Zo organiseer je een foodtruckfestival zonder last-minute stress

Begin met de datum, locatie en verwachte bezoekersaantallen; die bepalen hoeveel foodtrucks, zitplaatsen, stroom en personeel je nodig hebt. Controleer daarna vergunningen en verzekering voordat je afspraken maakt met foodtrucks en leveranciers. Werk vervolgens de plattegrond, bezoekersroute en stroomvoorziening uit. In de laatste week draait alles om bevestigen, koelen, instrueren en een draaiboek klaarleggen. Vooral stroom, dieetwensen en slecht weer worden bij een foodtruckfestival vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Verzekering controleren
4
Foodtrucks selecteren
2 personen
5
Foodtrucks benaderen
2 personen
6
Foodtruckafspraken vastleggen
2 personen
7
Reserveringen maken
8
Stroombehoefte inventariseren
9
Stroomplan opstellen
2 personen
10
Plattegrond maken
2 personen
11
Bezoekersroute bepalen
2 personen
12
Uitnodigingen versturen
2 personen
13
Promotie online plaatsen
14
Omwonenden informeren
2 personen
15
Aanmeldingen verwerken
16
Dieetwensen verzamelen
17
Leveranciersgegevens verzamelen
18
Crew indelen
2 personen
19
Vrijwilligers instrueren
2 personen
20
Draaiboek printen
21
Weersverwachting controleren
22
Foodtrucks definitief bevestigen
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Materialen controleren
2 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Crewpakket klaarzetten
27
Terrein controleren
2 personen
28
Foodtrucks ontvangen
3 personen
29
Foodtrucks positioneren
3 personen
30
Tenten opbouwen
4 personen
31
Tafels en banken plaatsen
4 personen
32
Afvalpunten plaatsen
2 personen
33
Verlichting ophangen
3 personen
34
Stroom aansluiten
2 personen
35
Muziek testen
2 personen
36
Menuborden plaatsen
2 personen
37
Drankpunt inrichten
3 personen
38
Koffiepunt inrichten
2 personen
39
Servies en bekers klaarzetten
2 personen
40
Sanitaire voorzieningen controleren
2 personen
41
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
42
Crewbriefing houden
4 personen

Event

43
Foodtrucks openen
6 personen
44
Bezoekers ontvangen
3 personen
45
Dranken serveren
3 personen
46
Koffie en thee schenken
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Afvalbakken legen
2 personen
49
Tafels schoonhouden
2 personen
50
Toiletten controleren
51
Voorraad servies aanvullen
52
Foodtrucks bevoorraden
2 personen
53
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
54
Muziek bedienen
55
Eerste hulp coördineren
56
Laatste bestellingen aankondigen
57
Drankverkoop afsluiten
2 personen
58
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
59
Foodtrucks laten vertrekken
3 personen

Nazorg

60
Afval verzamelen
4 personen
61
Meubilair afbreken
4 personen
62
Tenten afbreken
4 personen
63
Verlichting verwijderen
3 personen
64
Apparatuur uitschakelen
2 personen
65
Servies afwassen
2 personen
66
Drankvoorraad tellen
67
Terrein schoonmaken
4 personen
68
Materialen terugbrengen
3 personen
69
Geleende spullen retourneren
2 personen
70
Koelmaterialen reinigen
2 personen
71
Afval afvoeren
2 personen
72
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Statafelsaantal 12
Picknicktafelsaantal 10
Biertafelsaantal 8
Bierbankenaantal 16
Klapstoelenaantal 40
Drankbaliesaantal 2
Kassa- en uitgiftebalie

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 300
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Serveerbladenaantal 12

Apparatuur

Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Geluidsset
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadbare kassa'saantal 2
Betaalterminalsaantal 3

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Schenkkanenaantal 6
Koelbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Opbergbakkenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Menubordstandaardsaantal 10
Infobordenaantal 4
Pijlbordenaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 10
LED-lampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de indeling zodra je de foodtrucks hebt geselecteerd. Houd ruimte vrij voor wachtrijen, een aparte bezoekersroute en kabels; zet kassa- en uitgiftebalies niet op een plek waar de doorgang direct versmalt.
Inventariseer per foodtruck het benodigde vermogen en maak één stroomplan. Gebruik verlengkabels, kabelhaspels en stekkerdozen pas nadat duidelijk is welke aansluiting elke truck nodig heeft; zo voorkom je overbelasting.
Verzamel dieetwensen uiterlijk tijdens de aanmeldingen en geef ze door aan de foodtrucks. Noteer ook welke gerechten geschikt zijn voor bijvoorbeeld vegetarische of allergievrije bezoekers, zodat vragen op de dag zelf sneller worden beantwoord.
Plan zitplaatsen op basis van piekmomenten, niet alleen van het totale aantal gasten. Combineer picknicktafels, bierbanken, klapstoelen en statafels en controleer bij de weersverwachting of partytenten nodig zijn.
Bevestig foodtrucks, leveranciers en crew opnieuw in de laatste week. Print het draaiboek, controleer materialen en koel dranken minimaal enkele uren voor opening; juist deze praktische controles worden vaak uitgesteld.

Veelgestelde vragen

Hoeveel foodtrucks heb je nodig voor een foodtruckfestival?: Reken als startpunt op ongeveer 1 foodtruck per 75 tot 100 bezoekers, afhankelijk van de snelheid en het type gerechten. Voor 300 bezoekers kom je daarmee uit op 3 tot 4 trucks. Vraag elke truck hoeveel porties per uur haalbaar zijn en voorkom dat alle aanbieders hetzelfde soort eten verkopen.
Wanneer moet je een foodtruckfestival organiseren en vergunningen regelen?: Leg de datum en locatie bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf vast. Controleer direct daarna welke vergunningen, meldingen en verzekeringen nodig zijn; de termijn verschilt per gemeente en locatie. Wacht niet met deze controle tot de foodtrucks al zijn geboekt.
Hoe regel je stroom voor een foodtruckfestival?: Vraag iedere foodtruck bij de offerte of reservering naar vermogen, aansluitingen en kabellengte. Maak minimaal 2 tot 4 weken vooraf een stroomplan en leg vast welke groepen worden gebruikt. Test kabels, haspels, stekkerdozen en eventuele betaalterminals vóór de opbouw.
Hoeveel drank heb je nodig voor een foodtruckfestival?: Voor het eerste uur kun je gemiddeld 2 tot 3 drankjes per persoon aanhouden; daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur, afhankelijk van de duur en het weer. Koel dranken enkele uren voor opening en voorzie naast drankbalies ook voldoende herbruikbare drinkglazen, water en opslagruimte.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.