Zo organiseer je een fort open dag

Begin met de publieksstroom, niet met de aankleding. Leg eerst datum, openingstijden, programma en rondleidingsroutes vast en controleer daarna vergunningen, meldingen en de beschikbaarheid van het fort. Reserveer op tijd rondleiders, muzikanten, catering, dranklevering en afvalinzameling. In de laatste week draait alles om duidelijke instructies, routebordjes, veiligheid en een plan voor slecht weer. Zo voorkom je dat bezoekers bij de ingang wachten of verdwalen tussen de verschillende onderdelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden publiceren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Evenement online aanmelden
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Rondleiders vastleggen
7
Muzikanten bevestigen
8
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
9
Dranklevering reserveren
10
Afvalinzameling reserveren
11
Plattegrond van het fort maken
2 personen
12
Rondleidingsroutes uitwerken
2 personen
13
Programma en tijden vastleggen
2 personen
14
Informatiepanelen controleren
2 personen
15
Vergunningen en meldingen controleren
16
Weersverwachting controleren
17
Bezoekerslijst afdrukken
18
Naambadges voorbereiden
2 personen
19
Routebordjes afdrukken
20
Rondleiders informeren
21
Vrijwilligersinstructies uitdelen
22
EHBO-materiaal controleren
23
Brandblussers controleren
24
Toiletten controleren
2 personen
25
Boodschappen ophalen
2 personen
26
Levering controleren
2 personen
27
Koelboxen vullen
2 personen
28
Hapjes voorbereiden
4 personen
29
Koffie- en theepunt voorbereiden
2 personen
30
Binnenruimtes schoonmaken
3 personen
31
Buitenterrein inspecteren
2 personen
32
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
33
Partytenten opbouwen
4 personen
34
Stroompunten controleren
2 personen
35
Verlichting ophangen
3 personen
36
Geluid testen
2 personen
37
Decoratie ophangen
3 personen
38
Informatiebalie inrichten
2 personen
39
Cateringbuffet inrichten
4 personen
40
Rondleidingspunten markeren
2 personen
41
Speurtocht klaarzetten
2 personen
42
Dranken koud zetten
2 personen
43
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
44
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
45
Briefing voor rondleiders geven
2 personen
46
Briefing voor catering geven
2 personen
47
Toegangsroute vrijmaken
2 personen

Event

48
Registratietafel bemannen
2 personen
49
Bezoekers welkom heten
2 personen
50
Programma toelichten
51
Rondleidingen begeleiden
4 personen
52
Speurtocht begeleiden
2 personen
53
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
54
Informatie over historie geven
2 personen
55
Hapjes serveren
3 personen
56
Koffie en thee serveren
2 personen
57
Dranken bijvullen
2 personen
58
Servies verzamelen
2 personen
59
Afvalbakken legen
2 personen
60
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
61
Verlichting inschakelen
62
Avondprogramma aankondigen
63
Optreden begeleiden
2 personen
64
Laatste rondleiding begeleiden
3 personen
65
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
66
Verloren voorwerpen verzamelen
67
Catering afsluiten
3 personen
68
Muziek uitschakelen

Nazorg

69
Partytenten afbreken
4 personen
70
Verlichting afbouwen
3 personen
71
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
72
Overgebleven eten koelen
2 personen
73
Afval verzamelen
3 personen
74
Servies afwassen
3 personen
75
Cateringruimte schoonmaken
3 personen
76
Fortzalen schoonmaken
4 personen
77
Terrein schoonmaken
3 personen
78
Routebordjes verwijderen
2 personen
79
Materialen terugbrengen
2 personen
80
Geleende spullen retourneren
2 personen
81
Koelboxen leegmaken
2 personen
82
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
83
Bezoekersvragen beantwoorden
84
Gevonden voorwerpen registreren
85
Afvalcontainers laten legen
86
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 6
Biertafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 3
Kleedjesaantal 12

Servies

Herbruikbare bordenaantal 150
Kommetjesaantal 80
Herbruikbare bekersaantal 250
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 100
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 20
Serveerlepelsaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadbare lampenaantal 12
Kassa
Pinapparaat
Contantgeldkistje
Klembordenaantal 8
Powerbanksaantal 4
Fotocamera
Kabelhaspelsaantal 4
Handportofoonsaantal 8
Zaklampenaantal 8
Megafon
EHBO-koffer
Brandblusdekenaantal 2
Zakelijke portofoonsaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 10

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Nederlandse vlaggenaantal 4
Tafeldecoratieaantal 12
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Tafelkledenaantal 12

Sportmateriaal

Speurtochtkaartenaantal 150
Potlodenaantal 150
Stempelsetsaantal 6
Historische spelmaterialenaantal 6
Kleurplatenaantal 100
Kleurpotlodensetsaantal 20
Prijslintjesaantal 30

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalzakhoudersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Schoonmaaksponzenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Papieren handdoekdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 6
Verkeerskegelsaantal 12
Afzetlintaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Keukenbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Koelelementenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Werk met tijdsloten voor rondleidingen en bepaal vooraf hoeveel mensen één rondleider aankan. Zet de routes op een plattegrond en maak routebordjes die ook bij weinig licht leesbaar zijn.
Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en geef het definitieve aantal eters uiterlijk enkele dagen voor het evenement door aan de catering. Houd daarnaast een kleine reserve aan voor onverwachte bezoekers.
Plan de bezoekersstroom vanaf de entree: plaats daar de bezoekerslijst, naambadges en de eerste informatiepanelen. Regel ook een aparte plek voor jassen, zodat kapstokken en ontvangst niet de doorgang blokkeren.
Controleer één week vooraf toiletten, brandblussers, EHBO-materiaal, stroompunten en verlichting. Test luidsprekers, microfoons, het mengpaneel en verlengkabels vóór de opening, niet pas wanneer de muzikanten klaarstaan.
Maak voor vrijwilligers een korte instructie met starttijd, positie, aanspreekpunt en noodprocedure. Neem ook het weerbericht mee: partytenten, oplaadbare lampen en batterijlantaarns moeten vóór de bezoekers arriveren beschikbaar en gecontroleerd zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een fort open dag organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, openingstijden, vergunningen, rondleiders en het programma. Reserveer catering, dranklevering, muzikanten en afvalinzameling zodra de verwachte bezoekersaantallen bekend zijn.
Hoe maak je een goede planning voor rondleidingen in een fort?: Werk met vaste starttijden en laat per ronde voldoende wisseltijd tussen vertrek en terugkomst. Leg de route uiterlijk 2 weken vooraf vast, controleer knelpunten ter plaatse en informeer alle rondleiders uiterlijk een week voor de open dag.
Wat moet je regelen voor slecht weer tijdens een fort open dag?: Bepaal uiterlijk 48 uur vooraf welke onderdelen naar binnen kunnen en waar partytenten komen te staan. Controleer dan ook verlichting, droge looproutes, stroomvoorziening en de communicatie naar bezoekers.
Wanneer moet je de catering voor een fort open dag bestellen?: Maak 7 tot 10 dagen vooraf een berekening op basis van de aanmeldingen, dieetwensen en verwachte vrije inloop. Bevestig de definitieve aantallen enkele dagen vooraf en plan de boodschappen of levering zo dat koeling en uitgifte direct geregeld zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.