Tag der offenen Tür in einer Festung organisieren

Bei einem Tag der offenen Tür in einer Festung müssen Besucherführung, Sicherheitsauflagen und Bewirtung zusammenpassen. Beginne mit Datum, Öffnungszeiten und Genehmigungen, bevor du Einladungen verschickst oder Helfer einteilst. Danach legst du Grundriss, Führungsrouten und Programm fest und berechnest Essen sowie Getränke anhand der erwarteten Besucherzahl. In den letzten Tagen geht es vor allem um Beschilderung, Technik, Erste Hilfe, Toiletten und einen klaren Einsatzplan für alle Helfer.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Öffnungszeiten veröffentlichen
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Veranstaltung online anmelden
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Guide-Einsätze festlegen
7
Musiker bestätigen
8
Cateringmengen berechnen
2 Personen
9
Getränkelieferung reservieren
10
Abfallentsorgung reservieren
11
Grundriss der Festung erstellen
2 Personen
12
Führungsrouten ausarbeiten
2 Personen
13
Programm und Zeiten festlegen
2 Personen
14
Informationsschilder prüfen
2 Personen
15
Genehmigungen und Meldungen prüfen
16
Wettervorhersage prüfen
17
Besucherliste ausdrucken
18
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
19
Wegweiser drucken
20
Führer informieren
21
Freiwilligenanweisungen verteilen
22
Erste-Hilfe-Material prüfen
23
Feuerlöscher prüfen
24
Toiletten kontrollieren
2 Personen
25
Einkäufe abholen
2 Personen
26
Lieferung prüfen
2 Personen
27
Kühlboxen füllen
2 Personen
28
Snacks vorbereiten
4 Personen
29
Kaffee- und Teepunkt vorbereiten
2 Personen
30
Innenräume reinigen
3 Personen
31
Außengelände inspizieren
2 Personen
32
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
33
Partyzelte aufbauen
4 Personen
34
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
35
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
36
Ton testen
2 Personen
37
Dekoration aufhängen
3 Personen
38
Informationsstand einrichten
2 Personen
39
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
40
Besichtigungspunkte markieren
2 Personen
41
Schnitzeljagd vorbereiten
2 Personen
42
Getränke kalt stellen
2 Personen
43
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
44
Freiwillige anmelden
2 Personen
45
Briefing für die Rundführer geben
2 Personen
46
Catering-Briefing geben
2 Personen
47
Zugangsweg freimachen
2 Personen

Event

48
An der Registrierungstheke Dienst machen
2 Personen
49
Besucher begrüßen
2 Personen
50
Programm vorstellen
51
Führungen begleiten
4 Personen
52
Schnitzeljagd begleiten
2 Personen
53
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
54
Informationen zur Geschichte geben
2 Personen
55
Snacks servieren
3 Personen
56
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
57
Getränke nachfüllen
2 Personen
58
Geschirr sammeln
2 Personen
59
Mülleimer leeren
2 Personen
60
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
61
Beleuchtung einschalten
62
Abendprogramm ankündigen
63
Auftritt begleiten
2 Personen
64
Letzte Führung begleiten
3 Personen
65
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
66
Fundsachen sammeln
67
Catering abschließen
3 Personen
68
Musik ausschalten

Nachbereitung

69
Partyzelte abbauen
4 Personen
70
Beleuchtung abbauen
3 Personen
71
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
72
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
73
Abfall sammeln
3 Personen
74
Geschirr abwaschen
3 Personen
75
Cateringbereich reinigen
3 Personen
76
Festungsräume reinigen
4 Personen
77
Gelände reinigen
3 Personen
78
Routenschilder entfernen
2 Personen
79
Materialien zurückbringen
2 Personen
80
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
81
Kühlboxen leeren
2 Personen
82
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
83
Besucherfragen beantworten
84
Fundgegenstände registrieren
85
Abfallcontainer leeren lassen
86
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
StehtischeAnz. 6
BiertischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 3
DeckenAnz. 12

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 150
SchälchenAnz. 80
Wiederverwendbare BecherAnz. 250
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 100
BestecksetsAnz. 150
ServierschalenAnz. 20
ServierlöffelAnz. 12
KaffeekannenAnz. 4
TeekannenAnz. 3

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Wiederaufladbare LampenAnz. 12
Kasse
Kartenterminal
Kassette für Bargeld
KlemmbretterAnz. 8
PowerbanksAnz. 4
Fotokamera
KabeltrommelnAnz. 4
HandfunkgeräteAnz. 8
TaschenlampenAnz. 8
Megafon
Erste-Hilfe-Koffer
FeuerlöschdeckeAnz. 2
Business-FunkgeräteAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 10

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
Niederländische FlaggenAnz. 4
TischdekorationAnz. 12
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
TischdeckenAnz. 12

Sportmaterial

Schnitzeljagd-KartenAnz. 150
BleistifteAnz. 150
StempelsetsAnz. 6
Historische SpielmaterialienAnz. 6
MalvorlagenAnz. 100
BuntstiftsetsAnz. 20
PreisbänderAnz. 30

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
MüllbeutelhalterAnz. 6
BesensetsAnz. 4
MüllgreiferAnz. 4
EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
ReinigungsschwämmeAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 6
PapierhandtuchspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 6
VerkehrskegelAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 3
KüchenwannenAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
KühlelementeAnz. 30

Catering

Einkäufe

Tipps

Veröffentliche Datum und Öffnungszeiten erst, wenn Anmeldung, Genehmigungen und das Grundprogramm geprüft sind. So musst du später keine widersprüchlichen Angaben in Einladungen und Online-Anmeldung korrigieren.
Plane Führungsrouten mit festen Startzeiten und einer realistischen Gruppengröße. Markiere Engstellen im Festungsgrundriss und informiere die Guides spätestens einige Tage vorher über ihre Einsätze.
Erfasse bei der Anmeldung nicht nur die Personenzahl, sondern auch Ernährungswünsche. Rechne Catering und Getränkelieferung erst danach endgültig aus; für das erste Veranstaltungsstunde sind zwei bis drei Getränke pro Person ein brauchbarer Richtwert.
Prüfe die Besuchswege vor dem Öffnen: Wegweiser, Informationsschilder, Beleuchtung, Verlängerungskabel und Lautsprecher müssen dort stehen, wo sie gebraucht werden. Wiederaufladbare Lampen und Batterielaternen sind besonders für dunkle Bereiche und den Abbau wichtig.
Lege am Vortag eine Kontrollrunde für Toiletten, Feuerlöscher, Erste-Hilfe-Material und Abfallentsorgung fest. Drucke Besucherliste und Namensschilder nicht erst am Veranstaltungsmorgen, sondern sobald die Anmeldungen abgeschlossen sind.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Tag der offenen Tür in einer Festung anmelden?: Prüfe Genehmigungen und Meldepflichten mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Das gilt besonders, wenn Führungen, Bewirtung, Musik, zusätzliche Beleuchtung oder Zelte vorgesehen sind.
Wie viele Helfer braucht man für einen Tag der offenen Tür?: Plane mindestens eine verantwortliche Person für die Gesamtkoordination, einen Guide pro gleichzeitig laufender Führung und zusätzliche Helfer für Einlass, Verpflegung und Technik ein. Die genaue Zahl richtet sich vor allem nach Besucherzahl, Führungsrouten und Öffnungszeiten.
Wann sollte man die Führungen durch die Festung planen?: Lege Routen, Startzeiten und Zuständigkeiten etwa 3 bis 4 Wochen vorher fest. Spätestens eine Woche vor dem Termin sollten alle Guides ihren Einsatzplan und die Besucherführung kennen.
Wie viel Essen und Getränke braucht man für den Tag der offenen Tür?: Berechne die Mengen nach den bestätigten Anmeldungen und ergänze eine kleine Reserve für spontane Besucher. Für die erste Stunde kannst du mit zwei bis drei Getränken pro Person rechnen; Sonderkost sollte separat erfasst und gekennzeichnet werden.

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