Foodtruck-Festival organisieren: der Ablauf, der funktioniert

Ein Foodtruck-Festival steht und fällt nicht mit der Anzahl der Trucks, sondern mit der Planung dazwischen. Lege zuerst Datum und Gelände fest, kläre danach Genehmigungen, Strom, Toiletten und Müllentsorgung. Erst wenn diese Grundlagen stehen, beauftragst du die Trucks und planst Werbung, Anmeldungen und Personal. Besonders oft fehlen am Ende Allergeninformationen, verbindliche Lieferfenster oder ein wetterfester Lageplan.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Foodtrucks auswählen
2 Personen
3
Foodtrucks beauftragen
2 Personen
4
Genehmigungen beantragen
5
Versicherung prüfen
6
Strombedarf ermitteln
2 Personen
7
Geländeaufteilung erstellen
2 Personen
8
Stromanschlüsse reservieren
9
Toiletten reservieren
10
Müllentsorgung organisieren
11
Werbetext schreiben
12
Einladungen verschicken
2 Personen
13
Social-Media-Posts veröffentlichen
14
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
15
Ernährungswünsche erfassen
16
Lieferantendaten sammeln
17
Foodtruck-Menüs prüfen
2 Personen
18
Allergeninformationen einholen
2 Personen
19
Lieferfenster vereinbaren
20
Lageplan finalisieren
2 Personen
21
Freiwillige rekrutieren
22
Freiwillige einteilen
23
Lieferantenbriefing versenden
24
Wettervorhersage prüfen
25
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
26
Einkaufen gehen
3 Personen
27
Kühlprodukte einkaufen
2 Personen
28
Materialien prüfen
2 Personen
29
Akkreditierungen und Lageplan drucken
30
Getränke kühlen
3 Personen
31
Geschirr bereitstellen
2 Personen
32
Gelände inspizieren
2 Personen
33
Foodtrucks empfangen
3 Personen
34
Stromanschlüsse testen
2 Personen
35
Partyzelte aufbauen
4 Personen
36
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
37
Lichtmasten und Lampen aufstellen
3 Personen
38
Abfallstationen einrichten
2 Personen
39
Infostand einrichten
2 Personen
40
Allergietafeln aufhängen
2 Personen
41
Dekoration aufhängen
3 Personen
42
Kühlboxen füllen
2 Personen
43
Kaffeestation vorbereiten
2 Personen
44
Voräte auf die Stände verteilen
3 Personen
45
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
46
Foodtrucks als bereit melden
2 Personen

Event

47
Besucher empfangen
4 Personen
48
Infostand besetzen
2 Personen
49
Foodtrucks beliefern
3 Personen
50
Essen servieren
4 Personen
51
Getränke ausgeben
3 Personen
52
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Tische und Abfallstellen kontrollieren
2 Personen
55
Mülleimer leeren
2 Personen
56
Geschirr einsammeln
2 Personen
57
Toiletten kontrollieren
58
Bestand auffüllen
2 Personen
59
Beleuchtung einschalten
60
Letzte Bestellungen aufnehmen
3 Personen
61
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

62
Foodtrucks abbauen lassen
3 Personen
63
Verbliebenen Bestand zählen
2 Personen
64
Geschirr abwaschen
3 Personen
65
Gelände müllfrei machen
4 Personen
66
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
67
Zelte und Dekoration abbauen
4 Personen
68
Geräte reinigen
3 Personen
69
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
70
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
71
Materialien kontrollieren und sortieren
2 Personen
72
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
73
Beschädigte Materialien separat ablegen
74
Ort sauber übergeben
3 Personen
75
Fundgegenstände registrieren
76
Lieferantenrechnungen sammeln
77
Restbestand sicher lagern
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
BiertischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
StehtischeAnz. 8
Infostand
BarhockerAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
Mehrweg-TellerAnz. 200
Wiederverwendbares BesteckAnz. 250
KaffeetassenAnz. 100
TeegläserAnz. 80
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12
BesteckkörbeAnz. 6

Ausstattung

KühlboxenAnz. 8
KühlschränkeAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 10
FeuerlöscherAnz. 4
HandlampenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 8
KüchenmesserAnz. 8
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 20
KüchenzangenAnz. 8
AluminiumschalenAnz. 30
KühlelementeAnz. 24

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
TischdeckenAnz. 16
MenükartenAnz. 12
WegweiserAnz. 10
AllergenhinweiseAnz. 8
KreidestifteAnz. 12
TischschilderAnz. 20

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LaternenAnz. 12
BaustrahlerAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
MülleimerdeckelAnz. 12
PutzeimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
BesensetsAnz. 4
AbfallgreiferAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
HandtuchspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
WarnwestenAnz. 12
AbsperrgitterAnz. 12
Rutschfeste MattenAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane die Stromversorgung vor der Zusage der Foodtrucks. Ermittle den Bedarf jedes Trucks, reserviere die Anschlüsse und sichere Kabel mit Kabelmatten, damit am Veranstaltungstag keine improvisierten Verlängerungen quer über das Gelände liegen.
Hole Genehmigungen und Versicherungsnachweise frühzeitig ein. Rechne für Rückfragen der Behörden mindestens mehrere Wochen Puffer ein, statt die Unterlagen erst nach der Truck-Buchung zu prüfen.
Lass dir Menüs und Allergeninformationen verbindlich geben, bevor du Einladungen verschickst. So kannst du Ernährungswünsche korrekt erfassen und Besucher nicht erst vor Ort auf fehlende Angaben verweisen.
Erstelle den Lageplan in zwei Versionen: eine für Trucks und Lieferanten mit Zufahrt und Lieferfenstern, eine für Gäste mit Sitzplätzen, Infostand, Toiletten und Müllstellen. Finalisiere ihn spätestens vor dem Lieferantenbriefing.
Plane Helfer nicht nur für Aufbau und Abbau ein. Teile für Einlass, Fragen, Müll, Nachfüllen und Notfälle feste Personen und Schichten ein; bei längeren Veranstaltungen sind mindestens zwei Übergaben sinnvoll.

Häufige Fragen

Wie viele Foodtrucks brauche ich für ein Festival?: Als grobe Planung kannst du mit einem Foodtruck für etwa 50 bis 100 Gäste rechnen. Bei 200 Gästen sind damit meist 2 bis 4 Trucks sinnvoll, abhängig von Öffnungszeit, Portionsgröße und Menüangebot.
Wie früh muss ich Foodtrucks für ein Festival buchen?: Buche die Trucks möglichst 8 bis 12 Wochen vorher. Für gefragte Termine, mehrere Trucks oder besondere Menüs solltest du eher 3 bis 6 Monate Vorlauf einplanen.
Wie viel Strom braucht ein Foodtruck-Festival?: Das lässt sich nur aus den Angaben der einzelnen Trucks berechnen. Frage jeden Anbieter nach Anschlussart und Leistung in Kilowatt und reserviere die Anschlüsse, sobald die Auswahl feststeht – idealerweise mindestens 2 bis 4 Wochen vor dem Termin.
Wann sollte ich Toiletten und Müllentsorgung organisieren?: Reserviere Toiletten und beauftrage die Müllentsorgung, sobald Ort und erwartete Gästezahl feststehen, am besten 6 bis 8 Wochen vor dem Festival. Kurz vor dem Termin bleiben häufig nur teurere oder unpassende Lösungen verfügbar.

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