Organiser une journée portes ouvertes du fort

Une journée portes ouvertes dans un fort se prépare d’abord comme un parcours de visite, puis comme un accueil du public. Fixez les horaires, les inscriptions et les itinéraires avant de mobiliser les guides, les bénévoles et les musiciens. Ensuite, vérifiez les autorisations, la sécurité, les toilettes et la météo. La restauration, les boissons et le matériel technique doivent être confirmés assez tôt pour éviter les ruptures ou une installation précipitée le jour même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Publier la date et les horaires d'ouverture
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Inscrire l’événement en ligne
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Fixer les guides
7
Confirmer les musiciens
8
Calculer les quantités de catering
2 personnes
9
Réserver la livraison des boissons
10
Réserver l’enlèvement des déchets
11
Réaliser le plan du fort
2 personnes
12
Élaborer les itinéraires de visite
2 personnes
13
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
14
Vérifier les panneaux d’information
2 personnes
15
Vérifier les autorisations et les déclarations
16
Vérifier les prévisions météo
17
Imprimer la liste des visiteurs
18
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
19
Imprimer les panneaux d’itinéraire
20
Informer les guides
21
Distribuer les consignes aux bénévoles
22
Vérifier le matériel de premiers secours
23
Contrôler les extincteurs
24
Vérifier les toilettes
2 personnes
25
Récupérer les courses
2 personnes
26
Vérifier la livraison
2 personnes
27
Remplir les glacières
2 personnes
28
Préparer les en-cas
4 personnes
29
Préparer l'espace café et thé
2 personnes
30
Nettoyer les espaces intérieurs
3 personnes
31
Inspecter l'espace extérieur
2 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Monter les tentes de réception
4 personnes
34
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
35
Installer l'éclairage
3 personnes
36
Tester le son
2 personnes
37
Installer la décoration
3 personnes
38
Installer le comptoir d'information
2 personnes
39
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
40
Marquer les points de visite
2 personnes
41
Installer la chasse au trésor
2 personnes
42
Mettre les boissons au frais
2 personnes
43
Préparer le café et le thé
2 personnes
44
Inscrire les bénévoles
2 personnes
45
Animer le briefing des guides
2 personnes
46
Donner le briefing pour la restauration
2 personnes
47
Dégager la voie d’accès
2 personnes

Événement

48
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
49
Accueillir les visiteurs
2 personnes
50
Présenter le programme
51
Accompagner les visites guidées
4 personnes
52
Encadrer la chasse au trésor
2 personnes
53
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
54
Présenter l’histoire
2 personnes
55
Servir des amuse-bouches
3 personnes
56
Servir le café et le thé
2 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Rassembler la vaisselle
2 personnes
59
Vider les poubelles
2 personnes
60
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
61
Allumer l’éclairage
62
Annoncer le programme du soir
63
Accompagner la prestation
2 personnes
64
Accompagner la dernière visite guidée
3 personnes
65
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
66
Rassembler les objets perdus
67
Clôturer le catering
3 personnes
68
Couper la musique

Suivi

69
Démonter les tentes de fête
4 personnes
70
Démonter l’éclairage
3 personnes
71
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
72
Réfrigérer les restes
2 personnes
73
Rassembler les déchets
3 personnes
74
Faire la vaisselle
3 personnes
75
Nettoyer l’espace de restauration
3 personnes
76
Nettoyer les salles du fort
4 personnes
77
Nettoyer le site
3 personnes
78
Retirer les panneaux d’orientation
2 personnes
79
Rapporter le matériel
2 personnes
80
Rendre les articles empruntés
2 personnes
81
Vider les glacières
2 personnes
82
Ranger le stock restant
2 personnes
83
Répondre aux questions des visiteurs
84
Enregistrer les objets trouvés
85
Faire vider les conteneurs à déchets
86
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 6
Tables de bièreqté 4
Porte-manteauxqté 3
Couverturesqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 150
Petits bolsqté 80
Gobelets réutilisablesqté 250
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 100
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Cuillères de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Lampes rechargeablesqté 12
Caisse
Terminal de paiement
Caisse à espèces
Presse-papiersqté 8
Batteries externesqté 4
Appareil photo
Rallonges à enrouleurqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Lampes de pocheqté 8
Mégaphone
Trousse de premiers secours
Couverture anti-feuqté 2
Talkies-walkies professionnelsqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 10

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Drapeaux néerlandaisqté 4
Décoration de tableqté 12
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 12

Matériel de sport

Cartes de chasse au trésorqté 150
Crayonsqté 150
Kits de tamponsqté 6
Matériel de jeu historiqueqté 6
Coloriagesqté 100
Sets de crayons de couleurqté 20
Étiquettes de prixqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 12
Supports de sacs poubelleqté 6
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Éponges de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettes en papierqté 6
Brosses de toilettesqté 6
Cônes de signalisationqté 12
Ruban de balisageqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 4
Verres doseursqté 3
Bacs de cuisineqté 12
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Pains de glaceqté 30

Catering

Courses

Conseils

Commencez par publier la date, les horaires d’ouverture et le formulaire d’inscription. Traitez ensuite les inscriptions et recueillez les besoins alimentaires afin d’ajuster les quantités de restauration.
Dessinez le plan du fort avant de préparer la signalétique. Prévoyez un itinéraire de visite lisible, imprimez les panneaux et consignez les horaires du programme dans un document unique.
Attribuez les guides et transmettez-leur les consignes avant le jour J. Donnez aussi aux bénévoles un point de rendez-vous, leurs horaires et la procédure à suivre en cas de visiteur égaré.
Confirmez la livraison des boissons et l’enlèvement des déchets séparément. Pour le service, vérifiez les quantités d’assiettes, bols, gobelets, verres, couverts et tasses, puis prévoyez les machines à café et les bouilloires.
Faites une vérification finale 24 à 48 heures avant l’ouverture : météo, autorisations, extincteurs, premiers secours, toilettes, badges, liste des visiteurs et alimentation électrique des haut-parleurs et microphones.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes du fort ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les guides, les musiciens, la livraison des boissons et le traitement des inscriptions prennent généralement plus de temps que l’installation matérielle.
Comment organiser les visites guidées d’un fort ?: Définissez les itinéraires et la durée de chaque visite avant de fixer les guides. Préparez un planning avec des créneaux espacés d’au moins 10 à 15 minutes pour absorber les retards et éviter les groupes trop importants dans les passages étroits.
Combien de temps avant faut-il confirmer le traiteur et les boissons ?: Confirmez les quantités de restauration et la livraison des boissons au moins 2 à 3 semaines avant l’événement. Recalculez-les après la clôture des inscriptions, en tenant compte des besoins alimentaires signalés.
Que vérifier la veille d’une journée portes ouvertes ?: La veille, contrôlez les panneaux, les badges, la liste des visiteurs, les toilettes, les extincteurs, le matériel de premiers secours et les rallonges. Faites aussi une dernière vérification météo et informez immédiatement les guides et bénévoles de tout changement.

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