 personen
- 21
Stoelen klaarzetten
2 personen
- 22
Buffet opmaken
2 personen
- 23
Dranken koud zetten
2 personen
- 24
Servies klaarzetten
- 25
Versiering ophangen
2 personen
- 26
Muziek aansluiten
- 27
Welkomsttafel inrichten
Event
- 28
Gasten ontvangen
2 personen
- 29
Fotostation uitleggen
- 30
Groepsfoto maken
2 personen
- 31
Gasten helpen poseren
2 personen
- 32
Fotoprops aanvullen
- 33
Foto's selecteren
- 34
Foto's afdrukken
- 35
Hapjes serveren
2 personen
- 36
Dranken bijvullen
2 personen
- 37
Buffet bijvullen
2 personen
- 38
Muziek bedienen
- 39
Afval verzamelen
Nazorg
- 40
Foto's veilig opslaan
- 41
Digitale foto's back-uppen
- 42
Overgebleven eten bewaren
2 personen
- 43
Apparatuur uitschakelen
- 44
Fotostation afbreken
2 personen
- 45
Versiering verwijderen
2 personen
- 46
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
- 47
Servies afwassen
2 personen
- 48
Locatie schoonmaken
2 personen
- 49
Afval wegbrengen
- 50
Geleende spullen retourneren
- 51
Foto's met gasten delen
- 52
Gevonden spullen verzamelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 45
- Buffettafelsaantal 2
- Krukkenaantal 6
Apparatuur
- Digitale camera'saantal 2
- Tripodsaantal 2
- Ringlampenaantal 2
- Fotoprinter
- Laptop
- Kaartlezersaantal 2
- Geheugenkaartenaantal 6
- Acculadersaantal 4
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 3
- Bluetoothspeaker
Decoratie
- Achtergronddoekaantal 2
- Achtergrondstandaard
- Fotopropset
- Ballonnenpomp
- Slingersaantal 6
- Fotolijstjesaantal 8
- Tafeldecoratiesaantal 6
Servies
- Glazenaantal 50
- Koffiekopjesaantal 30
- Bordenaantal 50
- Kommetjesaantal 12
- Besteksetsaantal 50
- Serveerbladenaantal 6
- Schenkkanaantal 3
Keuken
- Flessenopenersaantal 3
- Serveertangenaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
- Koelboxenaantal 3
- Thermoskannenaantal 2
Schoonmaak
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 8
- Bezem
- Stoffer en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan het fotostation vóór de tafels en het buffet. Zo houd je een vrije route naar de achtergrondstandaard en voorkom je dat stoelen, buffettafels of verlengsnoeren in beeld staan.
- Maak de apparatuurcontrole niet pas op de feestdag. Laad camera’s en andere accu’s de avond ervoor op, maak geheugenkaarten leeg en test de fotoprinter met een echte afdruk.
- Zet het fotostation minimaal 60 minuten vóór ontvangst van de gasten volledig klaar. Controleer daarbij de camerahoogte, ringlampen, achtergrond en beschikbare ruimte voor fotoprops.
- Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vóór het fotofeest. Gebruik de definitieve gastenlijst daarna om catering, borden, glazen en bestek af te stemmen, zodat je niet op het laatste moment moet bijbestellen.
- Doe een volledige proefronde zodra het licht staat: maak enkele foto’s, print er één, controleer de stroom via stekkerdozen en verlengsnoeren en test de muziek op normaal gespreksvolume.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een fotofeest organiseren?
- Begin ongeveer 4 weken vooraf met uitnodigingen en aanmeldingen. Leg de gastenlijst en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het feest vast, zodat je catering en boodschappen kunt afronden.
- Wanneer moet ik de camera’s en fotoprinter testen?
- Controleer camera’s, laders, geheugenkaarten en printer uiterlijk 2 dagen vooraf. Doe op de feestdag nog een volledige test met licht, camera en een echte afdruk, bij voorkeur minstens 60 minuten voor aankomst.
- Hoe richt je een fotostation in voor een fotofeest?
- Reserveer een vrije plek voor de achtergrond, plaats de camera op een tripod en zet de ringlampen zo dat gezichten gelijkmatig worden belicht. Houd minimaal 60 minuten voor de start vrij om de opstelling te testen en kabels veilig weg te werken.
- Hoeveel tijd kost de voorbereiding op de dag zelf?
- Reken minimaal 2 uur voor schoonmaken, meubels vrijmaken, achtergrond en fotostation opbouwen, apparatuur testen en buffet en dranken klaarzetten. Plan daarnaast 30 minuten als buffer voor printer-, licht- of stroomproblemen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!