Zo organiseer je een foodtruckfestival zonder verrassingen

Begin niet met de uitnodiging, maar met de plek, datum en technische haalbaarheid. Voor een foodtruckfestival moeten vergunningen, stroom, toiletten en afval geregeld zijn voordat je leveranciers vastlegt. Daarna werk je de foodtrucks, menu’s, allergeneninformatie en terreinindeling uit. In de laatste weken stem je leveringsvensters, vrijwilligers en communicatie af, zodat op de dag zelf elke truck weet waar hij moet staan en wat er van hem wordt verwacht.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Foodtrucks selecteren
2 personen
3
Foodtrucks contracteren
2 personen
4
Vergunningen aanvragen
5
Verzekering controleren
6
Stroombehoefte inventariseren
2 personen
7
Indeling van terrein maken
2 personen
8
Stroompunten reserveren
9
Toiletten reserveren
10
Afvalinzameling regelen
11
Promotietekst schrijven
12
Uitnodigingen versturen
2 personen
13
Sociale berichten plaatsen
14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
15
Dieetwensen verzamelen
16
Leveranciersgegevens verzamelen
17
Foodtruckmenu's controleren
2 personen
18
Allergeneninformatie opvragen
2 personen
19
Leveringsvensters afspreken
20
Plattegrond definitief maken
2 personen
21
Vrijwilligers werven
22
Vrijwilligers indelen
23
Leveranciersbriefing versturen
24
Weersverwachting controleren
25
Boodschappenlijst controleren
2 personen
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Koelproducten inkopen
2 personen
28
Materialen controleren
2 personen
29
Accreditaties en plattegrond printen
30
Dranken koelen
3 personen
31
Servies klaarzetten
2 personen
32
Terrein inspecteren
2 personen
33
Foodtrucks ontvangen
3 personen
34
Stroomaansluitingen testen
2 personen
35
Partytenten opbouwen
4 personen
36
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
37
Lichtmasten en lampen plaatsen
3 personen
38
Afvalpunten inrichten
2 personen
39
Infobalie inrichten
2 personen
40
Allergenenborden ophangen
2 personen
41
Decoratie ophangen
3 personen
42
Koelboxen vullen
2 personen
43
Koffiepunt voorbereiden
2 personen
44
Voorraad over de stands verdelen
3 personen
45
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
46
Foodtrucks gereed melden
2 personen

Event

47
Bezoekers ontvangen
4 personen
48
Infobalie bemannen
2 personen
49
Foodtrucks bevoorraden
3 personen
50
Eten uitserveren
4 personen
51
Dranken uitgeven
3 personen
52
Koffie en thee schenken
2 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Tafels en afvalpunten controleren
2 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Servies inzamelen
2 personen
57
Toiletten controleren
58
Voorraad aanvullen
2 personen
59
Verlichting inschakelen
60
Laatste bestellingen opnemen
3 personen
61
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

62
Foodtrucks laten afbouwen
3 personen
63
Overgebleven voorraad tellen
2 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Terrein afvalvrij maken
4 personen
66
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
67
Tenten en decoratie afbreken
4 personen
68
Apparatuur schoonmaken
3 personen
69
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
70
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
71
Materialen controleren en sorteren
2 personen
72
Geleende spullen retourneren
2 personen
73
Beschadigde materialen apart zetten
74
Locatie schoon opleveren
3 personen
75
Gevonden voorwerpen registreren
76
Leveranciersfacturen verzamelen
77
Restvoorraad veilig opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Biertafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 8
Infobalie
Barkrukkenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare bordenaantal 200
Herbruikbaar bestekaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 80
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Bestekbakkenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Koelkastenaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 10
Brandblussersaantal 4
Handlampenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koks messenaantal 8
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Opslagbakkenaantal 20
Keukentangenaantal 8
Aluminium schalenaantal 30
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Tafelkledenaantal 16
Menubordenaantal 12
Pijlbordenaantal 10
Allergenenbordenaantal 8
Krijtstiftenaantal 12
Tafelbordjesaantal 20

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
LED-lantaarnsaantal 12
Bouwlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalbakdekselsaantal 12
Schoonmaakemmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Afvalgrijpersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Hesjesaantal 12
Afzethekkenaantal 12
Antislipmattenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Maak eerst een plattegrond met foodtrucks, zitplekken, infobalie, toiletten en afvalpunten. Houd routes vrij voor leveranciers en controleer of kabels met kabelmatten veilig kunnen worden afgedekt.
Vraag per foodtruck de stroombehoefte en het menu op voordat je stroompunten reserveert. Plan de aansluitingen niet op één stekkerdoos; noteer per truck welke aansluiting en welk vermogen nodig is.
Verzamel dieetwensen en allergeneninformatie uiterlijk vóór je de promotietekst definitief maakt. Zet deze informatie zichtbaar bij de infobalie en controleer of de menu’s geen tegenstrijdige claims bevatten.
Plan leveringsvensters in plaats van alle trucks tegelijk te laten aankomen. Geef iedere leverancier een tijdvak en stuur de briefing met plattegrond, contactpersoon en parkeerinstructies vooraf toe.
Controleer de weersverwachting enkele dagen vooraf en bepaal wat er onder partytenten komt te staan. Leg herbruikbare bekers, borden en bestek, koelboxen, verlichting en brandblussers op één controlelijst voor de opbouw.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een foodtruckfestival organiseren?: Begin minimaal 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, foodtrucks en vergunningen. Reserveer toiletten, stroom en afval zodra de locatie vaststaat; populaire leveranciers zijn vaak eerder volgeboekt.
Hoeveel foodtrucks heb je nodig voor een foodtruckfestival?: Reken grofweg op 1 foodtruck per 50 tot 75 bezoekers, afhankelijk van de bereidingstijd en het aantal menu’s. Voor 300 bezoekers kom je daarmee uit op ongeveer 4 tot 6 trucks; vraag iedere aanbieder naar de verwachte capaciteit per uur.
Hoe regel je stroom voor een foodtruckfestival?: Inventariseer per truck het benodigde vermogen en aantal aansluitingen voordat je de terreinindeling afrondt. Reserveer daarna voldoende stroompunten, verlengkabels en stekkerdozen en dek kabels af met kabelmatten; laat de installatie vooraf controleren door een deskundige.
Wanneer verzamel je dieetwensen en allergeneninformatie?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 2 weken voor het festival. Vraag allergeneninformatie per gerecht op en deel de definitieve gegevens vóór de leveranciersbriefing, zodat bezoekers niet op de dag zelf hoeven te gokken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.